Auf dieser Seite
- Der eine Irrtum, der teuer werden kann
- Schritt für Schritt: Was Sie mit der XML-Datei tun
- Schritt 1: XML-Datei aus der E-Mail speichern
- Schritt 2: Datei unveränderbar ablegen
- Schritt 3: Dateinamen und Ablagestruktur festlegen
- Schritt 4: Zugriffsprotokoll und Ordnung sicherstellen
- Wie lange müssen Sie aufbewahren?
- Was „revisionssicher" wirklich bedeutet, in Alltagssprache
- Brauche ich ein teures DMS?
- Was passiert, wenn das Finanzamt prüft?
- Zusammenfassung: Das müssen Sie sich merken
Sie haben eine Rechnung per E-Mail bekommen. Im Anhang: eine XML-Datei, vielleicht auch eine PDF. Ausdrucken, abheften, fertig. So läuft das doch seit Jahren. Leider funktioniert das bei E-Rechnungen so nicht mehr. Dieser Artikel erklärt, was Sie konkret tun müssen, warum das PDF allein nicht reicht, und warum Sie dafür keine neue teure Software brauchen.
Der eine Irrtum, der teuer werden kann
Viele Buchhalter und Sachbearbeiter tun Folgendes, wenn eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ankommt: Sie öffnen das PDF, prüfen die Zahlen, drucken es aus oder speichern es als PDF im Rechnungsordner. Die XML-Datei? Die landet im Papierkorb oder wird ignoriert.
Das ist ein Verstoß gegen die GoBD, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriff.
Der Grund: Bei einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ist die XML-Datei das rechtlich bindende Original. Nicht die PDF-Ansicht. Nicht der Ausdruck. Die XML-Datei.
Das klingt technisch, ist aber einfach erklärt: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine strukturierte Datei, die ein Computer lesen und verarbeiten kann. Das ist das XML. Die PDF ist nur eine lesbare Darstellung, vergleichbar einer Zusammenfassung, nicht das Dokument selbst.
Wer nur das PDF aufbewahrt und die XML-Datei löscht, hat nach § 147 AO keinen ordnungsgemäßen Beleg mehr, auch wenn die Zahlen auf dem Papier stimmen.
Schritt für Schritt: Was Sie mit der XML-Datei tun
Hier ist der konkrete Ablauf für jede eingehende E-Rechnung:
Schritt 1: XML-Datei aus der E-Mail speichern
Wenn eine Rechnung als XML-Anhang ankommt (Dateiendung .xml) oder als ZUGFeRD-PDF (ein PDF, das eine unsichtbare XML-Datei enthält), speichern Sie die XML-Datei in einem eigenen Ordner. Nicht das PDF allein: Speichern Sie immer auch das XML, oder anstelle des PDF ausschließlich das XML.
Bei ZUGFeRD-Rechnungen genügt es laut GoBD-Novelle vom 14. Juli 2025 im Regelfall, das XML zu archivieren. Das PDF zusätzlich aufzubewahren schadet nicht, ist aber nur dann zwingend, wenn darin Angaben stehen, die nicht im XML enthalten sind. Das ist ein echter Sonderfall.
Bei reinen XRechnungen gilt dasselbe: Die .xml-Datei ist das Original.
Schritt 2: Datei unveränderbar ablegen
Speichern Sie die XML-Datei so, dass sie nicht nachträglich verändert werden kann. Das kann bedeuten:
- Ein Ordner auf einem Netzlaufwerk, auf den nur lesend zugegriffen werden kann
- Ein Archiv-Ordner, in den Dateien hineinkopiert, aber nicht bearbeitet werden können
- Ein Cloud-Speicher mit Versionierung und Schreibschutz
Wichtig: Öffnen Sie die XML-Datei nicht in Excel oder Word und speichern Sie sie nicht neu ab. Damit verändern Sie die Originaldatei und zerstören die GoBD-Konformität.
