Auf dieser Seite
- Warum ZUGFeRD aussieht wie ein PDF, aber trotzdem keines ist
- Schritt 1: Habe ich eine ZUGFeRD-Rechnung vor mir?
- Schritt 2: Ist diese ZUGFeRD-Rechnung überhaupt gültig?
- Schritt 3: So nutzen Sie den kostenlosen Online-Validator
- Was tun, wenn XML und PDF voneinander abweichen?
- Empfangspflicht gilt bereits: Was das für Sie bedeutet
Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail, öffnen sie in Ihrem PDF-Betrachter und lesen Betrag, Steuersatz und Bankverbindung. Alles klar, denken Sie.
Wenn die Rechnung im ZUGFeRD-Format vorliegt, stimmt das nicht ganz. Hinter dem lesbaren PDF steckt eine zweite Datei: ein XML-Datenteil, den Sie nicht sehen. Dieser XML-Teil ist steuerlich führend. Was dort steht, zählt, nicht was Sie auf dem Bildschirm lesen. Das hat das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (PDF) klargestellt.
Dieser Artikel erklärt in drei Schritten, was das für Ihren Arbeitsalltag bedeutet. Ohne Fachbegriffe, die Sie nicht brauchen.
Warum ZUGFeRD aussieht wie ein PDF, aber trotzdem keines ist
ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus PDF und XML. Die Datei trägt die Endung .pdf und öffnet sich mit jedem PDF-Betrachter ganz normal. So weit, so vertraut.
Trotzdem enthält diese Datei zwei Teile:
- Was Sie sehen: Das lesbare PDF mit Logo, Tabellen und Beträgen.
- Was zählt: Ein unsichtbares XML-Datenteil mit denselben Zahlen in maschinenlesbarer Form. Dieses liest Ihr Buchhaltungsprogramm, nicht Ihre Augen.
Stimmen beide Teile überein: kein Problem. Weichen sie ab (zum Beispiel weil der Rechnungssteller einen Fehler in seiner Software hat), gilt der XML-Teil. Das kann beim Vorsteuerabzug teuer werden, auch wenn das PDF völlig korrekt aussieht.
Wichtig vorab: Eine normale PDF-Rechnung per E-Mail ohne diesen XML-Teil ist seit dem 1. Januar 2025 bei B2B-Geschäften keine gültige E-Rechnung. Was genau ab wann gilt, erklärt E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028. Alle weiteren E-Rechnungs-Themen finden Sie in den Lösungen im Überblick.
Schritt 1: Habe ich eine ZUGFeRD-Rechnung vor mir?
Es gibt kein Kennzeichen auf dem Deckblatt. Zwei Wege, wie Sie es trotzdem herausfinden:
Weg A: Anhänge im PDF-Betrachter nachsehen:
Öffnen Sie die Datei in Adobe Acrobat Reader. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol auf der linken Seite (Anhänge/Anlagen). Wenn eine Datei namens zugferd-invoice.xml, factur-x.xml oder ähnlich erscheint: Es ist eine ZUGFeRD-Rechnung.
Weg B: Kostenloses Online-Tool (einfacher): Laden Sie die PDF-Datei auf erechnung-tool.de hoch. Das Tool erkennt das Format automatisch und zeigt Ihnen sofort, ob ZUGFeRD oder XRechnung vorliegt. Keine Registrierung, keine Kosten.
Schritt 2: Ist diese ZUGFeRD-Rechnung überhaupt gültig?
ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Ausprägungen, sogenannten Profilen. Nicht alle davon erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für B2B-Rechnungen.
Faustregel für die Buchhaltung:
| ZUGFeRD-Profil | Gültige E-Rechnung nach § 14 UStG? |
|---|---|
| MINIMUM | Nein |
| BASIC-WL | Nein |
| BASIC | Im Regelfall ja, bei Unsicherheit prüfen¹ |
| EN 16931 | Ja |
| EXTENDED | Ja |
| XRECHNUNG | In bestimmten Behördenkontexten |
¹ Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (PDF) sind MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich ausgeschlossen. Im Zweifelsfall Ihren Steuerberater hinzuziehen.
Das Online-Prüftool aus Schritt 1 zeigt Ihnen das Profil automatisch an. Sie müssen selbst nichts nachschlagen.
