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Wer Bauaufträge oder größere Werkleistungen ausführt, wartet selten bis zur Abnahme auf sein Geld. Abschlagsrechnungen – nach § 16 VOB/B oder § 632a BGB – ermöglichen unterjährige Teilzahlungen. Sie sind das finanzielle Rückgrat langer Projekte. Wer sie nicht exakt plant, weiß nie, wann welcher Betrag fällt.

Rechtliche Grundlagen: VOB/B, BGB, HOAI

VOB/B-Verträge: § 16 Abs. 1

Bei vereinbarter VOB/B kann der Auftragnehmer für nachgewiesene Teilleistungen Abschlagszahlungen verlangen. Fünf Bedingungen müssen erfüllt sein:

  1. Eindeutiger Verweis auf den Vertrag (Auftragsnummer, Datum)
  2. Aufstellung der erbrachten Leistungen mit konkreten Mengenangaben – keine Prozentangaben ohne Aufmaß
  3. Aufmaß oder Protokoll als Anlage
  4. Einheitspreise multipliziert mit erbrachten Mengen
  5. Fortlaufende Nummerierung der Abschlagsrechnungen (1. Abschlag, 2. Abschlag usw.)

Sind alle fünf Punkte erfüllt, läuft die Zahlungsfrist automatisch: 21 Tage nach Zugang der prüfbaren Aufstellung. Fehlt auch nur ein Element, kann der Auftraggeber die Rechnung zurückweisen – die Frist beginnt erst mit der korrigierten Fassung neu.

Ein Sicherheitseinbehalt nach § 17 VOB/B beträgt in der Regel 5 % des Auftragswerts während der Bauphase. Er wird je Abschlagsrechnung einbehalten, nicht einmalig am Ende. Alternativ ist eine Bürgschaft auf erstes Anfordern möglich; sie kostet 0,8–1,5 % pro Jahr des abgesicherten Betrags.

BGB-Werkvertrag: § 632a BGB

Ohne VOB/B gilt § 632a BGB. Der Anspruch auf Abschlagszahlung besteht für jede vertragsgemäß erbrachte Teilleistung, wenn der Auftraggeber durch eine Aufstellung in die Lage versetzt wird, die Leistung rasch und sicher zu beurteilen. Die Frist ergibt sich aus § 271a BGB: 30 Tage nach Rechnungseingang, in Ausnahmefällen bis zu 60 Tage bei ausdrücklicher Vereinbarung.

HOAI: Abschläge nach Leistungsphasen

Architekten und Ingenieure rechnen nach HOAI 2021 (§ 15 HOAI i.V.m. § 632a, § 650p BGB) ab. Abschlagsrechnungen können zu vertraglich vereinbarten Zeitpunkten oder „in angemessenen zeitlichen Abständen" gestellt werden. Die Rechnung muss den Leistungsstand nachvollziehbar belegen – ein Verweis auf die abgeschlossene Leistungsphase (LP1–LP9) mit Prozentanteil am Gesamthonorar genügt als Nachweis, sofern die erbrachten Teilleistungen klar benannt sind.

Die Schlussrechnung: korrekt verrechnen

Die Schlussrechnung schließt das Projekt ab. Ihr Aufbau folgt immer derselben Logik:

  1. Gesamtleistung darstellen – alle Vertragspositionen plus genehmigte Nachträge, zum Vertragseinheitspreis
  2. Abschläge einzeln abziehen – mit Rechnungsnummer, Datum und Nettobetrag jedes Abschlags
  3. Netto-Restforderung ermitteln; die Umsatzsteuer wird ausschließlich auf diesen Restbetrag berechnet

Der entscheidende Punkt: Abzüge erfolgen auf Netto-Ebene. Werden die Abschläge fälschlicherweise als Bruttobetrag abgezogen, entsteht eine doppelte Umsatzsteuerberechnung – und ein GoBD-Problem, weil die Buchungslogik nicht mehr zur ausgewiesenen Steuer passt.

