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Sie wissen, dass Ihre Lieferanten irgendwann E-Rechnungen schicken müssen. Aber wie formulieren Sie die Anfrage, und was tun Sie, wenn jemand sich querstellt? Auf dieser Seite finden Sie drei fertige Muster-Anschreiben zum Kopieren (Ankündigung, Erinnerung, Eskalation), einen einfachen Plan für die Reihenfolge und einen klaren Hinweis auf das Vorsteuer-Risiko, wenn ein Lieferant dauerhaft nicht reagiert.
Den Gesamtüberblick (Lieferantenbasis segmentieren, Kommunikationsplan und Rechnungseingang automatisieren) finden Sie auf der Übersichtsseite: Lieferanten auf E-Rechnung umstellen. Verwandte Themen sind unter Lösungen im Überblick gelistet.
Warum Sie jetzt anschreiben sollten
Seit dem 1. Januar 2025 sind Sie als Rechnungsempfänger verpflichtet, E-Rechnungen technisch entgegennehmen zu können, ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme. Was für Ihren Lieferanten als Aussteller gilt, ist gestaffelt: Bis Ende 2026 darf er Ihnen noch Papier oder eine einfache PDF schicken, wenn Sie einverstanden sind. Ab dem 1. Januar 2027 gilt für Lieferanten mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € (Vorjahr 2026) die Sendepflicht. Ab dem 1. Januar 2028 gilt sie für alle. (Alle Fristen und gesetzlichen Grundlagen finden Sie unter E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.)
Das Anschreiben an Ihre Lieferanten ist kein Papierkram-Selbstzweck. Es ist Ihr Eigeninteresse: Wer weiter PDFs ohne Maschinenlesbarkeit bekommt, tippt Zahlen ab, prüft manuell und bindet Zeit, die woanders fehlt. Wer frühzeitig kommuniziert, hat die Arbeit schon erledigt, bevor die Pflicht greift.
Wen zuerst ansprechen?
Fangen Sie mit den Lieferanten an, von denen Sie monatlich mehrere Rechnungen erhalten. Zehn bis zwanzig Namen auf der Liste, und Sie haben den größten Teil Ihrer manuellen Arbeit adressiert.
Zwei Kategorien können Sie vorerst zurückstellen:
- Lieferanten, bei denen einzelne Rechnungen unter 250 € brutto liegen (Kleinbetragsrechnungen sind nach § 33 UStDV von der vollen E-Rechnungspflicht ausgenommen).
- Lieferanten, die Sie selten beauftragen und bei denen eine verspätete Umstellung kaum Aufwand bedeutet.
Schritt 1: Die Ankündigung
Schicken Sie dieses Anschreiben an alle Lieferanten auf Ihrer Liste. Es erklärt, was Sie benötigen, ohne Druck aufzubauen. Passen Sie die Felder in eckigen Klammern an.
Vorlage 1: Ankündigung (per E-Mail oder Brief)
Betreff: Bitte um Umstellung auf elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Rahmen der gesetzlichen Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich
bitten wir Sie, uns Ihre Rechnungen künftig als elektronische Rechnung
im Format ZUGFeRD oder XRechnung zuzusenden.
Unsere Empfangsdaten:
Format: ZUGFeRD 2.x (bevorzugt) oder XRechnung
Ab: [Datum, z. B. 01.01.2027]
Versand an: rechnungen@[ihr-unternehmen].de
Ansprechperson: [Name, Telefon, E-Mail]
Falls Sie Fragen zur technischen Umsetzung haben oder Ihr System noch
kein E-Rechnungsformat erzeugt, sprechen Sie uns gerne an.
Vielen Dank für Ihre Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Unternehmen, Adresse]
Hinweis zu den Formaten: ZUGFeRD sieht für Ihren Lieferanten aus wie ein normales PDF. Er erzeugt es in den meisten Buchhaltungsprogrammen per Knopfdruck. Ihr Unternehmen liest den maschinenlesbaren Teil automatisch aus. XRechnung ist reines XML und vor allem aus der Behördenwelt bekannt. Wenn Sie unsicher sind: ZUGFeRD ist der einfachere Einstieg für KMU-Lieferanten. Mehr zu den Unterschieden: ZUGFeRD und Factur-X erklärt.
