Auf dieser Seite
- Zwei Fragen, die Sie trennen sollten
- Was Fehlermeldungen in Alltagssprache bedeuten
- „Pflichtfeld fehlt" oder „Referenz fehlt"
- „Summe stimmt nicht" oder „Steuerberechnung weicht ab"
- „PDF und Datei stimmen nicht überein" oder „Abweichung in der eingebetteten XML"
- „Zahlungsangaben fehlen" oder „Bankverbindung unvollständig"
- Schritt für Schritt: Was tun bei einer rot markierten Rechnung?
- Warum XRechnung kein Echtheitszertifikat hat und was stattdessen schützt
- Die gute Nachricht: In aller Regel läuft das automatisch
Sie sehen eine Rechnung im Eingang mit einer roten oder orangen Markierung. Oder Ihr System meldet einen Fehler bei einer .xml-Datei. Keine Panik: Das passiert, und in den meisten Fällen gibt es eine einfache Lösung.
Dieser Leitfaden erklärt, ohne Fachbegriffe, was hinter solchen Meldungen steckt, was Sie selbst tun können und wann Sie einfach beim Lieferanten anrufen.
Einen vollständigen Überblick, was der Dienst automatisch übernimmt, bietet die Angebotsseite XRechnung prüfen und validieren. Verwandte Dienste listet die Lösungen im Überblick.
Zwei Fragen, die Sie trennen sollten
Wenn eine XRechnung auffällt, stellt sich meist eine von zwei Fragen, und die Antworten sind sehr unterschiedlich:
Frage 1: Ist die Rechnung korrekt ausgefüllt?
Das ist die häufigste Ursache für eine Fehlermeldung. Die Rechnung wurde als .xml-Datei geschickt, und darin fehlt eine Pflichtangabe: zum Beispiel eine Referenznummer, ein Datum oder eine Bankverbindung, die laut Standard angegeben sein muss. Inhaltlich ist die Datei in solchen Fällen harmlos; sie ist nur unvollständig.
Frage 2: Ist die Rechnung echt?
Das ist eine andere Frage. Hier geht es darum, ob die Rechnung wirklich von Ihrem Lieferanten stammt und ob die Beträge so sind, wie Sie sie erwarten. XRechnung hat keine automatische „Echtheitsprüfung" mit Stempel oder kryptografischem Siegel. Stattdessen läuft ein anderes Kontrollverfahren; dazu weiter unten mehr.
Was Fehlermeldungen in Alltagssprache bedeuten
Hier sind die häufigsten Meldungen, die beim Rechnungsempfang erscheinen, übersetzt aus dem Fachjargon:
„Pflichtfeld fehlt" oder „Referenz fehlt"
Was das bedeutet: Auf der Rechnung fehlt eine Angabe, die der Standard verlangt. Am häufigsten ist das eine Referenznummer, manchmal als „Buyer Reference" oder „Leitweg-ID" bezeichnet, die Ihr Unternehmen dem Lieferanten mitgeben sollte, damit er sie auf der Rechnung einträgt. Häufig fehlt auch die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers.
Was Sie tun: Rufen Sie beim Lieferanten an und sagen Sie, welche Referenznummer er eintragen soll. Das ist oft eine interne Bestellnummer, Projektnummer oder, wenn Sie mit Behörden abrechnen, eine Zeichenfolge wie 991-12345678-06. Was bei Ihnen hinterlegt sein sollte, nennt Ihnen Ihre Buchhaltungsabteilung oder Ihr ERP-System.
„Summe stimmt nicht" oder „Steuerberechnung weicht ab"
Was das bedeutet: Die Rechnung enthält einen Rechenfehler. Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag passen nicht zusammen, oder die Steuer wurde um einen Cent falsch gerundet. Das passiert manchmal, wenn das Abrechnungsprogramm des Lieferanten ungenau rechnet.
Was Sie tun: Bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung. Der Fehler liegt auf seiner Seite; er muss eine neue ausstellen.
„PDF und Datei stimmen nicht überein" oder „Abweichung in der eingebetteten XML"
Was das bedeutet: Bei einer sogenannten ZUGFeRD-Rechnung (das ist eine PDF-Datei mit einer unsichtbaren zweiten Datei darin) weichen die Zahlen in der sichtbaren Ansicht von den Zahlen in der verborgenen Schicht ab. Das kann ein technischer Fehler beim Lieferanten sein. Es könnte aber auch auf eine Manipulation hinweisen.
Was Sie tun: Zahlen Sie diese Rechnung vorerst nicht. Rufen Sie Ihren Lieferanten über eine selbst nachgeschlagene Nummer an, nicht über die Nummer auf dieser Rechnung oder dieser E-Mail, und klären Sie, welche Zahl die richtige ist. Alles Weitere erklärt die Seite Gefälschte Rechnung erkennen.
„Zahlungsangaben fehlen" oder „Bankverbindung unvollständig"
Was das bedeutet: Die Rechnung enthält Zahlungsbedingungen (zum Beispiel „zahlbar netto 30 Tage"), aber keine vollständigen Bankdaten: also keine IBAN oder keine Zahlungsart. Das ist ebenfalls ein Fehler auf Seiten des Lieferanten.
Was Sie tun: Fordern Sie eine korrigierte Rechnung an.
Schritt für Schritt: Was tun bei einer rot markierten Rechnung?
Meldung lesen. Was steht genau da? Meist nennt das System einen kurzen Hinweis, zum Beispiel „Referenz fehlt" oder „Steuerberechnung stimmt nicht". Dieser Hinweis zeigt Ihnen, in welche Richtung Sie schauen müssen.
