ZUGFeRD oder XRechnung – der Empfänger entscheidet
Mittelständische Unternehmen müssen sich nicht zwischen ZUGFeRD und XRechnung entscheiden. Die Antwort hängt vom Empfänger ab: Behörde oder Unternehmen. Als Teil der Lösungen zur E-Rechnung nimmt der Dienst beide Formate an und verarbeitet sie automatisch – ohne manuellen Eingriff.
- XRechnung & ZUGFeRD unterstützt
- E-Rechnung-konform seit 01.01.2025
- Automatische Formatverarbeitung
- Kein manuelles Zuordnen nötig
Der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist reines XML – maschinenlesbar, für das menschliche Auge nicht lesbar, vorgeschrieben für Rechnungen an Bundesbehörden.
ZUGFeRD sieht aus wie ein normales PDF – öffnen, lesen, ablegen. Dahinter steckt ein eingebettetes XML. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (PDF) gilt bei Abweichungen zwischen PDF und XML-Teil ausschließlich der XML-Teil – nicht was Sie in der PDF lesen.
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG – ZUGFeRD ab Profil EN 16931 oder EXTENDED. Weitere Grundlagen: ZUGFeRD und Factur-X erklärt · XRechnung erklärt
Wann welches Format?
| Empfänger | Format | Hinweis |
|---|---|---|
| Bundesbehörde | XRechnung | Pflicht, kein Spielraum |
| Landesbehörde | XRechnung oder ZUGFeRD | Je nach Bundesland; im Zweifel XRechnung |
| Unternehmen B2B | ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder EXTENDED) | Empfangspflicht seit 01.01.2025 |
Wer regelmäßig an beide Empfängertypen stellt, muss im Zweifel zwei Formate beherrschen – oder eine Software nutzen, die das übernimmt.
Was passiert, wenn das Format nicht stimmt?
Behörden lehnen Rechnungen im falschen Format ab. Die Zahlung verzögert sich, Mahnläufe entstehen. Bei ZUGFeRD mit falschem Profil – etwa MINIMUM oder BASIC-WL – gilt die Rechnung steuerrechtlich nicht als E-Rechnung (Stand laut BMF-Schreiben 15.10.2025 (PDF)). Der Vorsteuerabzug beim Empfänger ist in Frage gestellt.
Die Versandpflicht greift ab 01.01.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Jahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle. Wer Empfang und Formatprüfung nicht heute im Griff hat, baut für dann auf Sand. Fristen im Detail: BMF FAQ zur E-Rechnung
Was der Dienst übernimmt
Der Dienst erkennt eingehende Rechnungen automatisch – XRechnung wie ZUGFeRD. Kein manuelles Zuordnen, kein separates Postfach pro Format. Ausgehend wird das korrekte Format nach Empfänger bereitgestellt.
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Zwei Wege in die Tiefe
Wie funktioniert das technisch?
Profile, CIUS-Hierarchie, Syntax-Wahl UBL vs. CII, Validatoren mit konkreten Links – für ERP-Verantwortliche und IT.
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Ich habe das Problem gerade vor mir
Wie erkenne ich das Format? Was prüfe ich? Was tue ich, wenn XML und PDF voneinander abweichen? Schritt für Schritt, ohne Fachbegriffe.
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Häufige Fragen
Muss ich mich als Unternehmen für ein Format entscheiden?
Nein – der Empfänger entscheidet. Für Behörden gilt XRechnung als Pflicht. Für Unternehmen ist ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) gleichwertig zulässig. Wer den Auswahlprozess automatisiert, muss sich nie manuell festlegen.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Ja. Seit ZUGFeRD Version 2.2 sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identisch – ZUGFeRD ist die deutsche, Factur-X die französische Bezeichnung desselben Hybridformats. Das Format gilt in beiden Ländern als rechtskonform.
Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich für B2B?
Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (PDF) schließt das Gesetz explizit MINIMUM und BASIC-WL aus. BASIC, EN 16931 und EXTENDED sind anerkannt; für sichere B2B-Integration empfiehlt sich EN 16931 als Mindeststandard. Im Zweifel Steuerberater hinzuziehen.
Kann meine Buchhaltung XRechnung überhaupt lesen?
XRechnung ist reines XML – ohne Software für Menschen nicht lesbar. ZUGFeRD öffnet sich als gewöhnliches PDF. Wer eingehende XRechnungen ohne Software verarbeitet, tippt Daten ab. Das ist der eigentliche Kostenfaktor – nicht das Format.
Was ändert sich mit XRechnung 4.0?
Version 4.0 (erwartet Mitte–Ende 2026, Stand: Vorabversion, noch nicht produktiv) bringt unter anderem Mehrfachbestellungen pro Beleg und eine neue Extension-Methodik. Aktueller Produktivstandard ist 3.0.2. Quelle: xeinkauf.de
Wie prüfe ich, ob eine Rechnung valide ist?
Kostenlose Validatoren ohne Registrierungszwang: KoSIT-Validator (offiziell, Open Source) sowie Mustang-basierte Online-Wrapper wie erechnung-tool.de. Beide validieren XRechnung 2.x/3.x und ZUGFeRD über alle Profile.
Format richtig, Vorsteuer gesichert
Wer eingehende E-Rechnungen nicht nur speichert, sondern in validierter Form verarbeitet, schließt das Risiko ungültiger Vorsteuerabzüge aus – und das bedeutet: eine Belegbasis, die bei Betriebsprüfung und Bankgespräch standhält, weil jeder Beleg dem gesetzlich geforderten Profil entspricht.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
