Auf dieser Seite
- Zwei Pflichten, die leicht verwechselt werden
- Was Sie aber jetzt tun können und sollten
- So erkennen Sie den Status jedes Lieferanten: aus der Rechnung selbst
- Einfaches PDF: kein Strukturdaten-Anhang
- PDF mit dem Hinweis „ZUGFeRD" oder „Factur-X"
- Reine XML-Datei im E-Mail-Anhang
- Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, Hinweis auf § 19 UStG
- Sonderfall: Kleinunternehmer-Lieferanten
- Ihre Checkliste: Lieferantenliste anlegen in vier Schritten
- Wann wird es ernst, und für wen
- Was tun, wenn ein Lieferant 2027 immer noch PDF schickt?
- Der Dienst übernimmt die Liste für Sie
Sie öffnen eine Eingangsrechnung und es ist wieder ein normales PDF. Kein XML, kein ZUGFeRD, kein XRechnung. Müssen Sie jetzt etwas tun? Haben Sie etwas versäumt?
Nein. Noch ist nichts falsch gelaufen.
Dieser Leitfaden erklärt, warum das so ist, und warum jetzt trotzdem der richtige Moment ist, einen kurzen Überblick anzulegen. Schritt für Schritt, ohne IT-Kenntnisse, ohne Fachwissen zu Dateiformaten.
Den übergeordneten Überblick, welche Lieferanten ab 2027 umstellen müssen und wie der Dienst den Status automatisch erkennt, finden Sie auf der Angebotsseite Lieferanten-E-Rechnungs-Check. Alle digitalen Dienste rund um E-Rechnung und Liquidität sind in der Lösungen im Überblick zusammengefasst.
Zwei Pflichten, die leicht verwechselt werden
Bei der E-Rechnung gibt es eine Falle: Es klingt nach einer Pflicht, aber es sind zwei, und sie gelten für unterschiedliche Seiten.
Ihre Pflicht als Empfänger: Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Dafür reicht es, wenn E-Mails mit E-Rechnungs-Anhängen nicht abgewiesen werden.
Die Pflicht Ihres Lieferanten: Erst zu einem späteren Zeitpunkt müssen Lieferanten selbst E-Rechnungen ausstellen. Diese Ausstellungspflicht greift gestaffelt, je nach Umsatz des Lieferanten frühestens ab dem 1. Januar 2027 (Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz, BGBl. I 2024 Nr. 108, § 14 und § 27 Abs. 39 UStG).
Bis dahin darf ein Lieferant, mit Ihrer stillschweigenden Einwilligung, noch per PDF oder Papier abrechnen. Kein Verstoß, kein Problem. Das ist der aktuelle Stand.
Was das für Ihren Alltag bedeutet: Wenn Sie morgen früh ein PDF von einem Lieferanten öffnen, ist das bis Ende 2026 vollkommen in Ordnung. Sie müssen den Lieferanten nicht sofort anschreiben, nichts beanstanden, keine Rückfragen stellen.
Was Sie aber jetzt tun können und sollten
Auch wenn kein akuter Handlungsdruck besteht, lohnt sich jetzt ein kurzer Überblick. Warum? Weil es 2027 deutlich einfacher ist, wenn Sie heute schon wissen:
- Welche Lieferanten schicken bereits E-Rechnungen?
- Welche sind als Kleinunternehmer dauerhaft befreit, also für immer PDF?
- Welche müssen 2027 umstellen und brauchen rechtzeitig ein Anschreiben?
Wer das jetzt anlegt, schreibt 2027 gezielt drei oder vier Lieferanten an, statt in Zeitdruck 80 auf einmal abzuarbeiten.
So erkennen Sie den Status jedes Lieferanten: aus der Rechnung selbst
Sie brauchen dafür kein Buchhaltungsprogramm und keine IT-Abteilung. Die Rechnung selbst verrät Ihnen, was Sie wissen müssen.
Einfaches PDF: kein Strukturdaten-Anhang
Das klassische, digital erstellte PDF. Kein Programm hat beim Öffnen eine Meldung wie „XML-Daten gefunden" oder ähnliches angezeigt. Das ist eine sogenannte „sonstige Rechnung", keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Bis Ende 2026 erlaubt, danach wird der Lieferant umstellen müssen.