Formfehler oder inhaltliche Abweichung? Ein fehlender Feldwert ist meistens ein Formfehler: der Lieferant muss eine korrigierte Rechnung ausstellen. Eine abweichende Summe oder eine nicht stimmende Bankverbindung ist eine inhaltliche Abweichung, die mehr Aufmerksamkeit braucht.
Stimmen die Beträge mit Ihrer Bestellung überein? Das prüfen Sie wie bei jeder anderen Rechnung: Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung nebeneinander legen. Wenn ja: Rechnung mit Vermerk weitergeben. Wenn nein: Rückfrage beim Lieferanten.
Gibt es eine Abweichung zwischen der sichtbaren Rechnung und den Zahlungsdaten? Dann zurückhalten und telefonisch beim Lieferanten rückfragen, über eine selbst nachgeschlagene Nummer, nicht über die Kontaktdaten aus der verdächtigen E-Mail.
Kann die Frage nicht geklärt werden? Dann intern eskalieren: zur Buchhaltungsleitung oder zur Geschäftsführung. Lieber ein Tag Verzögerung als eine falsche Zahlung.
Warum XRechnung kein Echtheitszertifikat hat und was stattdessen schützt
Viele fragen sich: Hat eine XRechnung nicht eine Art digitales Siegel? Nein, zumindest kein erzwungenes. Das ist kein Fehler im System.
Stattdessen schreibt das Umsatzsteuergesetz vor, dass Rechnungsempfänger ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren führen. Kurz gesagt: Sie prüfen, ob die Rechnung zu dem passt, was Sie bestellt und erhalten haben. Das Finanzamt nennt das den „verlässlichen Prüfpfad". Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 3 UStG.
In der Praxis kennen Sie dieses Verfahren schon: Rechnung liegt vor. Passt die Bestellnummer? Stimmt die Menge? Entspricht der Betrag dem vereinbarten Preis? Wenn ja: freigeben. Wenn nein: Rückfrage beim Lieferanten. Das Dokumentieren dieses Abgleichs (ein Häkchen, ein Stempel, eine Freigabe im System) ist alles, was das Finanzamt sehen möchte.
Mehr zum Hintergrund der E-Rechnungspflicht und was seit 2025 gilt, erklärt die Seite E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
Die gute Nachricht: In aller Regel läuft das automatisch
Wenn viele Rechnungen täglich reinkommen, müssen Sie nicht jede Datei selbst öffnen und prüfen. Das übernimmt der Dienst im Hintergrund:
- Er prüft jede eingehende Rechnung sofort auf Vollständigkeit und Korrektheit.
- Er meldet nur dann, wenn tatsächlich etwas nicht stimmt, mit einer Erklärung in normaler Sprache, ohne Fehlercodes.
- Er vergleicht die IBAN auf der Rechnung mit Ihren gespeicherten Lieferantenstammdaten und macht Abweichungen sichtbar.
- Bei ZUGFeRD-Rechnungen prüft er, ob die sichtbare PDF-Ansicht und die eingebettete Datei übereinstimmen.
Was dabei nicht passiert: Der Dienst hat keinen Zugriff auf Ihre Bankkonten und löst keine Zahlungen aus. Er zeigt Ihnen, was auffällig ist. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.
Muss ich die XRechnung selbst öffnen und verstehen?
Nein. Sie müssen die `.xml`-Datei nie selbst öffnen. Wenn eine Meldung erscheint, steht darin in verständlicher Sprache, was das Problem ist. Meistens reicht ein kurzer Anruf beim Lieferanten, der eine korrigierte Rechnung ausstellt.
Kann ich eine fehlerhafte Rechnung trotzdem buchen?
Das hängt von der Art des Fehlers ab. Ein kleiner formaler Fehler, der inhaltlich eindeutig ist, kann unter Umständen mit einem Vermerk weitergegeben werden. Bei abweichenden Beträgen oder wenn sichtbare Ansicht und Zahlungsdaten nicht übereinstimmen: besser eine Korrekturrechnung anfordern. Im konkreten Einzelfall gibt Ihr Steuerberater Auskunft.
Was ist eine „Leitweg-ID" und woher bekomme ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine Referenznummer, die öffentliche Auftraggeber, also Behörden, für den Rechnungsempfang vergeben. Im B2B-Bereich wird stattdessen oft eine interne Bestellnummer oder Projektnummer eingetragen. Fragen Sie im Zweifel Ihren Lieferanten: Er sollte wissen, was Sie ihm mitgeteilt haben.
Warum bekomme ich plötzlich `.xml`-Dateien statt PDFs?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Viele Ihrer Lieferanten stellen ihre Abrechnung gerade um. Einen verständlichen Überblick, was sich wann ändert, bietet die Seite XRechnung erklärt.
Was tue ich, wenn ich gar keine Zeit habe, das selbst zu prüfen?
Das ist der normale Fall, genau dafür ist der Dienst da. Er übernimmt die Prüfung vollständig automatisch im Hintergrund. Sie sehen nur dann eine Meldung, wenn tatsächlich etwas Ihre Aufmerksamkeit braucht.
Rechnungseingang sicher im Griff
Wer eingehende XRechnungen automatisch validieren lässt, verwandelt jede rote Markierung in eine klare Handlungsanweisung: kein Rätselraten, kein manuelles Entziffern von Fehlercodes. Sie behalten die Kontrolle über den Rechnungseingang, auch wenn täglich Dutzende Rechnungen reinkommen.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
Mehr zum sicheren Umgang mit dem Rechnungseingang: Rechnungseingang automatisieren · ZUGFeRD und Factur-X erklärt
Stand: XRechnung 3.0.2 (Februar 2026). Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Einzelberatung; im Zweifel Steuerberater hinzuziehen.