Schritt 3: Dateinamen und Ablagestruktur festlegen
Legen Sie intern fest, wie die Dateien benannt und einsortiert werden. Ein einfaches Beispiel:
Eingangsrechnungen/
2025/
2025-03-14_Lieferant-GmbH_RE-20250301.xml
2025-03-14_Lieferant-GmbH_RE-20250301.pdf ← optional
Datum, Lieferant und Rechnungsnummer im Dateinamen helfen später bei der Suche und beim Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Schritt 4: Zugriffsprotokoll und Ordnung sicherstellen
Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung verlangen, dass Sie Rechnungen maschinell auswertbar vorlegen können, zum Beispiel gefiltert nach Lieferant, Zeitraum oder Betrag. Das klingt aufwendig, bedeutet in der Praxis aber: Ihre Ablage muss so geordnet sein, dass man darin verlässlich suchen und finden kann.
Wer die XMLs in einem strukturierten Ordner ablegt und diese Struktur intern dokumentiert (wer speichert wo, wann, was), ist für die meisten Prüfungssituationen gut aufgestellt.
Wie lange müssen Sie aufbewahren?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege und damit für eingehende Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Das ist die Neuregelung durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz; vorher waren es 10 Jahre.
Diese 8 Jahre gelten sowohl nach § 147 AO als auch nach § 14b UStG; beide Normen wurden gleichzeitig angepasst.
Ausnahme: Für Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Eröffnungsbilanzen gilt weiterhin eine Frist von 10 Jahren (§ 257 HGB). Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, welche Unterlagen in Ihrem Betrieb welcher Frist unterliegen.
Praktische Faustregel: Legen Sie für Eingangsrechnungen eine Löschfrist von 9 Jahren fest: Das gibt einen Puffer und deckt Grenzfälle ab (gilt für Eingangsrechnungen; für Jahresabschlüsse und Handelsbücher gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist).
Was „revisionssicher" wirklich bedeutet, in Alltagssprache
Der Begriff „revisionssicher" klingt nach Hochsicherheitstresor. In der Praxis bedeutet er vier Dinge:
- Unveränderbar: Die Datei darf nach dem Speichern nicht mehr verändert werden.
- Vollständig: Alle Rechnungen müssen erfasst sein, ohne Lücken.
- Auffindbar: Sie müssen in angemessener Zeit nachweisen können, welche Rechnung zu welchem Vorgang gehört.
- Zugänglich: Bei einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt Einsicht nehmen können.
Das ist kein Hexenwerk. Ein strukturierter Ordner auf einem gesicherten Laufwerk, mit klarer Benennungsregel und Backup, erfüllt diese Anforderungen in den meisten KMU-Situationen, wenn er konsequent gepflegt wird.
Brauche ich ein teures DMS?
Nein, zumindest nicht zwingend. Das Bundesfinanzministerium stellt klar: Es gibt kein staatliches „GoBD-Zertifikat" für Software. Werbung für „GoBD-zertifizierte" Systeme ist ein Marketingbegriff, kein behördliches Gütesiegel. Sie sind nicht verpflichtet, eine bestimmte Software zu nutzen.
Was Sie brauchen, ist Ordnung, Unveränderbarkeit und Verlässlichkeit. Ein Dokumenten-Management-System für mehrere tausend Euro ist nicht zwingend erforderlich.
Wenn Ihr Betrieb jedoch viele Rechnungen empfängt, sie manuell in Ordner sortiert und dabei regelmäßig Fehler entstehen, kann ein automatisierter Rechnungseingang sinnvoll sein. Nicht wegen einer gesetzlichen Pflicht, sondern weil manuelle Prozesse bei wachsendem Volumen fehleranfällig werden.
Mehr dazu, wie die GoBD-konforme Archivierung im Zusammenspiel mit automatischem E-Rechnungsempfang funktioniert, lesen Sie auf der Übersichtsseite.
Was passiert, wenn das Finanzamt prüft?
