Auf dieser Seite
- 1. Das Stammdatenfeld „E-Rechnungs-Status" – Feldmodell für das ERP
- 2. Format-Erkennung aus Eingangsdaten – Status automatisch ableiten
- 2.1 E-Mail-Eingang: Anhang-Typ als erster Filter
- 2.2 PDF/A-3-Einbettung erkennen (ZUGFeRD)
- 2.3 XRechnung identifizieren (BT-24)
- 2.4 ZUGFeRD-Profil aus dem eingebetteten XML auslesen
- 3. ZUGFeRD-Profile filtern – MINIMUM und BASIC-WL aussortieren
- 3.1 Was fehlt in MINIMUM und BASIC-WL
- 3.2 Profilerkennung im Code – URN-Mapping
- 4. Peppol-SMP-Lookup im deutschen KMU-Kontext realistisch einordnen
- 4.1 Wie der Lookup technisch funktioniert
- 4.2 Warum der Lookup für deutsche KMU-Lieferanten oft leer bleibt
- 5. Lieferantensegmente und Sonderfälle
- 5.1 Kleinunternehmer-Lieferanten
- 5.2 Ausstellungspflicht-Zeitplan: Warum 2027/2028 das Planungshorizont ist
- 6. Dokumentation für die Betriebsprüfung
- 7. Umsetzungsempfehlung: Reihenfolge für den ERP-Rollout
Dieser Leitfaden richtet sich an ERP-Berater, IT-Verantwortliche und technisch versierte Buchhalter, die den E-Rechnungs-Status ihrer Lieferanten systematisch erfassen und im System hinterlegen wollen. Er behandelt das Stammdaten-Feldmodell, die automatische Format-Erkennung aus Eingangsdaten, das ZUGFeRD-Profil-Filtering und die realistische Einordnung des Peppol-SMP-Lookups für den deutschen KMU-Kontext.
Den übergeordneten Überblick – warum dieser Check jetzt sinnvoll ist und wie die Übergangsfrist bis 2027/2028 das Timing beeinflusst – finden Sie auf der Angebots-Übersichtsseite. Alle Werkzeuge für den Rechnungseingang sind unter Lösungen im Überblick zusammengefasst.
1. Das Stammdatenfeld „E-Rechnungs-Status" – Feldmodell für das ERP
Das Ziel ist ein einzelnes, auditiertes Feld im Lieferantenstamm, das jederzeit zeigt: Welches Format sendet dieser Lieferant – und worauf basiert diese Einschätzung?
Empfohlenes Feldmodell (Minimalausbau):
| Feldname | Typ | Beispielwerte |
|---|---|---|
erech_status | Enum | unbekannt, pdf-sonstig, zugferd-konform, zugferd-nicht-konform, xrechnung, peppol-as4 |
erech_format_detail | Text | z. B. ZUGFeRD 2.3 EN 16931, XRechnung 3.0 UBL |
erech_erkannt_am | Datum | Datum der letzten Status-Aktualisierung |
erech_quelle | Enum | manuell, aus-eingang, peppol-lookup, lieferant-gemeldet |
erech_hinweis | Freitext | z. B. „Kleinunternehmer gem. § 19 UStG, Versand dauerhaft befreit" |
erech_geprueft_durch | Text | Kürzel der prüfenden Person |
Wichtige Konvention: Das Feld erech_quelle macht den Unterschied zwischen einer Eigenaussage des Lieferanten und einem systemseitig erkannten Eingang sichtbar. Nur letzteres ist belastbar – das erste ist eine Absichtserklärung, keine technische Bestätigung.
Für die Betriebsprüfung empfiehlt sich eine Änderungshistorie (Audit-Log) mit Zeitstempel, altem Wert, neuem Wert und auslösendem Benutzer oder Prozess. Die meisten gängigen ERP-Systeme bieten dies über Change-Tracking-Module oder eigene Log-Tabellen.
