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Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische B2B-Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Die Sendepflicht für Aussteller greift gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Lieferanten mit einem Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 €, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Stand und Details zur gesetzlichen Stufung. Was fehlt, ist die operative Frage: Welches Format fordern Sie von welchem Lieferanten, wie übergeben Sie die Routing-Referenz korrekt, und wie dokumentieren Sie Validierungsfehler rechtskonform?

Dieser Artikel richtet sich an ERP-Verantwortliche, IT-Leiter und Steuerberater, die den Rollout für ihren Mandanten oder ihr eigenes Haus steuern. Weitere verwandte Themen bieten die Lösungen im Überblick. Zur allgemeinen Einführung (Muster-Anschreiben, Kommunikationsplan und Eskalationspfad) lesen Sie die Übersichtsseite zum Lieferanten-Rollout.

1. Lieferantenbasis segmentieren: Wer wird zuerst umgestellt?

Ein Rollout über 50 oder 500 Lieferanten gleichzeitig zu starten, scheitert an Kapazität und Qualität. Die bewährte Praxis ist eine dreistufige Segmentierung nach Rechnungsvolumen und Beschaffungskritikalität.

Tier Kriterien Priorität Format-Empfehlung
A: Kern-Lieferanten > 50 Eingangsrechnungen/Jahr oder > 100.000 € Jahresvolumen oder Single-Source Sofort, Q3/Q4 2026 XRechnung oder ZUGFeRD 2.x
B: Regelmäßige Lieferanten 12 bis 50 Rechnungen/Jahr, Alternativlieferanten vorhanden 2027 ZUGFeRD 2.x (KMU-freundlich)
C: Gelegentliche Lieferanten < 12 Rechnungen/Jahr, leicht austauschbar 2027 bis 2028 ZUGFeRD 2.x oder Kulanz

Praxis-Hinweis: Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sind nach § 33 UStDV von der vollen Rechnungspflicht ausgenommen, auch von der E-Rechnungspflicht. Diese Rechnungen können Sie im ersten Rollout-Schritt ausnehmen, um den Scope zu begrenzen.

Für die Segmentierung reicht in der Regel ein Export aus dem ERP (Lieferant, Beleganzahl letztes Jahr, Netto-Gesamtbetrag). Wer die Kritikalität-Dimension nicht im System hat, schätzt sie gemeinsam mit dem Einkauf ab. Das dauert in der Regel eine halbe Stunde, nicht Wochen.

2. Format-Spezifikation: ZUGFeRD oder XRechnung, und wann was?

Beide Formate sind nach EN 16931 konform und damit im deutschen B2B rechtlich gleichwertig, solange die Version stimmt. Die Unterschiede sind technischer Natur und entscheidend für die Akzeptanz beim Lieferanten.

ZUGFeRD 2.x (ab Version 2.1.1, Hybrid-Format)

ZUGFeRD bettet eine XML-Datei (CII-Format nach UN/CEFACT) in eine PDF/A-3-Datei ein. Der Lieferant sieht eine normale PDF, die ERP-Software liest das XML im Anhang. Das macht ZUGFeRD zum bevorzugten Format für KMU-Lieferanten ohne eigenes ERP-System: Diese sehen weiterhin „ihre" Rechnung, nur mit maschinenlesbarem Kern.

Technisches Profil:

  • Dateiformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (Dateiname: factur-x.xml)
  • XML-Syntax: UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)
  • Profil-Empfehlung für B2B: EXTENDED (ermöglicht alle umsatzsteuerlich relevanten Felder) oder mindestens EN 16931
  • Käuferreferenz-Feld: <ram:BuyerReference> im HeaderTradeAgreement

Achtung, nicht konforme Profile: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (PDF) nicht EN-16931-konform und erfüllen die gesetzliche Anforderung nicht. Prüfen Sie den Export-Standard Ihrer Lieferanten-Software.

ZUGFeRD 2.x ist technisch identisch mit dem französischen Standard Factur-X, ein Vorteil bei internationalen Lieferanten aus dem DACH-Bereich und Frankreich.

XRechnung (aktuell Version 3.0.2, reines XML)

XRechnung ist die deutsche Core Invoice Usage Specification (DE CIUS) auf Basis von EN 16931 und liegt als reines XML vor, entweder im UBL- oder im CII-Syntax. Es gibt keine menschenlesbare Darstellungsschicht; der Lieferant braucht einen XRechnung-Viewer oder ein ERP, das XRechnung erzeugt.

Technisches Profil:

  • Dateiformat: .xml (kein PDF-Wrapper)
  • Syntax: UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII (Empfänger und Sender müssen sich auf eine Variante einigen)
  • Pflichtfeld BT-10: <cbc:BuyerReference> (UBL), immer zwingend, auch in B2B
  • Validierungsschemas: Schematron-Regeln von KoSIT (xeinkauf.de)

Entscheidungsbaum für ERP-Verantwortliche:

Lieferant rechnet an öffentliche Hand?
  └─ Ja  → XRechnung mit Leitweg-ID (gesetzlich vorgeschrieben für B2G)

Lieferant ist technisch versiert (eigenes ERP, EDI-Anbindung)?
  └─ Ja  → XRechnung anbieten; ZUGFeRD als Fallback

Lieferant ist KMU oder nutzt Buchhaltungs-Software ohne XML-Export?
  └─ Ja  → ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931 oder EXTENDED)

Internationaler Lieferant aus EU?
  └─ Ja  → EN 16931-konformes Format akzeptieren (ZUGFeRD/Factur-X oder nationales CIUS)

Mehr zum Formatvergleich im Detail: ZUGFeRD und Factur-X erklärt und XRechnung erklärt.