Laut § 16 Abs. 3 VOB/B wird die Schlusszahlung 30 Tage nach Zugang einer prüfbaren Schlussrechnung fällig; bei öffentlichen Auftraggebern gelten eigene Fristen nach § 271a BGB.

Umsatzsteuer und GoBD

Die Umsatzsteuer entsteht jeweils im Voranmeldungszeitraum der Abschlagsrechnung – nicht erst bei der Schlussrechnung. Jede Abschlagsrechnung löst eine eigene Umsatzsteuer-Schuld aus. In der Schlussrechnung wird ausschließlich die Steuer auf die Netto-Restforderung ausgewiesen; die Abschläge bleiben steuerneutral, weil die Steuer dafür bereits abgeführt wurde.

Bei Bauleistungen zwischen steuerpflichtigen Unternehmern greift häufig § 13b UStG (Reverse Charge). Voraussetzung: Der Auftraggeber muss dem leistenden Unternehmer eine gültige USt-1-TG-Bescheinigung vorlegen, bevor die erste Rechnung gestellt wird.

GoBD-konform heißt: jede Abschlagsrechnung erhält eine eindeutige, fortlaufende Nummer, ist unveränderbar archiviert und innerhalb von zehn Jahren reproduzierbar. Wer seine Rechnungen elektronisch versendet, benötigt eine Software, die Manipulationen am Dokument ausschließt.

Abschlagsrechnungen als Posten in der Liquiditätsvorschau

Das eigentliche Steuerungsproblem bei langen Projekten ist nicht die Rechnung selbst – sondern die Frage, wann das Geld tatsächlich eingeht. Ein Abschlag, der im Vertrag für Leistungsstand 40 % vorgesehen ist, fällt auf ein konkretes Datum. Wer das nicht plant, bemerkt den Engpass erst, wenn er da ist.

Die Verbindung zwischen Beleg und Liquiditätsplanung läuft über geplante Posten: Jeder vereinbarte Abschlag wird mit seinem erwarteten Fälligkeitsdatum in die Vorschau eingetragen – als eigenes Band neben den bereits belegten Eingängen. Sobald die Abschlagsrechnung gestellt und der Eingang gebucht ist, löst der echte Beleg den geplanten Posten ab. Das Prognoseband räumt sich automatisch auf.

Das ist das Prinzip der Financial Supply Chain: Jedes Glied der Lieferkette – Angebot, Bestellung, Abschlag, Schlussrechnung – erzeugt strukturierte Daten, die sich als datierter Liquiditätsposten in die 13-Wochen-Vorschau überführen lassen. Nicht als Schätzung, sondern gebunden an den konkreten Beleg oder an den vereinbarten Vertragsstand.

Wie das mit Bestellungen auf der Ausgabenseite funktioniert, zeigt der Artikel Bestellungen strukturiert: Order-XML und der Weg in den Cashflow. Den Einstieg – vom Angebot bis zum datierten Zufluss – beschreibt Vom Angebot zum geplanten Zufluss in der Liquiditätsplanung.

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

Prozentangaben ohne Aufmaß. Der häufigste Ablehnungsgrund bei VOB/B-Abschlagsrechnungen. Die Frist beginnt nicht, bis eine prüfbare Aufstellung mit Mengen vorliegt.

Sicherheitseinbehalt falsch berechnet. Der Einbehalt bezieht sich auf den Nettobetrag jeder Abschlagsrechnung, nicht auf den Gesamtauftragswert am Ende.

Schlussrechnung als weiteren Abschlag behandeln. Sie hat eine andere Funktion: Sie ist die vollständige Abrechnung mit Verrechnung aller Vorleistungen. Fehlen die Abzüge oder sind sie auf Brutto-Basis, wird die Umsatzsteuer doppelt ausgewiesen.

Abschläge nicht in der Liquiditätsplanung datiert. Wer nur auf Rechnungseingang wartet, plant reaktiv. Die 21-Tage-Frist nach VOB/B ist bekannt – sie lässt sich vom Tag der Rechnungsstellung aus terminieren. Das Ergebnis ist ein geplanter Zahlungseingang, nicht eine Hoffnung.

