Auf dieser Seite
- Originalformat-Pflicht: Rz. 119 und Rz. 125
- ZUGFeRD-Hybrid: Nur das XML ist archivierungspflichtig (Rz. 119)
- Konvertierung: was zulässig ist und was nicht (Rz. 135)
- Datenzugriff Z2: was das Finanzamt verlangen darf (Rz. 166)
- Aufbewahrungsfristen: 8 Jahre nach § 147 AO und § 14b UStG
- Verfahrensdokumentation: Mindestinhalt für die E-Rechnungsarchivierung
- „GoBD-zertifiziert": ein Marketingbegriff, kein Amtsstempel
Seit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 gelten für die Archivierung strukturierter E-Rechnungen präzisierte Regeln, unmittelbar ohne Übergangsfrist (Rz. 185). Dieser Artikel legt die maßgeblichen Randnummern aus, erklärt was die Novelle für ZUGFeRD-Hybride und XRechnung konkret ändert, und zeigt, wie eine rechtskonforme Verfahrensdokumentation aufgebaut sein muss.
Die betriebswirtschaftliche Einordnung und den Überblick ohne technischen Unterbau bietet die Übersichtsseite E-Rechnung GoBD-konform archivieren.
Originalformat-Pflicht: Rz. 119 und Rz. 125
Die GoBD-Grundfassung (BMF 28.11.2019) schreibt in Rz. 131 vor, dass eingehende elektronische Belege im Empfangsformat aufzubewahren sind. Die Novelle vom 14.07.2025 schärft das für strukturierte Formate.
Rz. 119 normiert die Archivierungspflicht beim Hybridformat: Bei hybriden E-Rechnungen ist „aufzubewahren der strukturierte Datenteil", das heißt die XML-Datei. Das PDF-Sichtdokument ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn es besteuerungsrelevante Informationen enthält, die im XML fehlen.
Rz. 125 regelt das Konvertierungsverbot: Der strukturierte XML-Teil darf durch Formatumwandlung nicht gelöscht oder überführt werden, etwa durch ein Rendering in ein reines Bild-PDF oder einen Scan in TIFF. Die XML-Daten müssen unverändert, maschinell auswertbar erhalten bleiben.
Rz. 127 erweitert den Bereich der maschinellen Auswertbarkeit ausdrücklich auf „sonstige strukturierte Dateien (z. B. E-Rechnungen)". Damit greift die Auswertbarkeitspflicht nicht nur für Buchungsjournale und Kontenpläne, sondern gezielt auch für den XML-Teil eingehender Rechnungen.
Für ERP-Systeme bedeutet das: Der eingehende XML-Datensatz muss in einem System landen, das filterbare Auswertungen erlaubt: nach Lieferant, Buchungsdatum, Betrag, Steuersccode. Ein Datei-Ablagesystem, das lediglich PDFs speichert, erfüllt diese Anforderung strukturell nicht.
ZUGFeRD-Hybrid: Nur das XML ist archivierungspflichtig (Rz. 119)
Hier liegt die wichtigste Änderung der Novelle 2025: Bei hybriden E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (ein PDF/A-3-Container mit eingebettetem CII-XML) ist nur der strukturierte XML-Teil archivierungspflichtig. Das PDF-Sichtdokument muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn und soweit es „zusätzliche oder abweichende besteuerungsrelevante Informationen" enthält, die im XML fehlen, etwa nachträglich eingefügte Buchungsvermerke oder handschriftliche Korrekturen.
Im Regelfall, bei einer vollständigen ZUGFeRD-Rechnung ohne solche Ergänzungen, reicht das archivierte XML.
Was das operativ heißt:
| Eingangsformat | Archivierungspflicht |
|---|---|
| XRechnung (reines XML) | XML-Datei im Originalformat, unveränderbar |
| ZUGFeRD (PDF/A-3 + XML) | Eingebettetes XML extrahieren und archivieren; PDF nur bei besteuerungsrelevanten Zusatzinfos |
| Klassische PDF-Rechnung | Vollständige PDF-Datei im Originalformat |
| PDF mit OCR | Ergebnis-XML nach Prüfung; Ursprungs-PDF je nach Prozessdokumentation |
Die technischen Details zu ZUGFeRD-Profilen und dem Unterschied zwischen PDF-Rendering und XML-Inhalt erklärt ZUGFeRD / Factur-X. Wie Unternehmen den Rechnungseingang automatisieren und dabei GoBD-konforme Archivierung direkt abbilden, beschreibt die gleichnamige Lösung.
