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Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. XRechnung ist das Format, das den öffentlichen Sektor bereits seit 2020 prägt – und das nun im B2B-Bereich zur Normalform wird. Was dahintersteckt, wer was wann tun muss und wie sich XRechnung von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung unterscheidet: hier, kompakt.

Was XRechnung ist

XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format für elektronische Rechnungen. Es gibt kein eingebettetes PDF, kein Bild – nur strukturierte Daten. Jeder Betrag, jede Fälligkeit, jede Steuerposition steckt in einem definierten Feld, das Buchhaltungssoftware direkt einlesen kann.

Das Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist die deutsche Ausgestaltung dieser Norm – fachlich als CIUS (Core Invoice Usage Specification) bezeichnet. Seit 1. Februar 2024 gilt Version 3.0. Version 4.0 ist für Mitte bis Ende 2026 angekündigt und bringt unter anderem Sammelrechnungen.

Zuständig für den Standard ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats; die aktuelle Spezifikation liegt auf xeinkauf.de.

Wer XRechnung nutzen muss

An öffentliche Auftraggeber – seit 2020 Pflicht

Wer Aufträge der Bundesverwaltung über 1.000 Euro netto abrechnet, muss seit dem 27. November 2020 eine valide XRechnung einreichen. Die Einreichung läuft über das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (OZG-RE) oder das Peppol-Netz. Viele Landes- und Kommunalbehörden folgen eigenen Portalen, verlangen aber dasselbe Format.

Im B2B-Bereich – empfangen ab 2025, ausstellen schrittweise

Das Wachstumschancengesetz verpflichtet alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im Inland:

  • Ab 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Mail-Adresse reicht als Empfangsweg.
  • Bis 31. Dezember 2026: Übergangsregel – wer ausstellt, darf noch Papier oder einfache PDF nutzen (wenn Empfänger zustimmt).
  • Bis 31. Dezember 2027: Für Betriebe mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt diese Ausnahme ein Jahr länger.
  • Ab 1. Januar 2028: Volle Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.

Nicht betroffen sind B2C-Rechnungen, steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.

Die genauen Fristen und Pflichten beschreibt der Artikel zur E-Rechnungspflicht 2025–2028.

UBL und CII: zwei Syntaxen, eine Norm

XRechnung gibt es in zwei technischen Varianten – beide sind gleichwertig zulässig:

UBL 2.1 (Universal Business Language) ist ein offener Standard der OASIS-Organisation und deckt rund 90 verschiedene Geschäftsdokumente ab: Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen. Wer Peppol nutzt oder internationalen Datenaustausch plant, trifft hier häufig UBL an.

CII (Cross Industry Invoice) wurde von der UN/CEFACT speziell für Rechnungen entwickelt und ist auf diesen Dokumententyp beschränkt. In Deutschland ist CII die häufigere Wahl – auch ZUGFeRD baut auf CII auf. Die Datenfelder sind identisch, die XML-Struktur unterscheidet sich: Bankdaten etwa stehen in CII innerhalb der Zahlungsbedingungen, in UBL innerhalb eines Financial-Account-Knotens.

Für die meisten Betriebe ist die Wahl der Syntax irrelevant – die Software entscheidet das. Wer XRechnung-Dateien manuell prüft oder in eigene Systeme einliest, sollte beide Varianten unterstützen.

XRechnung im Vergleich zu einer PDF-Rechnung

PDF-Rechnung XRechnung
Format Bild/Text, nicht strukturiert XML, maschinenlesbar
Automatische Verarbeitung nicht möglich vollständig
Rechtsgültigkeit ab 2028 B2B nicht mehr ausreichend gesetzeskonform
Viewer nötig nein ja (keine menschenlesbare Ansicht)
Kombination mit PDF nur manuell nicht im Standard (das ist ZUGFeRD)

Der zentrale Unterschied: Eine PDF-Rechnung ist ein Bild, das ein Mensch liest. Eine XRechnung ist ein Datensatz, den ein System verarbeitet. Wer Rechnungen heute noch abtippen lässt, zahlt diesen Aufwand zweimal – einmal jetzt, einmal beim Umstieg.

Ein Mittelweg zwischen reinem XML und lesbarem PDF bietet ZUGFeRD und factur-x: das Format bettet das XML direkt ins PDF ein, sodass Menschen und Maschinen dasselbe Dokument nutzen können.

