Auf dieser Seite
- Was Sie heute manuell erledigen und was das kostet
- Was eine „strukturierte E-Rechnung" ist und warum das Ihnen hilft
- Was passiert, wenn eine strukturierte Rechnung ankommt: Schritt für Schritt
- Was sich automatisieren lässt und was einen Blick braucht
- Skontofristen nicht mehr verpassen
- Fälligkeiten auf einen Blick: auch für die Liquiditätsplanung
- Was sich für Ihre GoBD-Pflichten ändert
- Häufige Fragen aus dem Buchhaltungsalltag
Sie tippen heute eine Lieferantenrechnung ab: Firma, Adresse, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Fälligkeitsdatum. Dann nochmal prüfen. Dann weiterleiten zur Freigabe. Dann buchen. Bis all das erledigt ist, sind häufig 12 bis 15 Tage vergangen, und das Skontofenster ist oft schon weg.
Dieser Artikel erklärt Ihnen, was sich konkret ändert, wenn strukturierte E-Rechnungen als fertiger Buchungssatz ankommen. Kein Technikjargon, keine ERP-Theorie. Nur was das für Ihren Arbeitstag bedeutet.
Den vollständigen Überblick bietet Rechnungseingang automatisieren. Alle Prozesslösungen: Lösungen im Überblick.
Was Sie heute manuell erledigen und was das kostet
Stellen Sie sich Ihren morgendlichen Posteingang vor: fünfzehn E-Mails mit angehängten Rechnungen als PDF, zwei per Post, eine über ein Lieferantenportal. Jede einzelne muss geöffnet, gelesen, abgetippt, geprüft und weitergeleitet werden.
Das ist keine Ausnahme: Das ist Standard in der deutschen Kreditorenbuchhaltung. Eine manuell erfasste Eingangsrechnung dauert laut IW-Consult-Studie 2025 (PDF) rund 9 Minuten, bei branchenüblichen Stundensätzen entspricht das 14 bis 20 Euro pro Beleg. Das ist nicht der Rechnungsbetrag, das sind die reinen Prozesskosten für Ihre Zeit.
Bei 200 Rechnungen im Monat summiert sich das auf bis zu 4.000 Euro monatlichen Aufwand, ohne einen Cent Umsatz zu erzeugen.
Was eine „strukturierte E-Rechnung" ist und warum das Ihnen hilft
Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine PDF-Rechnung schickt, ist das für einen Computer ein Bild. Er kann den Text nicht lesen: Er sieht nur Pixel. Deshalb müssen Sie oder eine OCR-Software die Daten von Hand herauslesen und eintippen.
Eine strukturierte E-Rechnung ist etwas anderes. Sie enthält im Hintergrund eine maschinenlesbare Datei, ein sogenanntes XML-Dokument, in dem alle Pflichtfelder exakt und eindeutig stehen: Firmenname, IBAN, Betrag, Steuersatz, Fälligkeitsdatum. Diese Daten muss kein Mensch mehr abtippen. Die Software liest sie direkt aus.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich solche strukturierten E-Rechnungen technisch empfangen können. Das ist gesetzlich festgelegt. Die gängigen Formate heißen XRechnung und ZUGFeRD. Mehr dazu im Bereich E-Rechnung auf liqui.de.
Was passiert, wenn eine strukturierte Rechnung ankommt: Schritt für Schritt
Hier ist der neue Ablauf, wenn ein Lieferant Ihnen eine strukturierte E-Rechnung schickt:
Schritt 1: Rechnung geht ein Der Dienst empfängt die Rechnung, ob per E-Mail, über ein Lieferantenportal oder eine andere Übertragungsart. Sie müssen nichts öffnen, nichts weiterleiten.
Schritt 2: Daten werden automatisch ausgelesen Lieferantenname, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Fälligkeitsdatum: All das wird direkt aus dem XML-Teil der Rechnung gelesen. Kein Abtippen, kein OCR, keine Fehlerquote durch Vertipper.
Schritt 3: Prüfung im Hintergrund Der Dienst vergleicht die Daten mit Ihren Stammdaten: Kennen wir diesen Lieferanten? Stimmt die IBAN mit der hinterlegten überein? Gibt es eine Bestellreferenz?
Schritt 4: Fertiger Buchungsvorschlag oder gezielte Ausnahme Wenn alles passt, kommt die Rechnung als fertiger Buchungsvorschlag bei Ihnen an. Sie prüfen nur noch, ob Sie bestätigen: kein Abtippen, kein Suchen.
Wenn etwas nicht passt (neue IBAN, fehlende Bestellreferenz, unbekannter Lieferant), markiert der Dienst genau diese Rechnung zur manuellen Prüfung. Der Rest läuft durch.
Was sich automatisieren lässt und was einen Blick braucht
Nicht jede Rechnung läuft vollautomatisch. Das wäre unehrlich zu versprechen, und das brauchen Sie auch nicht zu glauben.
Vollautomatisch laufen in der Regel:
- Rechnungen von bekannten Lieferanten mit vollständigen Stammdaten
- Belege mit gültiger Bestellreferenz
- Rechnungen im strukturierten XRechnung- oder ZUGFeRD-Format
- Regelmäßige Rechnungen mit gleichbleibender Struktur (Mietkosten, Abos, Rahmenverträge)
Einen kurzen Blick brauchen:
- Neue Lieferanten, die noch nicht in Ihren Stammdaten hinterlegt sind
- Rechnungen mit geänderter Bankverbindung; hier ist eine kurze Rückbestätigung beim Lieferanten sinnvoll
- Belege ohne strukturiertes XML (reine PDFs, Papierrechnungen)
- Beträge, die deutlich vom Erwartungswert abweichen
Im Mittelstand sind realistisch 40 bis 60 Prozent der Eingangsrechnungen vollautomatisch verarbeitbar, bei einer guten Stammdatenbasis auch deutlich mehr. Das Entscheidende: Das Team arbeitet nicht mehr an allen Rechnungen, sondern nur noch an den Ausnahmen.