Was notieren: Lieferant X → Status „PDF, noch kein E-Rechnungsformat"
PDF mit dem Hinweis „ZUGFeRD" oder „Factur-X"
Manche Buchhaltungsprogramme erzeugen PDFs, bei denen im Acrobat-Anhangsfenster eine Datei namens factur-x.xml oder ZUGFeRD-invoice.xml steckt. Wenn das sichtbar ist, hat Ihr Lieferant schon E-Rechnung-Fähigkeit, zumindest im Ansatz. Ob das Profil wirklich konform ist, erkennt ein Validierungstool. Für Ihre Liste reicht: „schickt bereits ZUGFeRD".
Was notieren: Lieferant Y → Status „ZUGFeRD, bereits E-Rechnung-fähig"
Reine XML-Datei im E-Mail-Anhang
Das ist eine XRechnung. Ihr Lieferant ist vollständig E-Rechnungs-bereit. Kein weiterer Handlungsbedarf auf seiner Seite.
Was notieren: Lieferant Z → Status „XRechnung, bereits E-Rechnung-fähig"
Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, Hinweis auf § 19 UStG
Dann handelt es sich wahrscheinlich um einen Kleinunternehmer. Das ist ein Sonderfall, der eine eigene Kategorie verdient; dazu gleich mehr.
Sonderfall: Kleinunternehmer-Lieferanten
Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG erkennen Sie daran, dass ihre Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen und oft einen Hinweis wie „gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben" enthalten.
Diese Lieferanten sind nach § 34a UStDV dauerhaft vom Versand von E-Rechnungen befreit. Das bedeutet: Ein Kleinunternehmer-Lieferant, der Ihnen bis 2030 und darüber hinaus PDFs schickt, macht damit alles richtig. Er muss nicht umstellen, egal wie die Fristen für andere laufen.
Empfangen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen trotzdem, aber das betrifft Sie, nicht ihn.
Für Ihre Liste bedeutet das: Diese Lieferanten kommen in eine eigene Kategorie, damit Sie 2027 nicht fälschlicherweise anfangen, sie anzuschreiben.
Was notieren: Lieferant Müller Bürobedarf → Status „Kleinunternehmer § 19 UStG, PDF dauerhaft zulässig"
Ihre Checkliste: Lieferantenliste anlegen in vier Schritten
Sie brauchen dafür nur Ihre Eingangsrechnungen der letzten Monate und eine einfache Tabelle oder Liste.
Schritt 1: Lieferanten zusammentragen
Sammeln Sie alle Lieferanten, von denen Sie regelmäßig Rechnungen erhalten. Eine grobe Liste aus dem Kopf oder aus Ihrer Buchhaltungssoftware reicht als Startpunkt.
Schritt 2: Letzte Rechnung prüfen
Schauen Sie sich für jeden Lieferanten die zuletzt eingegangene Rechnung an. Stellen Sie fest: normales PDF, ZUGFeRD-PDF, XML-Datei, oder keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmer)?
Schritt 3: Status eintragen
Tragen Sie für jeden Lieferanten einen von vier Status ein:
| Status | Was das bedeutet |
|---|---|
| E-Rechnung konform | Lieferant schickt bereits XRechnung oder ZUGFeRD |
| PDF, Umstellung bis 2027/2028 nötig | Normales PDF, Lieferant muss rechtzeitig informiert werden |
| Kleinunternehmer, PDF dauerhaft zulässig | Keine Ausstellungspflicht, kein Handlungsbedarf |
| Unbekannt | Noch keine Rechnung vorgelegen oder unklar |
Schritt 4: „Unbekannt" nachklären
Bei Lieferanten, bei denen Sie sich nicht sicher sind: Schauen Sie noch einmal in die letzte Rechnung. Gibt es den Hinweis auf § 19 UStG? Gibt es XML-Anhänge? Im Zweifel reicht ein kurzer Anruf beim Lieferanten: „Können Sie schon E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen?"
Wann wird es ernst, und für wen
Die Fristen gelten für Ihren Lieferanten, nicht für Sie. Zur Orientierung:
Ab 1. Januar 2027: Lieferanten, deren Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 € lag, sind zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Das betrifft größere Dienstleister, Handwerksbetriebe und Händler. Quelle: e-rechnung-bund.de.
Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt dann für alle B2B-Lieferanten ohne Umsatzgrenze, mit Ausnahme der dauerhaft befreiten Kleinunternehmer.
