Lieferanten auf E-Rechnungs-Fähigkeit prüfen: Wer muss bis 2027 umstellen?
Ein sauberer, strukturierter Belegeingang ist die Grundlage für eine Liquiditätsvorschau, die sich ohne Abtippen füllt. Ihre Lieferanten dürfen noch bis Ende 2026 PDFs schicken – ab 2027 greift die Ausstellungspflicht. Wer jetzt nicht weiß, welche Lieferanten technisch bereit sind und welche noch umstellen müssen, hat in 18 Monaten einen handfesten Engpass im Belegfluss.
Der Dienst macht den Status je Lieferant sichtbar und dokumentierbar – automatisch aus eingegangenen Rechnungen, ohne manuelle Tabellen.
- Empfangspflicht ab 2025 – keine Ausnahme
- Ausstellungspflicht ab 2027 für Lieferanten über 800.000 € Vorjahresumsatz
- Status automatisch aus Eingangsrechnungen ermittelt
- Exportierbare Dokumentation für Buchhaltung und Betriebsprüfung
Das Problem: Sie wissen nicht, wer schon kann – und wer 2027 nachrüsten muss
Ihre Buchhaltung empfängt täglich Eingangsrechnungen: XML-Datei vom einen, ZUGFeRD-PDF vom nächsten, klassisches PDF vom dritten. Solange die Übergangsfrist läuft, ist das erlaubt. Aber Sie haben keine Liste, die zeigt:
- Wer schickt schon normkonforme E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC)?
- Wer schickt ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC-WL – Formate, die laut BMF FAQ zur E-Rechnung nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG gelten?
- Wer schickt noch PDF und muss bis 2027 umstellen?
- Welche Ihrer Lieferanten sind als Kleinunternehmer dauerhaft vom Versand befreit?
Ohne diesen Überblick reagieren Sie 2027 auf Zuruf – statt vorbereitet zu sein.
Was der Dienst tut: Status je Lieferant – automatisch und dokumentiert
Der Dienst analysiert Ihre Eingangsrechnungen und leitet daraus ab, in welchem Format jeder Lieferant tatsächlich liefert. Kein manuelles Ausfüllen, kein Raten.
| Status | Was das bedeutet |
|---|---|
| E-Rechnung – konform | Lieferant schickt XRechnung oder ZUGFeRD BASIC oder höher |
| E-Rechnung – nicht konform | Lieferant schickt ZUGFeRD MINIMUM/BASIC-WL – rechtlich eine „sonstige Rechnung" |
| PDF / Papier | Noch zulässig bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 bei Umsatz bis 800.000 €), danach Handlungsbedarf |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Dauerhaft vom Versand befreit – kein Handlungsbedarf, aber zu dokumentieren |
Die Liste lässt sich exportieren, nach Dringlichkeit sortieren und der Buchhaltung oder dem Steuerberater übergeben.
Warum jetzt – und nicht erst 2026
Die Ausstellungspflicht greift stufenweise (Quelle: e-rechnung-bund.de, Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz, BGBl. I 2024 Nr. 108, § 14 und § 27 Abs. 39 UStG):
- 01.01.2027: Alle B2B-Lieferanten mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
- 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle B2B-Lieferanten ohne Umsatzgrenze.
Wer jetzt die Stammdaten anlegt, kann 2027 gezielt und geordnet nachfassen – statt 80 Lieferanten auf einmal anzuschreiben, weil der Druck von außen entsteht. Der Aufwand ist heute überschaubar; im Herbst 2026, wenn alle gleichzeitig dasselbe wollen, ist er es nicht mehr.
Für die Buchhaltung – praktisch erklärt
Mein Lieferant schickt noch PDFs – was bedeutet das, muss ich ihn anschreiben, und wie prüfe ich das ohne IT-Kenntnisse? Schritt für Schritt, alltagsnah, ohne Fachchinesisch.
Buchhaltungs-Leitfaden →
Für ERP-Berater und IT – technischer Deep-Dive
Stammdatenfeld „E-Rechnungs-Status" implementieren, Formate aus Eingangsdaten erkennen, Peppol-SMP-Lookup richtig einordnen, ungültige ZUGFeRD-Profile filtern.
Zum Technik-Leitfaden →
Müssen meine Lieferanten bereits heute E-Rechnungen schicken?