Konvertierung: was zulässig ist und was nicht (Rz. 135)
Die Novelle 2025 adressiert in Rz. 135 explizit Konvertierungen eingehender elektronischer Belege. Das Ergebnis: Konvertierung ist unter definierten Voraussetzungen zulässig, aber an eine klare Indexierungspflicht geknüpft.
Zulässig: Ein eingehendes MSG-Format wird in PDF konvertiert, oder ein ZUGFeRD-PDF wird in ein rechnungsspezifisches XML-Format verarbeitet. Voraussetzung: Das Ergebnis ist inhaltlich identisch mit dem Original, und das Original selbst ist technisch noch rekonstruierbar.
Unzulässig: Die Konvertierung löscht den strukturierten Datenteil. Wer aus einer ZUGFeRD-Rechnung ein flaches Bild-PDF erzeugt und das Ursprungs-XML wegwirft, verstößt gegen Rz. 125 und Rz. 135 gleichzeitig.
Indexierungspflicht: Original und konvertierte Version müssen unter demselben Index archiviert werden. Das heißt: Wer aus dem Empfangs-XML eine verarbeitete Variante erzeugt, muss beide Versionen so ablegen, dass eine Betriebsprüfung beide Dokumente über dieselbe Suchreferenz findet, z. B. dieselbe Rechnungsnummer, denselben Datenbankschlüssel.
Diese Anforderung schließt eine typische Schwachstelle in gewachsenen ERP-Landschaften: Original und Verarbeitungsresultat landen in unterschiedlichen Ordnerstrukturen oder Systemen, ohne gemeinsamen Index. Im Prüfungsfall ist das Ursprungsdokument dann nicht mehr auffindbar.
Datenzugriff Z2: was das Finanzamt verlangen darf (Rz. 166)
Rz. 166 der Novelle 2025 präzisiert den sogenannten mittelbaren Datenzugriff (Z2). Die drei Zugriffsformen im Überblick:
| Zugriffsstufe | Bezeichnung | Was passiert |
|---|---|---|
| Z1 | Unmittelbarer Zugriff | Prüfer arbeitet direkt im System des Steuerpflichtigen |
| Z2 | Mittelbarer Zugriff | Steuerpflichtiger wertet nach Prüfervorgabe maschinell aus und liefert Ergebnis in auswertbarem Format |
| Z3 | Datenträgerzugriff | Vollständige Datenausgabe auf Datenträger (DVdV-Format) |
Z2 ist in der Praxis die häufigste Form. Der Prüfer gibt vor: „Alle Eingangsrechnungen von Lieferant X im Zeitraum Y mit Steuerkennzeichen Z, sortiert nach Betrag." Das Unternehmen oder ein beauftragter Dritter führt diese Auswertung mit den im System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten durch und stellt das Ergebnis in maschinenlesbarer Form bereit.
Rz. 166 präzisiert: Es darf nur verlangt werden, was mit „den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten" möglich ist. Das Finanzamt kann keine Sonderprogrammierung fordern. Aber es kann erwarten, dass ein System, das XML-Rechnungen archiviert, diese auch filterbar auswerten kann.
Eine reine PDF-Ablage scheidet für Z2 aus: PDF-Dateien enthalten keine maschinenlesbar adressierbaren Felder im GoBD-Sinn. Wer nur PDFs archiviert, kann auf eine Z2-Anfrage hin keine strukturierte Auswertung liefern und läuft Gefahr, dass die Prüfung auf Z1 oder Z3 eskaliert.
Aufbewahrungsfristen: 8 Jahre nach § 147 AO und § 14b UStG
Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, darunter alle eingehenden Rechnungen, 8 Jahre. Grundlage sind § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO und § 14b Abs. 1 UStG, die durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz (23.10.2024) auf denselben Wert harmonisiert wurden.
Abweichende Fristen gelten für:
- Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare: weiterhin 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO)
- Aufzeichnungen nach § 22 Abs. 1 UStG (bestimmte Umsatzsteuer-Aufzeichnungspflichten): im Einzelfall abzustimmen; Rücksprache mit dem Steuerberater empfohlen
Fristbeginn: Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist, nicht mit dem Zahlungsdatum.