2. Format-Erkennung aus Eingangsdaten – Status automatisch ableiten
Der stärkste Mechanismus zur Statusermittlung ist die Auswertung bereits eingegangener Rechnungen. Wer schon XRechnung oder konformes ZUGFeRD schickt, ist nachweislich fähig – und der Status lässt sich ohne Lieferantenkontakt setzen.
2.1 E-Mail-Eingang: Anhang-Typ als erster Filter
Beim E-Mail-Eingang liefert der MIME-Typ des Anhangs den ersten Hinweis:
application/xmlodertext/xml– reines XML, potenziell XRechnungapplication/pdf– PDF, potenziell ZUGFeRD (eingebettetes XML) oder einfaches PDF- Kein strukturiertes Format – „sonstige Rechnung" im Sinne des BMF-Schreibens vom 15.10.2025
Ein einfaches PDF ohne XML-Einbettung gilt seit dem 01.01.2025 als „sonstige Rechnung" und nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Der Lieferantenstatus bleibt damit vorerst pdf-sonstig.
2.2 PDF/A-3-Einbettung erkennen (ZUGFeRD)
ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einer PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Das eingebettete XML ist im PDF-Anhang mit AFRelationship gleich Alternative oder Source gekennzeichnet – und trägt den Dateinamen factur-x.xml (aktueller Standard) oder historisch ZUGFeRD-invoice.xml.
Für die programmatische Erkennung genügt eine PDF-Bibliothek, die den Anhang-Stream extrahiert und nach diesem Dateinamen sucht. Findet sich kein XML-Anhang, handelt es sich um ein reines PDF.
2.3 XRechnung identifizieren (BT-24)
XRechnungen sind reine XML-Dateien in zwei zulässigen Syntaxen: UBL (ubl:Invoice) und CII (rsm:CrossIndustryInvoice). Der entscheidende Erkennungsparameter ist das Feld BT-24 (Spezifikationskennung):
- UBL:
<cbc:CustomizationID> - CII:
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter><ram:ID>
Gültige XRechnung-Werte (Stand 2025):
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.3
Liegt dieser Wert vor, setzen Sie erech_status = xrechnung und befüllen erech_format_detail mit der konkreten Version.
2.4 ZUGFeRD-Profil aus dem eingebetteten XML auslesen
Das XML im ZUGFeRD-Anhang nutzt ebenfalls das CII-Schema. Das Profil steht in:
rsm:CrossIndustryInvoice
→ rsm:ExchangedDocumentContext
→ ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter
→ ram:ID
Dieser Wert enthält das Profil als URN. Die Auswertung dieses Feldes ist der zentrale Schritt für das Profil-Filtering im nächsten Abschnitt.
3. ZUGFeRD-Profile filtern – MINIMUM und BASIC-WL aussortieren
Das BMF stellt in seiner FAQ klar: Konform sind „insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL." Beide Profile fehlen Pflichtfelder, die § 14 UStG und die EN 16931 verlangen.
3.1 Was fehlt in MINIMUM und BASIC-WL
MINIMUM enthält nur eine Grundmenge an Kopfdaten (Rechnungsnummer, -datum, Gesamtbetrag, Steuerbetrag auf Kopfebene). Zeilenpositionen, Mengen und Einzelpreise fehlen vollständig. Das Profil ist für Buchhaltungsüberweisungen gedacht, nicht für umsatzsteuerliche Zwecke.
BASIC-WL fügt Zeilenpositionen hinzu, liefert aber keine strukturierten Steueraufschlüsselungen auf Zeilenebene. Das genügt nicht für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG.
Beide Profile sind für die interne Nachverarbeitung und Rechnungsfreigabe nutzlos – sie enthalten zu wenig maschinell auswertbare Information.