Schritt 2: Die Erinnerung
Wenn nach vier bis sechs Wochen keine Rückmeldung erfolgt ist und weiterhin Papier-PDFs ankommen, schicken Sie eine freundliche Erinnerung. Keine Drohung, nur Klarheit und ein konkreter Termin.
Vorlage 2: Erinnerung (ca. 4 bis 6 Wochen nach der Ankündigung)
Betreff: Erinnerung: Umstellung auf E-Rechnung, bitte bis [Datum] bestätigen
Sehr geehrte Damen und Herren,
am [Datum des ersten Schreibens] haben wir Sie gebeten, Ihre Rechnungen
künftig als elektronische Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) zu senden.
Bisher haben wir noch keine E-Rechnungen von Ihnen erhalten.
Wir möchten Sie freundlich daran erinnern:
Bitte stellen Sie Ihren Rechnungsversand bis [Datum, z. B. 01.11.2026] um
oder bestätigen Sie uns bis dahin schriftlich, ab wann Sie dies einrichten
können.
Versand an: rechnungen@[ihr-unternehmen].de
Ansprechperson: [Name, Telefon]
Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Unternehmen, Adresse]
Schritt 3: Die Eskalation
Wenn ein Lieferant trotz Ankündigung und Erinnerung nicht reagiert, und keine Umstellung absehbar ist, wird es Zeit, das Thema formell zu adressieren. Dieses Schreiben ist sachlich und klar.
Vorlage 3: Eskalation (ca. 8 bis 10 Wochen nach der Ankündigung)
Betreff: Dringlich: Umstellung auf E-Rechnung erforderlich
Sehr geehrte Damen und Herren,
trotz unserer Anfrage vom [Datum] und unserer Erinnerung vom [Datum]
erhalten wir weiterhin Rechnungen, die nicht dem Format einer
elektronischen Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG und EN 16931 entsprechen.
Wir weisen darauf hin, dass Rechnungen, die nach Eintreten der gesetzlichen
Sendepflicht nicht dem vorgeschriebenen Format entsprechen, unsere
Berechtigung zum Vorsteuerabzug gefährden können.
Wir bitten Sie dringend:
- Stellen Sie Ihren Rechnungsversand bis spätestens [Datum] auf
E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) um, oder
- bestätigen Sie uns schriftlich einen verbindlichen Umsetzungstermin.
Für Rückfragen oder technische Unterstützung stehen wir gerne bereit:
[Name, Telefon, E-Mail]
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Unternehmen, Adresse]
Was ins Anschreiben gehört: auf einen Blick
| Pflichtangabe | Wozu sie dient |
|---|---|
| Gewünschtes Format (ZUGFeRD oder XRechnung) | Lieferant weiß, was sein System erzeugen muss |
| Ihre Empfangs-E-Mail-Adresse | Rechnung kommt an der richtigen Stelle an |
| Ab wann die Umstellung gelten soll | Klarer Termin, kein Interpretationsspielraum |
| Name einer Ansprechperson | Technische Rückfragen landen beim richtigen Menschen |
Ein Anschreiben ohne diese vier Angaben lässt Ihren Lieferanten mit offenen Fragen stehen. Das kostet Rückfragen und Verzögerungen.
Wenn ein Lieferant dauerhaft nicht kooperiert
In der Praxis sind die meisten Fälle kein echter Widerstand: Meistens fehlt Wissen, nicht der Wille. Ein Anruf nach dem ersten Schreiben löst oft mehr als ein zweites Mahnschreiben. Fragen Sie, welche Buchhaltungssoftware Ihr Lieferant einsetzt: Gängige Programme wie DATEV, Lexware oder sevDesk unterstützen ZUGFeRD inzwischen.
Wenn nach echten Eskalationsversuchen immer noch keine Umstellung erfolgt, sind zwei Fragen wichtig:
Kann ich die Rechnung trotzdem buchen? Ja, solange die Sendepflicht für Ihren Lieferanten noch nicht eingetreten ist (also bis Ende 2026 für die meisten), darf er mit Ihrer stillschweigenden Einwilligung noch Papier oder PDF schicken. Die Buchung ist möglich, aber der manuelle Aufwand bleibt bei Ihnen.