Was das für Ihre Liste bedeutet: Lieferanten mit „PDF, Umstellung nötig" sollten Sie rechtzeitig anschreiben. Im Herbst 2026 für die größeren, im Laufe des Jahres 2027 für die übrigen. Wer jetzt schon weiß, wen er ansprechen muss, hat den Überblick und muss ihn nicht erst unter Zeitdruck erarbeiten.
Mehr zur Frage, wie man Lieferanten konkret anschreibt und was in eine solche Anfrage gehört, finden Sie im Leitfaden zur Lieferanten-Umstellung.
Was tun, wenn ein Lieferant 2027 immer noch PDF schickt?
Wenn die Ausstellungspflicht für einen Lieferanten gilt und er trotzdem noch PDF schickt, liegt der Regelverstoß bei ihm, nicht bei Ihnen. Allerdings kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung danach fragen, ob Sie auf die Umstellung hingewirkt haben und ob Sie das dokumentiert haben.
Eine vollständige Lieferantenliste mit Status, wie in den Schritten oben beschrieben, ist dabei der wichtigste Nachweis. Im Zweifel berät Ihr Steuerberater zu den konkreten Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug.
Mehr zum Hintergrund der E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028 finden Sie in unserem Überblicksartikel.
Der Dienst übernimmt die Liste für Sie
Wenn Sie die Liste nicht manuell pflegen möchten: Der Dienst liest den Status jedes Lieferanten direkt aus den eingegangenen Rechnungen ab, ohne manuelle Eingabe, ohne Tabelle, ohne Nachfrage. Er klassifiziert automatisch, ob ein Lieferant bereits E-Rechnungen schickt, welches Format er verwendet und ob das Profil konform ist.
Das Ergebnis ist eine exportierbare Liste, sortierbar nach Dringlichkeit, jederzeit für Buchhaltung oder Betriebsprüfung bereit.
Zum Lieferanten-E-Rechnungs-Check
Mein Lieferant schickt ein PDF. Ist das seit 2025 illegal?
Nein. Die Übergangsfrist erlaubt es Ihrem Lieferanten, bis Ende 2026 (große Lieferanten) bzw. bis Ende 2027 (alle übrigen) noch PDFs und Papierrechnungen zu versenden, mit stillschweigender Einwilligung des Empfängers. Erst danach greift die Ausstellungspflicht. Quelle: BMF FAQ zur E-Rechnung.
Wie erkenne ich, ob mein Lieferant Kleinunternehmer ist?
Auf der Rechnung steht keine Mehrwertsteuer, und es gibt einen Hinweis wie „gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben". Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie kurz nach, der Lieferant weiß das selbst. Kleinunternehmer sind dauerhaft vom Versand von E-Rechnungen befreit (§ 34a UStDV).
Muss ich als Empfänger etwas tun, wenn mein Lieferant noch PDF schickt?
Nein, solange die Übergangsfrist läuft, müssen Sie nichts beanstanden. Es lohnt sich aber, eine Liste zu führen, welche Lieferanten Sie rechtzeitig vor 2027 bzw. 2028 ansprechen müssen. Das spart Zeitdruck später.
Was ist eine „sonstige Rechnung"?
Ein normales PDF ohne eingebettetes XML gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im rechtlichen Sinne, sondern als „sonstige Rechnung". Das bedeutet: Sie können sie verarbeiten und buchen wie bisher, aber der Lieferant muss bis 2027 oder 2028 auf ein konformes Format umstellen.
Was passiert, wenn ein Lieferant nach 2027 immer noch PDF schickt?
Der Verstoß liegt beim Lieferanten, nicht bei Ihnen. Aber bei einer Betriebsprüfung kann danach gefragt werden, ob Sie die Situation dokumentiert und auf die Umstellung hingewirkt haben. Eine gepflegte Lieferantenliste mit Status ist dabei der wichtigste Nachweis. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.
Brauche ich IT-Kenntnisse, um den Status eines Lieferanten zu prüfen?
Nein. Die Merkmale (PDF ohne Anhang, ZUGFeRD-PDF, XML-Datei, kein Umsatzsteuerausweis) sind ohne technisches Vorwissen an der Rechnung selbst erkennbar. Der Dienst übernimmt diese Prüfung für alle Lieferanten automatisch aus den eingegangenen Rechnungen.
Voller Überblick, klare Prioritäten
Wer die Lieferantenliste heute anlegt, weiß 2027 genau, wen er ansprechen muss. Jeder Lieferanten-Status ist dann sauber dokumentiert, greifbar für Steuerberater und Betriebsprüfung.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
