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Eine Rechnung, die gleichzeitig für das menschliche Auge lesbar und von der Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitbar ist – das ist die Grundidee hinter ZUGFeRD und Factur-X. Beide Namen bezeichnen technisch dasselbe Hybridformat, veröffentlicht von deutschen und französischen Standardisierungsgremien gemeinsam. Die aktuell gültige Version ist ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08 vom Dezember 2025.

Was steckt technisch dahinter

ZUGFeRD ist eine PDF/A-3-Datei. In diese Datei ist eine zweite Datei eingebettet: eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten. Wer die PDF öffnet, sieht eine normale Rechnung. Wer sie mit einer Buchhaltungssoftware verarbeitet, lässt das System die XML-Schicht auslesen – Betrag, Datum, Steuersatz, Positionen – ohne dass jemand eine Zahl abtippen muss.

Der XML-Teil folgt dem internationalen UN/CEFACT Cross-Industry Invoice-Schema und der europäischen Norm EN 16931. Diese Norm legt fest, welche Felder eine elektronische Rechnung mindestens enthalten muss, damit sie grenzüberschreitend und systemübergreifend verarbeitbar ist. Sowohl ZUGFeRD als auch Factur-X implementieren genau diese Norm.

Factur-X ist dabei nicht ein eigenständiges Format, sondern der französische Name für dasselbe technische Dokument. Wer eine Factur-X-Rechnung empfängt, hat eine ZUGFeRD-Rechnung – und umgekehrt.

Die Profile: von einfach bis vollständig

ZUGFeRD kennt fünf Profile, die sich im Umfang der enthaltenen Felder unterscheiden.

MINIMUM und BASIC WL

Diese beiden Profile erfüllen nicht die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen nach § 14 UStG und gelten laut Bundesfinanzministerium nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. MINIMUM enthält nur die absolut nötigsten Buchungsdaten, BASIC WL ergänzt um Beleginformationen, aber ohne Positionen. Beide eignen sich allenfalls als Buchungsbeleg intern, nicht als Ausgangsrechnung.

BASIC

Das BASIC-Profil enthält alle Pflichtfelder für eine gesetzeskonforme Rechnung – Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Positionen. Es reicht für einfache Rechnungen ohne Sonderfälle. EN 16931 wird dabei noch nicht vollständig umgesetzt.

EN 16931

Dieses Profil implementiert die EU-Norm vollständig und ist der empfohlene Standard für B2B-Rechnungen in Deutschland. Es enthält alle Pflichtinformationen nach § 14 UStG und erlaubt die meisten gängigen Anwendungsfälle. Wer unsicher ist, welches Profil er nehmen soll: EN 16931 ist die sichere Wahl.

EXTENDED

Für komplexe Prozesse – mehrere Lieferadressen in einer Rechnung, branchenspezifische Zusatzfelder, detaillierte Positionen auf Unterpositionsebene – steht das EXTENDED-Profil zur Verfügung. Es erweitert EN 16931 um zusätzliche optionale Felder, bleibt aber vollständig abwärtskompatibel.

ZUGFeRD oder XRechnung – wann was?

Beide Formate sind nach deutschem Recht anerkannte E-Rechnungsformate. Beide basieren auf EN 16931. Der Unterschied liegt in der Darstellung.

XRechnung erklärt: das B2B-E-Rechnungsformat liefert dazu die technischen Details. Die kurze Faustregel: XRechnung ist reines XML – kein PDF, kein lesbares Belegbild. Wer eine XRechnung ohne Spezial-Software öffnet, sieht Code. Wer eine ZUGFeRD-Datei öffnet, sieht eine normale Rechnung.