Hinweis für ERP-Systeme: Automatische Löschroutinen (Retention Policies) müssen beide Normen berücksichtigen und dürfen die 8-Jahres-Grenze nicht unterschreiten. Systeme, die vor der Gesetzesänderung 10-Jahres-Fristen angesetzt haben, können diese intern beibehalten; ein Abkürzen auf unter 8 Jahre ist hingegen rechtlich unzulässig.
Verfahrensdokumentation: Mindestinhalt für die E-Rechnungsarchivierung
Die GoBD verlangen für jedes buchführungsrelevante DV-System eine Verfahrensdokumentation (Rz. 151 bis 163). Sie beschreibt den Prozess so vollständig, dass ein sachverständiger Dritter, etwa ein Prüfer ohne Systemkenntnisse, Entstehung, Inhalt und Auswertbarkeit der Daten nachvollziehen kann.
Für die E-Rechnungsarchivierung sind folgende Mindestinhalte erforderlich:
1. Allgemeine Systembeschreibung Welche Systeme empfangen, verarbeiten und archivieren eingehende E-Rechnungen? Welche Versionen, welche Schnittstellen?
2. Empfangskanäle und akzeptierte Formate Welche Eingangskanäle sind definiert (E-Mail-Postfach, PEPPOL-Access-Point, Upload-Portal)? Welche Formate werden verarbeitet: XRechnung 3.0.2 (UBL 2.1 / CII D16B), ZUGFeRD ab 2.0.1, klassische PDF?
3. Archivierungsprozess und Originalformatsicherung Wie wird der XML-Teil aus ZUGFeRD-Hybriden extrahiert? Welches System speichert das Original unveränderbar? Durch welchen technischen Mechanismus ist Unveränderlichkeit sichergestellt (Write-Once-Storage, kryptographische Hash-Prüfung, Revisionsspur)?
4. Konvertierungsschritte und Indexierung Wenn eingehende Belege konvertiert werden: welche Schritte, mit welchem Werkzeug, mit welchem Ergebnis? Wie sind Original und Konversionsergebnis unter dem gleichen Index referenziert (Rz. 135)?
5. Aufbewahrungsfristen und Löschroutinen Welche Fristen gelten für welche Belegtypen? Wie ist sichergestellt, dass keine Dokumente vor Fristablauf gelöscht werden?
6. Zugriffskontrolle Wer hat Schreibzugriff auf das Archiv? Wer hat Lesezugriff für Prüfungszwecke? Ist der Z2-Datenzugriff organisatorisch geregelt?
7. Z2-Datenzugriff: Prozess und Verantwortliche Wer ist im Unternehmen für die Auswertung nach Prüfervorgabe zuständig? Welche Auswertungsoptionen stehen im System bereit (Filter nach Lieferant, Datum, Betrag, Steuerkennzeichen)?
8. Notfallverfahren Was passiert bei Systemausfall? Wie wird sichergestellt, dass keine Belege verloren gehen?
Die Verfahrensdokumentation muss nicht publiziert werden, aber im Prüfungsfall vollständig und aktuell vorliegen. Änderungen am System, z. B. ein Umstieg auf ein neues Archivierungsmodul, sind zeitnah nachzuführen.
„GoBD-zertifiziert": ein Marketingbegriff, kein Amtsstempel
Das Bundesfinanzministerium betreibt kein Zertifizierungsregister für Software. Es gibt kein staatliches Prüfverfahren, das einer Buchhaltungs- oder Archivierungssoftware ein amtliches „GoBD-Zertifikat" ausstellt. Dass Software diesen Begriff verwendet, ist gängige Praxis im Markt, sagt aber über die tatsächliche Konformität des Einsatzes nichts aus.
GoBD-Konformität ist prozessabhängig, nicht produktabhängig. Dieselbe Software kann in einem Unternehmen GoBD-konform betrieben werden und in einem anderen nicht, je nachdem, wie sie konfiguriert ist, welche Felder archiviert werden und ob die Verfahrensdokumentation aktuell gehalten wird.
Was im Prüfungsfall zählt, sind:
- Die unveränderbare Archivierung im Originalformat (nachweisbar per technischem Protokoll oder Hash)
- Die maschinelle Auswertbarkeit der XML-Daten für den Z2-Zugriff
- Eine vollständige, aktuelle Verfahrensdokumentation
- Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Ein Software-Label ersetzt keines dieser Elemente.
