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Heute Morgen kam eine Rechnung. Kein PDF, sondern eine Datei mit der Endung .xml. Wer sie doppelt anklickt, sieht Zeichensalat: spitze Klammern, kryptische Kürzel, kein Betrag, kein Datum. Das ist keine beschädigte Datei. Das ist eine XRechnung, ein maschinell lesbares Format, das seit 2025 auch im Geschäftsverkehr unter Unternehmen ankommt.
Dieser Artikel erklärt in vier Schritten, wie Sie die Rechnung sehen, drucken und danach richtig ablegen. Keine Technik. Keine Installation. Nur das, was Sie jetzt brauchen.
Den Viewer direkt öffnen: XRechnung-Viewer.
Warum eine XML-Datei keine normale Rechnung ist
Eine XRechnung sieht aus wie eine defekte Datei, ist es aber nicht. Sie enthält alle Rechnungsfelder (Betrag, Positionen, Fälligkeitsdatum, IBAN) in einer Struktur, die Buchhaltungssoftware direkt einlesen kann, ohne dass jemand etwas abtippen muss. Der Preis dafür: kein Mensch kann die Datei so lesen, wie man eine normale Rechnung liest.
Bevor Sie prüfen, buchen oder bezahlen können, muss die Datei „übersetzt" werden: in eine Ansicht, die aussieht wie eine Rechnung. Genau das erledigt ein Viewer.
Schritt 1: Datei aus der Mail speichern
Was liegt in Ihrer Mail? XRechnung = .xml-Anhang in der Mail. ZUGFeRD = .pdf-Anhang, die Rechnungsdaten stecken im PDF eingebettet, der Viewer liest sie automatisch heraus. Datei speichern (so wie sie heißt), dann weiter zu Schritt 2.
Die Datei (.xml oder .pdf) ist der Anhang. Speichern Sie sie zuerst an einen Ort, den Sie wiederfinden.
Outlook (Windows):
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Anhang → „Speichern unter" → wählen Sie Ihren Ordner für Eingangsrechnungen (z. B. Buchhaltung\Eingang\2026). Klicken Sie auf „Speichern".
Thunderbird: Klicken Sie auf den Anhang im unteren Bereich der Mail → „Speichern unter" → Ordner wählen → „Speichern".
Apple Mail: Fahren Sie mit der Maus über den Anhang, bis das Download-Symbol erscheint. Klicken Sie darauf → „Sichern unter" → Ordner wählen.
Wichtig: Speichern Sie die Datei so, wie sie heißt, also z. B. Rechnung_2026-047.xml (XRechnung) oder Rechnung_2026-047.pdf (ZUGFeRD). Umbenennen ist in Ordnung, löschen Sie die Dateiendung aber nicht.
Noch keine E-Rechnungspflicht im Blick? Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch wenn die eigene Ausgangsrechnung noch als PDF verschickt wird.
Schritt 2: Im Browser-Viewer öffnen
Öffnen Sie die Viewer-Seite in Ihrem Browser (Chrome, Firefox, Edge oder Safari, alle funktionieren).
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Auswählen der Datei, oder ziehen Sie die gespeicherte XML-Datei per Drag-and-drop in das Feld auf der Seite.
Der Viewer liest die Datei direkt auf Ihrem Rechner. Es findet kein Upload statt, die Rechnungsdaten verlassen Ihren Computer nicht. Lieferantenkonditionen, Projektvolumina, Bankverbindungen: alles bleibt bei Ihnen.
Nach wenigen Sekunden erscheint die Rechnung: Rechnungsnummer, Belegdatum, Fälligkeitsdatum, Positionen mit Beschreibung und Beträgen, Steueraufschlüsselung, IBAN des Lieferanten.
Schritt 3: Rechnung lesen, prüfen und drucken
Jetzt können Sie die Rechnung wie gewohnt durchsehen.
Prüfen Sie:
- Stimmt der Betrag mit der Bestellung überein?
- Ist das Fälligkeitsdatum plausibel?
- Ist die IBAN dieselbe wie bei früheren Zahlungen an diesen Lieferanten?