Nein – bis Ende 2026 gilt eine Übergangsfrist. Lieferanten dürfen mit stillschweigender Einwilligung des Empfängers noch PDFs und Papierrechnungen versenden. Erst ab dem 1. Januar 2027 greift die Ausstellungspflicht für Lieferanten mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 2028 für alle. Für Sie als Empfänger gilt die Empfangspflicht hingegen seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme. Quelle: BMF FAQ zur E-Rechnung.
Was ist, wenn ein Lieferant eine ZUGFeRD-Datei schickt?
Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist eine gültige E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten laut BMF nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG, weil gesetzlich vorgeschriebene Pflichtfelder fehlen. Erst ab ZUGFeRD-Profil BASIC (ohne WL) aufwärts sowie bei XRechnung ist die Anforderung erfüllt. Der Dienst erkennt das Profil automatisch und kennzeichnet nicht konforme Belege entsprechend. Mehr zu den Formaten: XRechnung und ZUGFeRD erklärt.
Sind Kleinunternehmer-Lieferanten zur E-Rechnung verpflichtet?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Versand von E-Rechnungen befreit (§ 34a UStDV; gesetze-im-internet.de). Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Für Ihre Buchhaltung bedeutet das: Ein Kleinunternehmer-Lieferant, der weiterhin PDF schickt, verstößt gegen keine Pflicht – der Status sollte aber als „Kleinunternehmer – PDF dauerhaft zulässig" dokumentiert sein, damit bei einer Betriebsprüfung keine Rückfragen entstehen.
Wie erkenne ich den E-Rechnungs-Status eines Lieferanten ohne ERP?
Der Dienst liest den Status aus den Eingangsrechnungen selbst ab – kein separates ERP oder Systemzugang nötig. Sie verbinden Ihr E-Mail-Postfach oder laden Belege hoch, und der Dienst klassifiziert jeden Lieferanten anhand der tatsächlich eingegangenen Dokumente. Das Ergebnis ist eine exportierbare Liste mit Status und Handlungsempfehlung je Lieferant. Mehr zum technischen Ablauf: Cashflow aus Belegen.
Was passiert, wenn ein Lieferant 2027 immer noch PDF schickt?
Der Regelverstoß liegt dann beim Lieferanten, nicht bei Ihnen als Empfänger. Allerdings kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung danach fragen, ob Sie die E-Rechnungs-Fähigkeit Ihrer Lieferanten dokumentiert und auf Umstellung hingewirkt haben. Eine vollständige Lieferantenliste mit Status ist dabei der wichtigste Nachweis. Im Zweifel berät Ihr Steuerberater zu den konkreten Folgen für Ihr Unternehmen.
Kann der Dienst meine Lieferanten auch automatisch anschreiben?
Nein – das Anschreiben ist ein separater Schritt, den Sie und Ihr Team steuern. Der Dienst liefert die strukturierte Liste mit Status je Lieferant als Grundlage dafür. Was Sie danach mit der Liste machen – priorisieren, kommunizieren, nachverfolgen – erklärt der Buchhaltungs-Leitfaden für dieses Thema Schritt für Schritt.
Den Belegfluss kennen – und die Liquidität im Blick behalten
Wer weiß, welche Lieferanten ab 2027 strukturierte E-Rechnungen liefern werden, hat einen saubereren, auswertbaren Belegfluss. Saubere Belege sind die Voraussetzung für eine belastbare Liquiditätsplanung, wie die Lösungen im Überblick zeigen.
Die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau von liqui.de zeigt auf einen Blick, wann Verbindlichkeiten gegenüber Ihren Lieferanten fällig werden – direkt aus den Eingangsrechnungen abgeleitet, ohne manuelle Eingabe. So schließt der Lieferanten-Check nahtlos an die Liquiditätssicht an.
Zur 13-Wochen-Liquiditätsvorschau · Jetzt starten
Vollständige Dokumentation vor dem Prüfer
Wer den E-Rechnungs-Status seiner Lieferanten strukturiert erfasst, hat einen auswertbaren Belegfluss aus echten Eingangsbelegen – und was das im Betriebsprüfungsfall wirklich zählt: eine lückenlose Auskunft darüber, welche Lieferanten normkonform liefern und wen Sie aktiv auf Umstellung hingewiesen haben.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