Archivierung, die im Prüfungsfall hält
Wer eingehende E-Rechnungen im strukturierten XML-Original unveränderbar speichert und maschinell auswertbar vorhält, erfüllt eine Kernanforderung der GoBD-Novelle vom Juli 2025. Im Prüfungsfall steht die Glaubwürdigkeit gegenüber Finanzamt und Steuerberater auf einem dokumentierten Fundament.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
Was genau schreibt Rz. 119 der GoBD-Novelle 2025 vor?
Rz. 119 des BMF-Schreibens vom 14. Juli 2025 stellt klar: Bei hybriden E-Rechnungen (ZUGFeRD) muss nur der strukturierte XML-Teil archiviert werden. Das PDF-Sichtdokument ist zusätzlich aufzubewahren, wenn es besteuerungsrelevante Informationen enthält, die im XML fehlen. Im Regelfall, bei vollständiger und nicht nachträglich annotierter ZUGFeRD-Rechnung, reicht das XML.
Was unterscheidet Rz. 125 von Rz. 119?
Rz. 119 bestimmt die Archivierungspflicht beim Hybrid-Format (welcher Teil muss gespeichert werden). Rz. 125 bestimmt das Verarbeitungsverbot: Der strukturierte XML-Teil darf durch Formatumwandlung nicht gelöscht werden: nicht durch ein TIFF-Rendering, nicht durch Konvertierung in ein flaches Bild-PDF. Beide Regelungen greifen ineinander.
Was bedeutet Datenzugriff Z2 konkret für die Betriebsprüfung?
Z2 ist der mittelbare Datenzugriff: Der Prüfer gibt eine Auswertungsspezifikation vor, z. B. alle Eingangsrechnungen eines Lieferanten in einem Quartal über einem Schwellenbetrag. Das Unternehmen führt diese Auswertung mit eigenen Systemmitteln durch und stellt das Ergebnis in maschinenlesbarer Form bereit. Eine PDF-only-Ablage kann diese Anforderung strukturell nicht erfüllen, da PDFs keine filterbaren Datenfelder im GoBD-Sinn bieten.
Muss ich bei einer Konvertierung sowohl Original als auch konvertiertes Dokument aufheben?
Grundsätzlich ja, wenn beide Versionen buchführungsrelevant sind. Rz. 135 schreibt vor, dass bei Konvertierungen beide Versionen unter demselben Index archiviert werden müssen, sofern das Original nicht mehr vollständig aus dem Konversionsergebnis rekonstruierbar ist. Der Schlüssel ist der gemeinsame Index, nicht das bloße Vorhandensein beider Dateien.
Wie lange müssen eingehende E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Im Regelfall 8 Jahre: sowohl nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO als auch nach § 14b Abs. 1 UStG, seit 01.01.2025 harmonisiert durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz. Jahresabschlüsse und Handelsbücher unterliegen weiterhin 10 Jahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres der Belegentstellung. Im Einzelfall, insbesondere bei laufenden Steuerverfahren, empfiehlt sich Rücksprache mit dem Steuerberater.
Was muss eine Verfahrensdokumentation für E-Rechnungsarchivierung enthalten?
Mindestens: Systembeschreibung, Empfangskanäle und Formate, Archivierungsprozess mit Nachweis der Unveränderlichkeit, Konvertierungsschritte mit Indexierungsregel (Rz. 135), Aufbewahrungsfristen und Löschroutinen, Zugriffskontrolle und den Z2-Prozess. Änderungen am System sind zeitnah in der Dokumentation nachzuführen. Sie muss im Prüfungsfall vollständig und aktuell vorliegen.
Kann ich mich auf „GoBD-zertifizierte" Software verlassen?
Nein, zumindest nicht allein. Das BMF betreibt kein Zertifizierungsregister; das Label ist ein Marketingbegriff ohne amtlichen Hintergrund. GoBD-Konformität ist prozessabhängig: Entscheidend sind die tatsächlich eingehaltenen Archivierungsregeln, die maschinelle Auswertbarkeit der XML-Daten und eine vollständige Verfahrensdokumentation, nicht das Label auf der Produktseite.