Riskiere ich meinen Vorsteuerabzug? Das ist die entscheidende Frage. Rechnungen, die nach Eintreten der Sendepflicht nicht den Anforderungen der §§ 14, 14a UStG entsprechen, können den Vorsteuerabzug gefährden. Das ist kein theoretisches Risiko, sondern von Steuerkanzleien bereits konkret benannt worden (Quelle: Ecovis zu Vorsteuerrisiko bei E-Rechnungsverweigerung).
Was Sie jetzt tun sollten: Dokumentieren Sie den Kommunikationsverlauf: Ihre Schreiben, Rückmeldungen oder das Ausbleiben davon. Das ist Ihr Nachweis, dass Sie aktiv gehandelt haben. Wenn ein wichtiger Lieferant dauerhaft nicht kooperiert und die Sendepflicht bereits gilt, sprechen Sie Ihren Steuerberater an. Er kann einschätzen, welches Risiko konkret besteht und ob weitere Schritte sinnvoll sind.
Lieferanten umgestellt, Vorsteuer gesichert
Wer Lieferanten strukturiert auf E-Rechnung umstellt und den Kommunikationsverlauf dokumentiert, schützt seinen Vorsteuerabzug und liefert lückenlose Nachweise. Das ist die Grundlage für Glaubwürdigkeit gegenüber Finanzamt und Betriebsprüfer, wenn es auf Belege ankommt.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
Muss ich meine Lieferanten aktiv auffordern, E-Rechnungen zu schicken?
Gesetzlich sind Sie als Empfänger nicht dazu verpflichtet, eine Aufforderung zu verschicken. Aber: Lieferanten, die nach Eintreten ihrer Sendepflicht weiterhin Papier schicken, gefährden Ihren Vorsteuerabzug. Aktive Kommunikation schützt Sie und reduziert Ihren manuellen Aufwand schon heute.
Welches Format soll ich meinen Lieferanten empfehlen?
ZUGFeRD ist für die meisten KMU-Lieferanten der einfachste Einstieg: Das Ergebnis sieht aus wie ein normales PDF, enthält aber einen maschinenlesbaren XML-Teil. Viele Buchhaltungsprogramme erzeugen ZUGFeRD seit 2024 ohne Zusatzaufwand. XRechnung (reines XML) ist vor allem im Behördenumfeld verbreitet und für viele Lieferanten ungewohnter.
Mein Lieferant sagt, sein System kann das nicht. Was nun?
Das ist häufig eine Frage des Softwarestands. Fragen Sie konkret, welches Programm er nutzt: Viele Standardlösungen unterstützen ZUGFeRD inzwischen. Alternativ gibt es Konvertierungsdienstleister, die einfache Rechnungsdaten in ZUGFeRD umwandeln. Im Zweifelsfall kann Ihr Lieferant seinen Softwareanbieter direkt ansprechen.
Kleinbetragsrechnungen: muss ich da auch umstellen?
Rechnungen unter 250 € brutto sind als Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV von der vollen Rechnungspflicht ausgenommen. Diese Lieferanten können Sie bei der ersten Rollout-Welle zurückstellen.
Mein Lieferant sagt, er braucht noch etwas Zeit. Ist das okay?
Ja, solange seine Sendepflicht noch nicht eingetreten ist (im Regelfall bis Ende 2026). Lassen Sie sich eine schriftliche Rückmeldung mit einem Zieldatum geben. Das schützt Sie bei einer späteren steuerlichen Prüfung und gibt beiden Seiten Klarheit.
Verliere ich den Vorsteuerabzug, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?
Das hängt von der Art des Fehlers ab. Nicht jede Abweichung führt automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Bei sicherheitskritischen Einzelfällen (etwa wenn ein wichtiger Lieferant dauerhaft nicht umstellt) empfehlen wir, Ihren Steuerberater hinzuzuziehen. Er kann die konkrete Situation einschätzen.