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt verlangen, dass Sie Rechnungen in maschinell auswertbarer Form vorlegen: Das nennt sich Datenzugriff Z2. Das bedeutet: nicht nur eine Papierliste oder ein PDF-Ordner, sondern strukturierte Daten, die sich filtern und durchsuchen lassen.
Wer die XML-Dateien geordnet archiviert hat, kann dieser Anforderung nachkommen. Wer nur PDFs oder Ausdrucke hat, steht vor einem Problem, denn aus einem Ausdruck kann das Finanzamt keine maschinelle Auswertung machen.
Das ist kein theoretisches Risiko. Betriebsprüfungen sind mit dem Pflichtbeginn der E-Rechnung für Unternehmen ab 2025 wahrscheinlicher geworden, weil das Finanzamt jetzt selbst in strukturierten Formaten arbeitet und entsprechende Unterlagen erwartet.
Hintergrundinformationen zur E-Rechnungspflicht ab 2025 finden Sie in unserem separaten Artikel. Was XRechnung und ZUGFeRD konkret sind, erklärt XRechnung einfach erklärt.
Zusammenfassung: Das müssen Sie sich merken
- Die XML-Datei ist das gesetzliche Original, nicht das PDF und nicht der Ausdruck.
- XML-Dateien sofort in einem unveränderlichen Ordner ablegen.
- Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre (Stand 01.01.2025, § 147 AO und § 14b UStG).
- Für Jahresabschlüsse und Handelsbücher weiterhin 10 Jahre (§ 257 HGB).
- Ein DMS ist keine Pflicht, wohl aber Ordnung und Unveränderbarkeit.
- Bei Unsicherheit zu Sonderfällen: Steuerberater fragen.
Archiv, das der Prüfung standhält
Wer eingehende E-Rechnungen sofort als XML-Original unveränderbar ablegt, hat im Prüfungsfall alle Unterlagen maschinell auswertbar bereit. Diese Glaubwürdigkeit gegenüber dem Finanzamt lässt sich durch nachträgliche Erklärungen nicht ersetzen.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
Reicht es, die XRechnung als PDF zu drucken und abzuheften?
Nein. Bei XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen ist die XML-Datei das rechtlich bindende Original. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ablage ersetzt das XML nicht und ist GoBD-widrig.
Muss ich bei ZUGFeRD sowohl XML als auch PDF aufbewahren?
Im Regelfall genügt das XML. Das PDF ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn es steuerlich relevante Angaben enthält, die nicht im XML stehen. Das ist ein seltener Sonderfall. Laut GoBD-Novelle vom 14. Juli 2025 ist das XML die archivierungspflichtige Komponente.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von 8 Jahren (§ 147 AO, § 14b UStG). Jahresabschlüsse und Handelsbücher unterliegen weiterhin einer 10-Jahres-Frist (§ 257 HGB). Im Zweifel Steuerberater fragen.
Brauche ich ein spezielles „GoBD-zertifiziertes" System?
Nein. Es gibt kein staatliches GoBD-Zertifikat: Der Begriff ist ein Marketingbegriff. Sie brauchen eine unveränderliche, geordnete und zugängliche Ablage. Das kann auch ein strukturierter Ordner auf einem gesicherten Laufwerk sein.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung, wenn ich nur PDFs habe?
Das Finanzamt kann verlangen, dass Sie Rechnungen maschinell auswertbar vorlegen (Datenzugriff Z2). PDFs und Ausdrucke erfüllen diese Anforderung nicht. Wer die XML-Dateien strukturiert archiviert hat, kann dieser Anforderung nachkommen.
Darf ich die XML-Datei umbenennen oder in Excel öffnen?
Umbenennen ist in der Regel unbedenklich, solange der Inhalt nicht verändert wird. Öffnen in Excel und neu speichern kann die Dateistruktur verändern; das sollten Sie vermeiden. Legen Sie die Originaldatei archiviert ab und arbeiten Sie mit einer Kopie, falls Sie die Daten weiterverarbeiten möchten.