E-Rechnung GoBD-konform archivieren: Das XML ist das Original, nicht das PDF
Seit 2025 empfangen Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Der verbreitetste Fehler im Mittelstand: Die XML-Datei landet im Papierkorb, das PDF wird abgelegt. Das genügt nicht und kann bei einer Betriebsprüfung teuer werden.
- GoBD-Novelle 14.07.2025 umgesetzt
- Unveränderbare XML-Archivierung
- Datenzugriff Z2-konform
- Kein Vendor-Lock-in
- Sicherheit nach Stand der Technik
Der teure Irrtum: PDF ablegen reicht nicht
Buchhalterinnen und Buchhalter speichern eingehende Rechnungen meist so, wie sie es von Papier und klassischen PDF-Rechnungen gewohnt sind: Datei ablegen, fertig. Bei strukturierten E-Rechnungen ist das ein Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).
Für das Finanzamt ist der strukturierte XML-Datensatz das rechtlich bindende Original. Wer ihn löscht und nur das lesbare PDF aufbewahrt, verletzt die Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Das gilt für XRechnung und ZUGFeRD gleichermaßen.
Was es mit den Formaten genau auf sich hat, erklärt XRechnung erklärt und ZUGFeRD / Factur-X.
Was die GoBD konkret vorschreibt
Die GoBD-Novelle vom 14. Juli 2025 (BMF-Schreiben) hat die Regeln für hybride E-Rechnungen ausdrücklich präzisiert:
Archivierungspflichtig ist der XML-Teil. Das PDF-Sichtdokument muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn es besteuerungsrelevante Informationen enthält, die im XML fehlen, etwa handschriftliche Buchungsvermerke. Im Regelfall reicht das XML allein.
Was das konkret bedeutet:
- XRechnung: reine XML-Datei, zwingend im Originalformat unveränderbar aufbewahren.
- ZUGFeRD: Das eingebettete XML ist das Original; das PDF-Sichtdokument ist rechtlich nachrangig.
- Aufbewahrungsfrist: Im Regelfall 8 Jahre ab Ablauf des Entstehungsjahres: § 147 AO und § 14b UStG, harmonisiert seit 01.01.2025. Jahresabschlüsse und Handelsbücher unterliegen weiterhin 10 Jahren. Im Einzelfall empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Steuerberater.
- Datenzugriff Z2: Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt verlangen, die XML-Daten maschinell zu filtern: nach Lieferant, Betrag, Datum. Eine reine PDF-Ablage ist dafür nicht geeignet.
Was der Dienst automatisch erledigt
Der Dienst übernimmt die rechtlich relevanten Schritte, ohne dass ein teures Dokumentenmanagementsystem (DMS) nötig ist:
- Automatischer Empfang eingehender E-Rechnungen per E-Mail oder Upload
- Unveränderbare Speicherung der XML-Datei im Originalformat, kein nachträgliches Überschreiben möglich
- Maschinelle Auswertbarkeit aller XML-Felder für den Z2-Datenzugriff bei Betriebsprüfungen
- Nachvollziehbares Protokoll aller Eingänge als Grundlage für die Verfahrensdokumentation
Ein Hinweis zur Einordnung: „GoBD-zertifiziert" ist kein amtliches Gütesiegel. Das Bundesfinanzministerium betreibt kein Software-Zertifizierungsregister. GoBD-Konformität ergibt sich aus dem, was tatsächlich archiviert und dokumentiert wird, nicht aus einem Label auf der Produktseite. Mehr zu den Sicherheitsstandards des Dienstes: Sicherheit.
Wie funktioniert das, technisch?
GoBD-Randnummern, ZUGFeRD-Konvertierungsregeln, Datenzugriff Z2 und Verfahrensdokumentation, für ERP-Verantwortliche, IT-Abteilungen und Steuerberater.
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Ich habe das Problem: Was tue ich jetzt?
Schritt für Schritt erklärt für die Buchhaltung: Was passiert mit der XML-Datei, die per E-Mail ankommt? Was brauche ich wirklich für eine korrekte Ablage?
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Reicht es, die E-Rechnung als PDF auszudrucken oder abzulegen?
Nein. Bei strukturierten E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) ist der XML-Datensatz das rechtlich bindende Original gemäß GoBD. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ablage, bei der die XML-Datei gelöscht wird, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO nicht.
Muss ich bei ZUGFeRD sowohl XML als auch PDF aufbewahren?
Nein, nach der GoBD-Novelle vom 14. Juli 2025 ist der XML-Teil archivierungspflichtig. Das PDF muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn es besteuerungsrelevante Informationen enthält, die nicht im XML stehen. Im Regelfall reicht das XML.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Im Regelfall 8 Jahre (§ 147 AO und § 14b UStG, harmonisiert seit 01.01.2025 durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz). Jahresabschlüsse und Handelsbücher unterliegen weiterhin einer Frist von 10 Jahren. Für abweichende Einzelfälle empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater.
Brauche ich ein teures DMS für die GoBD-konforme Archivierung?
Nicht zwingend. Entscheidend sind drei Anforderungen: Das XML wird im Originalformat gespeichert, es ist unveränderbar abgelegt, und es kann maschinell ausgewertet werden. Ein spezialisierter Dienst, der diese Anforderungen erfüllt, ersetzt in vielen Fällen ein vollwertiges DMS.
Was bedeutet „GoBD-zertifiziert", und kann ich mich darauf verlassen?
„GoBD-zertifiziert" ist ein Marketingbegriff ohne amtlichen Hintergrund. Das Bundesfinanzministerium vergibt keine Zertifikate für Software. GoBD-Konformität ergibt sich aus den tatsächlich eingehaltenen Prozessen und der Dokumentation, nicht aus einem Zertifikatsaufdruck.
Was ist der Z2-Datenzugriff, und warum ist er bei E-Rechnungen relevant?
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt verlangen, Buchungsdaten maschinell zu filtern, zum Beispiel alle Eingangsrechnungen eines bestimmten Lieferanten oder eines Zeitraums. Dieser sogenannte Z2-Zugriff setzt voraus, dass die XML-Daten strukturiert und auswertbar vorliegen. Eine reine PDF-Ablage ist dafür nicht geeignet und kann die Prüfung verzögern oder erschweren.
Vom Beleg zur Liquiditätssicherheit
Wer eingehende E-Rechnungen GoBD-konform archiviert, hat nicht nur eine saubere Buchführungsgrundlage: Er hat auch die Datenbasis für vorausschauende Unternehmensführung. Der Dienst erkennt aus archivierten Belegen automatisch Zahlungsfristen und offene Fälligkeiten und speist diese in die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau ein.
Das Ergebnis: Sie sehen nicht nur, was bereits eingegangen ist, sondern auch, welche Ausgaben in den kommenden Wochen auf Sie zukommen, auf einen Blick und ohne manuellen Aufwand. Compliance und Steuerung aus einer Quelle.
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Archiviert, ausgewertet, prüfungsbereit
Wer eingehende E-Rechnungen unveränderbar im XML-Original speichert und maschinell auswertbar vorhält, erfüllt die zentrale GoBD-Anforderung an die digitale Buchführung. Im Prüfungsfall steht die Glaubwürdigkeit gegenüber dem Finanzamt auf einem dokumentierten Fundament, nicht auf einer reinen PDF-Ablage.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