Drucken oder als PDF speichern: Nutzen Sie die normale Druckfunktion Ihres Browsers:
- Windows: Strg + P
- Mac: Cmd + P
Im Druckdialog können Sie „Microsoft Print to PDF" (Windows) oder „Als PDF sichern" (Mac) wählen. Dann haben Sie eine PDF-Kopie der Rechnungsansicht, die Sie auch weiterleiten oder einer Freigabe beifügen können.
Hinweis: Diese PDF-Kopie ist für das Lesen und Weiterleiten gedacht. Sie ersetzt nicht die Original-XML-Datei. Dazu mehr im nächsten Schritt.
Schritt 4: Original-XML ins Archiv, nicht in den Papierkorb
Das ist der Schritt, den man leicht übersieht: Die gespeicherte XML-Datei muss aufbewahrt werden. Nicht weil jemand sie nochmal lesen wird, sondern weil das Steuerrecht es verlangt.
Was das Gesetz sagt: Eingehende Rechnungen müssen im Original aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen ist das Original die XML-Datei, so wie sie eingegangen ist. Das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 hält fest, dass für strukturierte E-Rechnungen der XML-Teil das aufzubewahrende Dokument ist. Aufbewahrungsfrist: im Regelfall zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 3 AO, gesetze-im-internet.de).
Die PDF-Kopie aus dem Viewer ist eine Leseansicht, kein rechtsverbindliches Archivdokument. Wer nur die PDF-Kopie aufbewahrt und die XML löscht, riskiert Probleme bei einer Betriebsprüfung.
Was das in der Praxis bedeutet:
- Die XML-Datei bleibt in Ihrem Archivordner, unveränderlich, so wie gespeichert.
- Die PDF-Kopie aus dem Viewer können Sie zusätzlich ablegen, müssen es aber nicht.
- Wer ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzt, legt die XML dort ein, nicht nur die PDF.
Mehr zur rechtskonformen Ablage von E-Rechnungen erklärt E-Rechnungen GoBD-sicher archivieren.
Im Zweifel sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Die vorstehenden Angaben geben den Stand des BMF-Schreibens vom 14. Juli 2025 wieder und ersetzen keine steuerliche Einzelberatung.
Häufige Fragen
Ich sehe im Viewer nur leere Felder oder eine Fehlermeldung. Was tun?
Prüfen Sie, ob die Dateiendung wirklich .xml ist. Manche E-Mail-Clients hängen beim Speichern .txt an, dann umbenennen. Falls die Datei tatsächlich beschädigt oder keine gültige XRechnung ist, sollten Sie beim Lieferanten eine neue Datei anfordern.
Muss ich ein Konto anlegen? Nein. Der Viewer funktioniert ohne Anmeldung. Öffnen Sie die Viewer-Seite, Datei hochziehen, fertig.
Kann ich auch ZUGFeRD-Rechnungen ansehen? Ja. ZUGFeRD-Rechnungen sind PDF-Dateien mit eingebettetem XML. Wenn Ihr Lieferant eine ZUGFeRD-Datei schickt, sehen Sie normalerweise direkt das PDF; der Viewer extrahiert das eingebettete XML und zeigt beide Teile an. Mehr zu den Unterschieden erklärt XRechnung erklärt.
Wie lange muss ich die XML-Datei aufbewahren? Im Regelfall zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Das entspricht der allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO. Im Zweifel Rücksprache mit dem Steuerberater.
Ich möchte nicht bei jeder Rechnung manuell in den Viewer gehen. Gibt es etwas Automatischeres? Ja. Der Dienst hinter liqui.de liest eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Belege automatisch ein, legt die Original-XML GoBD-konform ab und überführt Betrag und Fälligkeitsdatum direkt in die Liquiditätsplanung, ohne Abtippen.
Belege direkt in der Liquiditätsvorschau
Wer Fälligkeitsdaten direkt aus eingehenden E-Rechnungen in die Planung übernimmt, sieht Zahlungsausgänge Wochen vor dem Kontoauszug. Die Kontrolle darüber, wann Geld ausgeht, liegt beim Unternehmen, nicht beim Kontostand.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