Skontofristen nicht mehr verpassen
Das ist der Punkt, den die meisten unterschätzen.
Lieferantenkonditionen mit 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen sind in der Praxis sehr verbreitet. Diese 2 % klingen nach wenig, aber 2 % in 10 Tagen, annualisiert, entsprechen einer Rendite von rund 36 Prozent. Kein Tagesgeldkonto und keine kurzfristige Anlage schlägt das.
Das Problem: Wenn eine Rechnung 12 bis 15 Tage durch den manuellen Erfassungs- und Freigabeprozess läuft, ist das Skontofenster bereits geschlossen. Sie zahlen den vollen Betrag, ohne dass jemand das bewusst entschieden hat.
Mit automatischer Verarbeitung liegt die Durchlaufzeit bei 1 bis 3 Tagen. Das Fälligkeitsdatum und das Skontodatum sind vom ersten Moment an sichtbar, nicht erst nach dem Buchen.
Fälligkeiten auf einen Blick: auch für die Liquiditätsplanung
Jedes Fälligkeitsdatum einer Eingangsrechnung ist eine konkrete Zahlungsverpflichtung. Wer diese Daten erst beim manuellen Buchen erfasst, plant mit Verzögerung.
Der Dienst überträgt die Fälligkeitsdaten direkt aus jedem verarbeiteten Beleg in die Liquiditätsvorschau. Sie sehen auf einen Blick: Was muss in dieser Woche bezahlt werden? Was läuft nächste Woche ab? Wo gibt es ein Skontofenster, das sich noch nutzen lässt?
Das ist keine abstrakte Funktion, sondern der Unterschied zwischen Zahlen zahlen und Zahlen steuern. Mehr dazu: 13-Wochen-Liquiditätsvorschau.
Was sich für Ihre GoBD-Pflichten ändert
Eine häufige Frage aus der Praxis: Muss ich E-Rechnungen anders archivieren als Papier?
Ja, und das ist eigentlich eine gute Nachricht. Elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung, ZUGFeRD) müssen im Originalformat archiviert werden. Das bedeutet: das XML bleibt das XML, und es wird nicht in ein PDF umgewandelt vor der Archivierung. Das klingt technisch, ist aber in der Praxis einfach: der Dienst übernimmt die Archivierung automatisch im richtigen Format.
Seit einer BMF-Aktualisierung vom 14. Juli 2025 reicht die Aufbewahrung des XML-Teils aus; die eingebettete PDF-Ansicht muss nur dann zusätzlich gesichert werden, wenn sie steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 beträgt im Regelfall 8 Jahre (statt früher 10), auf Basis des Bürokratieentlastungsgesetzes IV. Im konkreten Zweifel empfiehlt sich die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. Zum Thema Archivierung: E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.
Häufige Fragen aus dem Buchhaltungsalltag
Bekomme ich jetzt automatisch eine E-Rechnung von jedem Lieferanten?
Nicht sofort, aber der Anteil steigt. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen B2B-Unternehmen verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. In der Übergangszeit kommen noch PDFs und Papierrechnungen, die der Dienst weiterhin verarbeitet, nur ohne vollautomatische Dunkelverarbeitung.
Was passiert mit meinen Papierrechnungen?
Papierrechnungen müssen weiterhin erfasst werden, da sie keine maschinenlesbaren Daten enthalten. Der Dienst verarbeitet sie, aber der manuelle Erfassungsaufwand bleibt. Die Fälligkeitsdaten werden nach der Erfassung ebenfalls in die Liquiditätsvorschau übertragen.
Brauche ich technische Kenntnisse, um den Dienst zu nutzen?
Nein. Das Onboarding ist darauf ausgelegt, dass Sie innerhalb einer Sitzung starten können, ohne IT-Projekt, ohne ERP-Umstellung. Was Sie sehen: eine klare Ansicht aller eingegangenen Rechnungen, mit Status (automatisch verbucht / braucht einen Blick) und Fälligkeitsdaten.
Was passiert, wenn eine Rechnung geänderte Kontodaten enthält?
Genau diese Fälle werden gezielt markiert, nicht still durchgelassen. Eine geänderte IBAN zum bekannten Lieferanten ist ein klassisches Warnsignal. Der Dienst macht das sichtbar, bevor irgendetwas gezahlt wird. Was dann zu tun ist: telefonisch beim Lieferanten über eine selbst nachgeschlagene Nummer rückbestätigen.
Muss ich für jede Rechnung eine Freigabe erteilen?
Das hängt von Ihrem internen Freigabe-Prozess ab. Für Rechnungen, die vollständig automatisch durchlaufen (bekannter Lieferant, übereinstimmende Stammdaten, gültiges XML), können Sie die Freigabe gebündelt erteilen statt einzeln. Ausnahmen werden gezielt eskaliert.
Fälligkeiten im Blick, Skonto gesichert
Wer eingehende Rechnungen als fertigen Buchungsvorschlag verarbeitet, kennt Fälligkeiten und Skontofenster sofort. Keine verpasste Skontofrist, keine Überraschung beim Wochenabschluss: Kontrolle über den Zahlungsausgang.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
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