Das hat praktische Konsequenzen:

  • Rechnungen an Behörden verlangen fast immer XRechnung. Bundesbehörden akzeptieren ausschließlich XRechnung über das ZRE-Portal. Viele Kommunen und Landesbehörden ebenfalls.
  • B2B-Rechnungen lassen beide Formate zu. Für den Mittelstand ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl: Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt öffnen, drucken, archivieren – während die Buchhaltungssoftware im Hintergrund die XML-Daten einliest.
  • International ist Factur-X das Vehikel: Wer nach Frankreich fakturiert, liefert dasselbe Format unter dem Namen Factur-X.

Fristen und Pflichten – was 2025 bis 2028 gilt

Die E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Fristen und Pflichten beschreibt den vollständigen Zeitplan. Das Wichtigste in Kürze:

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ZUGFeRD eingeschlossen. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen noch als Papier oder einfache PDF ausgestellt werden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen diese Übergangsfrist bis Ende 2027 nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die volle Pflicht zum Versand und Empfang von E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Transaktionen.

Das Bundesfinanzministerium bestätigt ausdrücklich: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL – erfüllt die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung.

Was das für die Liquiditätsplanung bedeutet

ZUGFeRD-Rechnungen tragen die fälligen Beträge und Zahlungsfristen strukturiert in sich. Wer diese Daten automatisch auswertet, weiß ohne Abtippen, wann welcher Betrag fällig wird. Das ist der Ausgangspunkt für eine belastbare Liquiditätsvorschau.

Wie das in der Praxis funktioniert – Rechnung eingeht, Fälligkeit landet datiert in der Vorschau – beschreibt Cashflow aus Belegen: automatisch, ohne Abtippen. Wer zusätzlich die Zahlungseingänge vom Konto mit einbeziehen möchte, findet den Gegenpol in der Bank-Anbindung per CAMT, MT940 oder CSV.

Beide Datenströme zusammen – Belege und Kontoauszüge – ergeben eine Vorschau, die täglich aktuell bleibt, ohne dass jemand Zahlen ins System trägt.

Häufige Fragen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Das PDF zeigt die Rechnung lesbar; das XML enthält dieselben Daten maschinenlesbar für die Buchhaltungssoftware. Das XML folgt der europäischen Norm EN 16931 und dem UN/CEFACT-Schema. ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und ist seit Version 2.0 auch als Factur-X in Frankreich anerkannt.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?

Technisch ja. Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format. Deutsche und französische Standardisierungsgremien haben ZUGFeRD 2.x und Factur-X gemeinsam veröffentlicht; seit Version 2.0 sind beide Bezeichnungen für identische Dateien. Wer eine Factur-X-Rechnung empfängt, hat eine ZUGFeRD-Rechnung – und umgekehrt. Das Format eignet sich daher auch für grenzüberschreitende Rechnungen, etwa zwischen Deutschland und Frankreich.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Beide Formate basieren auf EN 16931 und sind in Deutschland anerkannte E-Rechnungsformate. Der Unterschied liegt in der Darstellung: XRechnung ist reines XML ohne lesbares Belegbild. Wer eine XRechnung ohne Spezialsoftware öffnet, sieht Quellcode. ZUGFeRD ist dagegen immer ein lesbares PDF. Für B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD oft die einsteigerfreundlichere Wahl; für Behördenrechnungen verlangen die meisten öffentlichen Stellen XRechnung über das ZRE-Portal.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

ZUGFeRD 2.x kennt fünf Profile: MINIMUM und BASIC WL sind für interne Buchungsbelege gedacht und gelten nicht als gesetzeskonforme Ausgangsrechnung. BASIC enthält alle Pflichtfelder nach § 14 UStG für einfache Rechnungen. EN 16931 setzt die EU-Norm vollständig um und ist der empfohlene Standard für B2B-Rechnungen. EXTENDED ergänzt optionale Felder für komplexe Prozesse und bleibt abwärtskompatibel zu EN 16931.

Erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Ja, ab Profil EN 16931. Das Bundesfinanzministerium bestätigt: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL – erfüllt die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung. Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen bereits ab dem 1. Januar 2025. Den vollständigen Zeitplan für Versand- und Empfangspflichten erklärt E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.

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