3.2 Profilerkennung im Code – URN-Mapping
Lesen Sie den ram:ID-Wert aus und prüfen Sie gegen diese Klassifikation:
| Profil-URN (Ausschnitt) | Profil | Konform? |
|---|---|---|
…:minimum | MINIMUM | Nein |
…:basicwl | BASIC-WL | Nein |
…:basic | BASIC | Ja |
urn:cen.eu:en16931:2017 (ohne Suffix) | EN 16931 | Ja |
…:en16931:2017#compliant#…:xrechnung_… | XRechnung | Ja |
…:extended | EXTENDED | Ja |
Empfehlung für die ERP-Logik: Prüfen Sie auf die Ausschlussliste (minimum, basicwl). Alles andere in ZUGFeRD ≥ 2.0.1 gilt als konform. Setzen Sie für nicht-konforme Profile erech_status = zugferd-nicht-konform und vermerken Sie das Profil in erech_format_detail – damit ist für die Nachverfolgung dokumentiert, warum der Lieferant trotz vorliegenden XMLs noch nicht als „ready" gilt.
Eine Schemavalidierung gegen das offizielle Schematron (verfügbar über KoSIT / xeinkauf.de) ist der belastbarste zweite Prüfschritt, wenn das Profil-Filtering allein nicht ausreicht.
4. Peppol-SMP-Lookup im deutschen KMU-Kontext realistisch einordnen
Peppol ist ein internationales Netzwerk für den strukturierten Rechnungsaustausch über AS4-Protokoll. Es bietet einen öffentlichen Teilnehmer-Lookup – der im deutschen Mittelstand jedoch nur begrenzt anwendbar ist.
4.1 Wie der Lookup technisch funktioniert
Das Peppol-Netz teilt die Teilnehmersuche in zwei Ebenen:
SML (Service Metadata Locator): Ein zentraler DNS-basierter Dienst. Er mappt eine Peppol-ID (Identifikationsschema + Unternehmenskennung, z. B.
0088::4012345000004für eine GLN) auf den zuständigen SMP-Provider. Erreichbar über den DNS-Einstiegspunkt der Europäischen Peppol-Infrastruktur.SMP (Service Metadata Publisher): Ein dezentraler Dienst beim Access-Point-Provider des Teilnehmers. Er liefert den AS4-Endpunkt (URL + Zertifikat) und die Liste der unterstützten Dokumenttypen. Für Deutschland relevant:
urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2für UBL-Rechnungen.
Öffentliche Lookup-Werkzeuge: lookup.peppol.org und directory.peppol.eu – letzteres ermöglicht die Suche nach Firmenname und Land.
4.2 Warum der Lookup für deutsche KMU-Lieferanten oft leer bleibt
Der Lookup setzt voraus, dass ein Lieferant bei einem Peppol-Access-Point registriert ist. Im deutschen B2G-Bereich ist dies durch die Leitweg-ID gut abgedeckt – öffentliche Auftraggeber sind zur Teilnahme verpflichtet. Im privaten B2B-KMU-Segment ist die Registrierungsquote Stand 2026 gering.
Ein Lookup-Ergebnis „Teilnehmer nicht gefunden" bedeutet deshalb nicht, dass der Lieferant keine E-Rechnungen erstellen kann. Er ist möglicherweise fähig, sendet aber über E-Mail statt Peppol. Das Ergebnis ist für das Stammdatenfeld erech_quelle relevant: Tragen Sie es als peppol-lookup: nicht registriert ein, und werten Sie eingegangene E-Mail-Rechnungen als primäre Informationsquelle.
Empfehlung: Setzen Sie den Peppol-Lookup als ergänzenden, nicht als primären Erkennungsmechanismus ein. Für die meisten KMU-Lieferanten ist die automatische Status-Ableitung aus eingegangenen Rechnungen (Abschnitt 2) der praktisch relevantere Weg.
5. Lieferantensegmente und Sonderfälle
5.1 Kleinunternehmer-Lieferanten
Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind nach § 34a UStDV dauerhaft vom Versand einer E-Rechnung befreit. Empfangen müssen sie diese trotzdem. Für das ERP bedeutet das: Setzen Sie erech_status = pdf-sonstig dauerhaft und vermerken Sie in erech_hinweis explizit die Kleinunternehmer-Eigenschaft. Dieser Lieferant wird nie in eine „nicht-konform"-Kategorie fallen – der PDF-Empfang ist für ihn rechtlich korrekt.