Von der Abschlagsrechnung zum geplanten Posten

Jede Abschlagsrechnung ist ein strukturierter Datenpunkt: Leistungsstand, Betrag, Fälligkeit. Wer diese drei Felder beim Stellen der Rechnung erfasst, hat alles, was die Liquiditätsvorschau aus Belegen braucht, um daraus einen datierten Eingang zu machen. Der gesamte Rahmen – von der E-Rechnung bis zur Kontoabstimmung per CAMT – ist in der E-Rechnungs-Übersicht zusammengefasst.

Der nächste Schritt auf dem Weg vom Auftrag zum Zahlungseingang: Auftragsbestand als Liquiditätsgröße.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung?

Eine Abschlagsrechnung deckt erbrachte Teilleistungen ab und wird mit der Schlussrechnung verrechnet – sie ist keine endgültige Abrechnung. Eine Teilrechnung hingegen rechnet einen in sich abgeschlossenen Leistungsabschnitt endgültig ab, ohne spätere Verrechnung. Die Schlussrechnung schließt das Projekt vollständig ab, weist alle Abschläge netto ab und zeigt die verbleibende Restforderung. Abschlags- und Teilrechnung klingen ähnlich, haben aber unterschiedliche buchhalterische und steuerliche Konsequenzen.

Wann darf man Abschlagszahlungen verlangen?

Bei Werkverträgen ohne VOB/B ergibt sich der Anspruch aus § 632a BGB: Für jede vertragsgemäß erbrachte Teilleistung kann der Auftragnehmer eine Abschlagszahlung verlangen, sofern der Auftraggeber die Leistung beurteilen kann. Bei VOB/B-Verträgen gilt § 16 Abs. 1 mit strengeren formalen Anforderungen: prüfbare Aufstellung, Mengenangaben, Aufmaß. Ein pauschaler Prozentsatz ohne Nachweis reicht in keinem der beiden Regime.

Wie wirken Abschlagsrechnungen auf die Liquiditätsvorschau?

Jeder vereinbarte Abschlag ist ein datierbarer Zahlungseingang. Die 21-Tage-Frist nach VOB/B oder 30 Tage nach § 632a BGB lassen sich vom Rechnungsdatum aus terminieren. In der 13-Wochen-Liquiditätsvorschau wird jeder Abschlag bereits bei Vertragsabschluss als geplanter Posten eingetragen. Sobald die Zahlung eingeht, löst der echte Buchungsbeleg den Planposten ab. So bleibt die Vorschau laufend aktuell, ohne dass manuell nachgepflegt werden muss.

Wie werden Abschläge in der Schlussrechnung korrekt verrechnet?

Abzüge erfolgen ausschließlich auf Netto-Ebene: Die Nettobeträge aller Abschlagsrechnungen werden von der Gesamtleistung abgezogen; Umsatzsteuer wird nur auf die Netto-Restforderung ausgewiesen. Werden Abschläge fälschlicherweise als Bruttobetrag abgezogen, entsteht eine doppelte Steuerausweisung – ein GoBD-Verstoß. Jeder Abschlag ist mit Rechnungsnummer, Datum und Nettobetrag einzeln aufzuführen. Die Buchungslogik folgt dem Prinzip: Was bereits versteuert wurde, wird nicht nochmals besteuert.

Wie plant man Abschläge im 13-Wochen-Plan?

In der 13-Wochen-Liquiditätsvorschau werden alle vertraglich vereinbarten Abschläge mit ihren erwarteten Fälligkeitsdaten als Eingangsposten eingetragen – nicht erst wenn die Rechnung gestellt wird, sondern bereits bei Vertragsabschluss. Wer geplante Posten konsequent nutzt, sieht wochengenau, ob ein Abschlag zu spät kommt und ob eine Überbrückung nötig ist. Engpässe werden so vier bis acht Wochen früher erkennbar als bei rein reaktiver Buchhaltung.