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Seit dem 1. Januar 2025 gilt im deutschen B2B-Geschäft eine neue Grundregel: Wer eine Rechnung empfängt, muss dazu technisch in der Lage sein. Wer eine Rechnung ausstellt, bekommt bis 2027 oder 2028 Zeit – je nach Umsatz. Dieser Artikel fasst die geltenden Fristen, die Übergangsregelungen des Wachstumschancengesetzes und die Klarstellungen aus dem BMF-Schreiben vom Oktober 2025 zusammen.

Was ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne?

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie ist eine Rechnung in strukturiertem, maschinenlesbarem Format, das die elektronische Weiterverarbeitung ohne menschlichen Eingriff ermöglicht. Die maßgebliche europäische Norm ist EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate zulässig:

  • XRechnung – reines XML-Format, primär für Lieferanten der öffentlichen Hand, aber auch im B2B nutzbar. Mehr dazu unter XRechnung.
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – hybrides Format, das ein lesbares PDF mit eingebettetem XML verbindet. Mehr dazu unter ZUGFeRD und Factur-X.

Ein normales PDF – auch wenn es per E-Mail kommt – ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Die Pflicht greift nur für inländische Unternehmer, die Umsätze an andere inländische Unternehmer abrechnen (§ 14 Abs. 1 UStG, B2B-Inland).

Der Zeitplan auf einen Blick

Empfangspflicht: seit 1. Januar 2025

Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt sofort, ohne Übergangsfrist, unabhängig von Größe oder Umsatz. Wer kein ERP oder keine Buchhaltungssoftware mit entsprechender Funktion hat, braucht mindestens eine Lösung, die eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei entgegennimmt und archiviert.

Ausstellungspflicht: gestaffelt nach Umsatz

Zeitraum Wer darf noch Papier oder einfaches PDF senden?
1. Jan. 2025 – 31. Dez. 2026 Alle – mit Zustimmung des Empfängers
1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2027 Nur Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR
Ab 1. Jan. 2028 Niemand mehr – volle Pflicht für alle

Konkret: Ein Betrieb, der 2026 weniger als 800.000 EUR Umsatz erzielt hat, darf noch das gesamte Jahr 2027 Papierrechnungen oder PDFs versenden – sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2028 ist für alle Unternehmen ausnahmslos eine E-Rechnung nach EN 16931 Pflicht.

Übergangsregelungen im Detail

Zustimmungsvorbehalt bis Ende 2026

Bis zum 31. Dezember 2026 kann jedes Unternehmen – unabhängig vom Umsatz – weiterhin Papier oder einfaches PDF versenden, wenn der Empfänger dem ausdrücklich oder konkludent zustimmt. Die Zustimmung kann formlos sein; bestehende Geschäftsbeziehungen gelten in der Regel als stillschweigende Zustimmung.

800.000-EUR-Grenze für 2027

Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres 2026, nicht auf einzelne Rechnungen oder Kunden. Maßgeblich ist der Bruttoumsatz aus steuerbaren und steuerpflichtigen Leistungen.

Dauerrechnungen

Bestehende Dauerrechnungen (z. B. für Miete oder wiederkehrende Dienstleistungen), die vor dem 1. Januar 2027 als Nicht-E-Rechnung ausgestellt wurden, müssen nicht automatisch ersetzt werden – solange sich am Leistungsinhalt nichts ändert. Ändert sich etwas, ist eine neue E-Rechnung mit korrektem Leistungsdatum im XML-Teil auszustellen.

Ausnahmen von der Pflicht

Einige Rechnungstypen bleiben dauerhaft außerhalb der E-Rechnungspflicht:

  • Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR brutto (§ 33 UStDV)
  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – sind aber empfangspflichtig
  • Fahrausweise nach § 34 UStDV
  • Leistungen an nicht unternehmerische juristische Personen (z. B. Vereine ohne Unternehmereigenschaft)
  • Rein B2C-Rechnungen

Vorsteuerabzug in der Übergangszeit

Solange ein Unternehmen berechtigt ist, die Übergangsregel zu nutzen, bleibt eine Papier- oder PDF-Rechnung auch auf der Empfängerseite eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug. Der Empfänger kann darauf vertrauen, dass der Aussteller die Übergangsregel korrekt anwendet – es sei denn, er hat gegenteilige Hinweise.