Prüfen Sie die Kleinunternehmer-Eigenschaft anhand der Rechnung selbst: Kleinunternehmer-Rechnungen tragen keinen Umsatzsteuerausweis und verweisen auf § 19 UStG.
5.2 Ausstellungspflicht-Zeitplan: Warum 2027/2028 das Planungshorizont ist
Lieferanten sind bis Ende 2026 (bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €: bis Ende 2027) berechtigt, mit stillschweigender Einwilligung des Empfängers noch Papier oder PDF zu senden. Erst ab 01.01.2027 (Großunternehmen) bzw. 01.01.2028 (alle) greift die Ausstellungspflicht flächendeckend. Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) und § 27 Abs. 39 UStG.
Das heißt konkret: Ein Lieferant mit erech_status = pdf-sonstig und ohne Kleinunternehmer-Ausnahme ist heute noch nicht in Verzug. Das Stammdatenfeld dient jetzt der Vorbereitung, nicht der Compliance-Eskalation.
6. Dokumentation für die Betriebsprüfung
Der E-Rechnungs-Status im Lieferantenstamm ist kein reines Operativwerkzeug – er ist ein Revisionsdokument. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie nachweisen können, welche Rechnungen warum als E-Rechnung oder als „sonstige Rechnung" behandelt wurden.
Mindestanforderung an die Audit-Spur:
- Datum der Statusänderung
- Auslöser (Eingang einer XRechnung / manuell gesetzt / Peppol-Lookup)
- Profil oder Format (z. B.
ZUGFeRD 2.3 BASIC-WL → nicht konform) - Ändernde Person oder automatisierter Prozess
Legen Sie zusätzlich je Lieferant eine Belegkopie der ersten eingegangenen E-Rechnung als Nachweis der erkannten Fähigkeit ab. Ein Verweis auf die Eingangsbelegnummer im Statusfeld reicht technisch – wichtig ist, dass der Ursprungsbeleg revisionssicher archiviert ist (GoBD-konforme Archivierung).
Für den Export in eine prüffähige Liste – z. B. als CSV mit Lieferantennummer, Name, Status, Datum, Quelle – bietet die Software eine fertige Export-Funktion, die direkt für Prüfungszwecke aufbereitet ist.
7. Umsetzungsempfehlung: Reihenfolge für den ERP-Rollout
- Stammdatenfeld anlegen (Abschnitt 1) – zunächst manuell befüllbar, mit Status
unbekanntals Default. - Eingangsverarbeitung erweitern (Abschnitt 2–3) – automatische Profilerkennung bei jedem Rechnungseingang, Statussetzung per Hintergrundprozess.
- Peppol-Lookup optional einbinden (Abschnitt 4) – als Batch-Job für alle Lieferanten ohne erkannten Status, mit expliziter „nicht registriert"-Kennzeichnung.
- Kleinunternehmer manuell markieren (Abschnitt 5.1) – einmalig, danach Dauerstatus.
- Export und Audit-Reporting aktivieren (Abschnitt 6) – vor 2027, damit die Liste im Prüfungsfall sofort verfügbar ist.
Weitere technische Hintergründe zu den Formaten finden Sie in den Artikeln ZUGFeRD / Factur-X erklärt und XRechnung erklärt sowie im Überblick zur E-Rechnungspflicht 2025–2028.
Klarer Status, belastbar dokumentiert
Wer den E-Rechnungs-Status seiner Lieferanten aus echten Belegen ableitet und im ERP festhält, hat die Datenbasis für den Rechnungseingang ohne manuelle Nachkontrolle – und die Glaubwürdigkeit gegenüber dem Finanzamt, wenn die Betriebsprüfung nach dem Nachweis fragt.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