Schritt 3: So nutzen Sie den kostenlosen Online-Validator
Sie haben eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten und wollen wissen, ob alles in Ordnung ist. So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie erechnung-tool.de/erechnung-validieren in Ihrem Browser.
- Ziehen Sie die PDF-Datei in das Upload-Feld oder klicken Sie auf „Datei auswählen".
- Warten Sie kurz. Das Tool extrahiert den XML-Teil aus der PDF und prüft ihn.
- Lesen Sie das Ergebnis:
- Grünes Häkchen: Die Rechnung ist formal gültig: Format, Pflichtfelder und Profil stimmen.
- Warnung oder Fehler: Das Tool nennt konkret, was nicht passt.
Was das Tool nicht prüft: Ob Menge, Preis oder Leistungsdatum inhaltlich stimmen. Das bleibt Ihre Aufgabe, wie bei jeder anderen Rechnung auch.
Was tun, wenn XML und PDF voneinander abweichen?
Abweichungen kommen vor, meist durch einen Fehler in der Software des Rechnungsstellers. Was dann zu tun ist:
Nicht sofort buchen. Buchen Sie eine Rechnung mit Abweichung erst, wenn der XML-Teil korrekt ist.
Den Rechnungssteller kontaktieren. Er muss eine korrigierte Rechnung ausstellen. Eine einfache E-Mail mit einer Korrektur reicht nicht: Die Rechnung selbst muss neu ausgestellt werden.
Vorsteuerabzug im Blick behalten. Der gilt auf Basis des XML-Teils, nicht des PDFs. Wenn der Steuersatz im XML falsch ist, ist der Vorsteuerabzug gefährdet, auch wenn im PDF alles richtig aussieht.
Die häufigsten Fallen bei Hybrid-Rechnungen, mit konkreten Beispielen: ZUGFeRD-Hybrid-Falle.
Empfangspflicht gilt bereits: Was das für Sie bedeutet
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und unabhängig davon, ob Sie selbst bereits E-Rechnungen versenden.
Konkret bedeutet das: Wenn ein Lieferant Ihnen eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Rechnung schickt, müssen Sie diese verarbeiten können. Ein Ausdruck und Ablage als Papier reicht nicht: Die Datei muss GoBD-konform archiviert werden, inklusive des XML-Teils. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.
Die Versandpflicht kommt gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Jahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Stand und Details: BMF FAQ zur E-Rechnung.
Belege, die beim Vorsteuerabzug halten
Wer eingehende ZUGFeRD-Rechnungen strukturiert prüft statt nur das PDF zu lesen, hat den Vorsteuerabzug auf einer belegten Datenbasis. Das schafft die Glaubwürdigkeit gegenüber dem Finanzamt, die im Prüfungsfall zählt.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
Ich habe eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten. Muss ich etwas tun?
Ja. Sie müssen den XML-Teil verarbeiten, nicht nur das PDF lesen. Das können Sie manuell mit einem Prüftool kontrollieren oder durch eine Software erledigen lassen, die den XML-Teil automatisch ausliest.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD öffnet sich als normales PDF. XRechnung ist reines XML: Sie sehen nur Computercode, kein lesbares Dokument. Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht, wenn das richtige Profil verwendet wird.
Kann ich einfach das PDF ausdrucken und ablegen?
Nein. Eine ZUGFeRD-Rechnung muss als Datei archiviert werden, inklusive des eingebetteten XML-Teils. Ein Ausdruck ist kein zulässiges Archivformat im Sinne der GoBD. Details zur ordnungsgemäßen Archivierung klärt Ihr Steuerberater.
Mein Lieferant schickt weiterhin normale PDF-Rechnungen. Was nun?
Normale PDFs ohne XML-Teil sind seit dem 1. Januar 2025 bei B2B-Transaktionen kein konformes E-Rechnungsformat mehr. Sie dürfen sie bis zur Versandpflicht Ihres Lieferanten noch akzeptieren. Sprechen Sie Ihren Lieferanten aktiv an, wenn Sie die Umstellung vorbereiten wollen. Fristen im Detail: E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
Kostet das Prüftool etwas?
Die genannten Online-Validatoren, darunter erechnung-tool.de, sind kostenlos und ohne Registrierung nutzbar. Sie eignen sich gut für gelegentliche Prüfungen und zum Einstieg.