Ab dem Zeitpunkt, ab dem die Ausstellungspflicht greift, setzt der Vorsteuerabzug eine korrekte E-Rechnung voraus.

Technische Anforderungen und Fehlerklassen

Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Fehlerklassen:

  • Formatfehler (Verstoß gegen EN 16931): Die Datei gilt nicht als E-Rechnung. Die Ausstellungspflicht ist nicht erfüllt.
  • Geschäftsregelfehler (z. B. fehlende Buyer Reference): Nur bei umsatzsteuerlichen Pflichtangaben relevant, nicht automatisch ungültig.
  • Inhaltsfehler (falscher Steuersatz im XML): Prüfrisiko bleibt, auch wenn die technische Validierung grünes Licht gibt.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte XML-Teil führend. Weicht das lesbare PDF davon ab, entsteht ein Risiko nach § 14c UStG (unrichtig ausgewiesene Steuer).

Was das für die Liquiditätsplanung bedeutet

E-Rechnungen kommen maschinenlesbar an. Das ist kein bürokratisches Detail – es ist eine Datenquelle. Wer eingehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien automatisch verarbeitet, hat Fälligkeitsdaten, Beträge und Lieferantendaten sofort in strukturierter Form. Das füttert eine 13-Wochen-Liquiditätsvorschau ohne Abtippen: Beleg rein, Zahlungstermin liegt datiert im Geldfluss.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Funktion Cashflow aus Belegen: Rechnungen, die Sie weiterleiten oder hochladen, werden ausgelesen und mit ihrem Fälligkeitsdatum in die 13-Wochen-Vorschau gebucht. Engpässe werden sichtbar, bevor sie entstehen.

Häufige Fragen

Was gilt ab wann – Empfangspflicht und Ausstellungspflicht?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen, ohne Übergangsfrist und unabhängig vom Umsatz. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt: Bis Ende 2026 darf jedes Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier oder PDF senden. Ab 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos für alle – § 27 UStG regelt die Übergangsfristen.

Was ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne – und warum gilt ein PDF nicht?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt und ohne menschlichen Eingriff weiterverarbeitet werden kann. Ein normales PDF gilt nach § 14 UStG nicht als E-Rechnung – auch wenn es per E-Mail kommt. Zulässige Formate in Deutschland sind XRechnung sowie ZUGFeRD und Factur-X.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen und empfangen?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen – sie müssen keine E-Rechnungen versenden. Die Empfangspflicht gilt jedoch ohne Ausnahme: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen technisch in der Lage sein, eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei entgegenzunehmen und revisionssicher zu archivieren. Fehlende Technik befreit nicht von der Pflicht.

Was gilt für Dauerrechnungen, die vor 2027 ausgestellt wurden?

Bestehende Dauerrechnungen – etwa für Miete oder wiederkehrende Dienstleistungen –, die vor dem 1. Januar 2027 als Nicht-E-Rechnung ausgestellt wurden, müssen nicht automatisch ersetzt werden, solange sich am Leistungsinhalt nichts ändert. Sobald sich Leistung, Preis oder Laufzeit wesentlich ändern, ist eine neue, konforme E-Rechnung mit korrektem Leistungsdatum im XML-Teil auszustellen.

Was passiert, wenn ein Unternehmen technisch keine E-Rechnungen empfangen kann?

Die Empfangspflicht besteht seit dem 1. Januar 2025 – ohne Ausnahmeregelung für fehlende Technik. Lieferanten dürfen Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD und Factur-X bereits jetzt zustellen; der Empfänger kann die Annahme nicht rechtswirksam verweigern. Schon einfache Buchhaltungssoftware oder ein Konverter-Dienst reicht aus, um die Pflicht zu erfüllen.

Alle E-Rechnungs-Themen im Überblick

Weitere Artikel zu Formaten, Pflichten und Praxis finden Sie im E-Rechnung-Überblick.

Rechtsstand: Juni 2026. Grundlage: Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108), § 14 UStG n. F., BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) und BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.