XRechnung empfangen

Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang Pflicht. In der Praxis heißt das:

  • Eine E-Mail-Adresse, an die XML-Dateien gesendet werden können, reicht rechtlich als Empfangsweg.
  • Buchhaltungs- und ERP-Systeme großer Anbieter (DATEV, SAP, Lexware) importieren XRechnung nativ.
  • Für kleinere Betriebe ohne ERP gibt es kostenlose Online-Viewer (z. B. über das Bundesportal), um die XML-Datei sichtbar zu machen.
  • Wer Eingangsrechnungen automatisch in die Liquiditätsplanung übernehmen will, braucht eine Software, die XRechnung liest und Betrag sowie Fälligkeit direkt ausbucht – ohne Abtippen. Was das konkret bedeutet, zeigt die Seite zur automatischen Belegverarbeitung.

XRechnung erstellen

Für die Ausstellung gibt es drei Wege:

Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware mit XRechnung-Export – das ist der Standardweg. DATEV, Lexware, sevDesk und andere bieten das als Funktion an.

Online-Formulare und Konverter – für gelegentliche Ausstellungen, etwa im B2G-Bereich, existieren Webportale, die aus eingetragenen Rechnungsdaten eine valide XRechnung erzeugen.

Eigene Systeme – wer Rechnungen programmatisch erzeugt, implementiert die XRechnung-Spezifikation direkt. KoSIT stellt Validator und Testsuite frei zur Verfügung.

Eine Pflichtfeld-Verletzung führt zur Ablehnung, ohne Zahlung. Wer öffentliche Auftraggeber beliefert, sollte jede Rechnung vor dem Versand gegen den KoSIT-Validator prüfen.

Was das für Ihre Liquiditätsplanung bedeutet

Strukturierte E-Rechnungen sind nicht nur ein Compliance-Thema – sie sind die Grundlage für eine Liquiditätsplanung, die sich selbst füllt. Im Konzept der Financial Supply Chain sind sie das erste Glied: strukturierte Transaktionsdaten, die vom Beleg bis zur Zahlung ohne Medienbruch in die Vorschau fließen. Wenn eingehende XRechnungen automatisch gelesen werden, kennt Ihre Vorschau Betrag und Fälligkeit, bevor die Zahlung fällig wird. Engpässe werden sichtbar, bevor sie entstehen.

Wie das zusammenspielt, zeigt die Übersicht aller E-Rechnungsthemen sowie die Funktion zur Bank-Anbindung per CAMT – denn erst wenn Belege und Kontoauszüge gemeinsam verarbeitet werden, entsteht eine belastbare 13-Wochen-Vorschau.

Häufige Fragen

Was ist eine XRechnung und für wen ist sie Pflicht?

XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format für elektronische Rechnungen, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert und von der KoSIT als deutschem Standard gepflegt wird. Für Lieferanten der öffentlichen Hand gilt die Pflicht seit dem 27. November 2020. Im B2B-Bereich müssen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht greift schrittweise bis 2028. Die genauen Fristen beschreibt der Artikel zur E-Rechnungspflicht 2025–2028.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML – kein lesbares Dokument, nur maschinenverarbeitbare Daten. ZUGFeRD und Factur-X sind hybride Formate: eine lesbare PDF-Datei enthält eine eingebettete XML-Rechnung. Beide Formate erfüllen die EN 16931 und gelten nach § 14 UStG als zulässige E-Rechnung. Wer Empfängern ein lesbares Dokument liefern möchte, wählt ZUGFeRD; wer ausschließlich systemseitig verarbeitet, kommt mit XRechnung aus.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe in XRechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie steuert die Zustellung zum richtigen Empfänger innerhalb der Verwaltung und muss vom Auftraggeber vor Auftragserteilung mitgeteilt werden. Fehlt sie oder ist sie ungültig, wird die Rechnung vom Eingangsportal abgewiesen. Im B2B-Bereich gibt es keine Leitweg-ID; dort reicht die E-Mail-Adresse des Empfängers als Übermittlungsweg.

Wie öffnet und liest man eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei – sie lässt sich nicht mit einem PDF-Betrachter öffnen. Zum menschenlesbaren Anzeigen gibt es kostenlose Online-Viewer, etwa über das Bundesportal oder den KoSIT-Visualizer. Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder sevDesk importiert die Datei direkt. Wer einzelne Felder manuell prüft, benötigt einen Texteditor oder ein XML-Werkzeug; für die Pflichtfeldvalidierung stellt KoSIT einen freien Validator bereit.

Erfüllt XRechnung die europäische Norm EN 16931?

Ja. XRechnung ist die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931 und schränkt den europäischen Kernstandard auf die deutschen Anforderungen ein, ohne ihn zu verletzen. ZUGFeRD ab Version 2.0 erfüllt dieselbe Norm. Beide Formate sind damit grenzüberschreitend einsetzbar und in anderen EU-Mitgliedstaaten als gültige E-Rechnung anerkannt, sofern die jeweilige nationale CIUS keine abweichenden Pflichtfelder vorschreibt.