3. Käuferreferenz (BT-10) und Leitweg-ID: Übergabe an Lieferanten

Das Feld BT-10 „Käuferreferenz" ist das zentrale Routing-Element: Es steuert, wohin die Rechnung im empfangenden System landet. Wer es falsch oder gar nicht übergibt, erzeugt manuelle Klärvorgänge.

B2G: Leitweg-ID ist Pflicht

Für Rechnungen an deutsche Behörden und öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID in BT-10 gesetzlich vorgeschrieben. Die Leitweg-ID folgt einem dreiteiligen Format:

{Grobadressierung}-{Feinadressierung}-{Prüfziffer}
Beispiel: 991-00123456-06
  • Grobadressierung: 2 bis 12 Ziffern (identifiziert die Behörde)
  • Feinadressierung: bis zu 30 alphanumerische Zeichen (identifiziert die Organisationseinheit)
  • Prüfziffer: 2 Ziffern nach ISO 7064 Mod 97-10

Die Leitweg-ID erhalten Sie als Auftraggeber von der jeweiligen Behörde, in Vergabeunterlagen, Bestellungen oder auf dem Beschaffungsportal. Ihre Lieferanten tragen sie unverändert in BT-10 ein.

Peppol-Verbindung: Bei Behörden, die an das Peppol-Netz angebunden sind (z. B. über OZG-RE), wird die Peppol-Participant-ID aus der Leitweg-ID abgeleitet, z. B. 0204:991-00123456-06. Das SBD-Header-Feld (Sender Business Document) enthält die Participant-ID; BT-10 enthält nur die Leitweg-ID selbst. Beides getrennt halten; ein häufiger Konfigurationsfehler in EDI-Strecken.

B2B: Käuferreferenz für ERP-Routing

In B2B-Rechnungen ist BT-10 technisch immer Pflichtfeld in XRechnung (DE CIUS, Kardinalität 1..1). In ZUGFeRD (EXTENDED-Profil) ist es optional, aber empfohlen. Inhaltlich darf hier jede vom Käufer vorgegebene Referenz stehen: Bestellnummer, Kostenstelle, Abteilungscode.

Was Sie Ihren Lieferanten mitteilen müssen:

Format:     ZUGFeRD 2.x / XRechnung 3.x
Feld BT-10: [Ihre interne Rechnungsreferenz, z. B. Kostenstelle oder Bestellnummer]
Senden an:  [E-Mail-Adresse des Posteingangs oder Peppol Participant ID]
Ab wann:    [Datum]

Übergabe-Kanal: Schreiben Sie diese vier Punkte direkt ins Lieferanten-Anschreiben. Registrierungsportale und Selbst-Onboarding-Formulare scheitern bei technisch schwachen Lieferanten. Einfach halten.

4. Internationale Lieferanten: EN 16931 als gemeinsame Basis

Lieferanten aus der EU sind nicht verpflichtet, deutsches XRechnung zu liefern. Sie müssen ein Format verwenden, das EN 16931-konform ist. Das ist der europäische Standard, auf dem ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X (FR), Peppol BIS Billing 3.0 und andere CIUS-Formate basieren.

Praktisch bedeutet das: Ein französischer Lieferant, der Factur-X sendet, erfüllt die Anforderung. Ein niederländischer Lieferant, der Peppol BIS Billing 3.0 nutzt, ebenfalls. Ihr ERP muss diese Varianten empfangen und korrekt parsen können. Prüfen Sie das vor dem Go-Live.

Häufige Falle: Lieferanten außerhalb der EU (Schweiz, USA, Asien) senden weiterhin PDF oder EDI-proprietäre Formate. Für diese gilt keine gesetzliche Pflicht, EN 16931-konform zu senden. Dokumentieren Sie, dass Sie diese Rechnungen als „sonstige Rechnung" nach UStG behandeln, mit den entsprechenden manuellen Prüfschritten.

5. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: XML-Vorrang und drei Fehlerklassen

Das zweite BMF-Schreiben zur E-Rechnung (15.10.2025) definiert verbindlich, wie mit fehlerhaften E-Rechnungen umzugehen ist. Für ERP-Verantwortliche sind drei Punkte unmittelbar relevant.

Die drei Fehlerklassen

Das BMF unterscheidet (Quelle: BMF-FAQ, Erläuterung Baker Tilly):

Klasse Definition Rechtsfolge
Formatfehler Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax (EN 16931/UBL/CII) oder ermöglicht keine vollständige Extraktion der Pflichtfelder Gilt nicht als E-Rechnung, nur als sonstige Rechnung
Geschäftsregelfehler Verstoß gegen Plausibilitätsregeln: fehlendes Pflichtfeld (z. B. BT-10 bei XRechnung), widersprüchliche Beträge Bleibt formal E-Rechnung; Empfänger sollte Berichtigung anfordern
Inhaltsfehler Steuerlich relevante Angabe falsch: falscher Steuersatz, unklares Leistungsdatum, fehlende Leistungsbeschreibung Vorsteuerabzug kann gefährdet sein; Berichtigung zwingend einfordern

XML hat Vorrang gegenüber dem PDF

In hybriden Formaten (ZUGFeRD = PDF + XML) ist der XML-Datensatz rechtlich maßgeblich. Weicht der lesbare PDF-Teil vom XML ab, z. B. durch Rundungsfehler, nachträgliche Stempel oder abweichende Beträge, dann gilt nur der XML-Wert. Das abweichende PDF kann steuerrechtlich als zusätzliche Rechnung gewertet werden, mit dem Risiko einer Doppelbesteuerung nach § 14c UStG (Hinweis Ecovis). Typische Praxisfälle zu diesem Thema beleuchtet ZUGFeRD Hybrid-Falle.

Konsequenz für Ihr ERP: Stellen Sie sicher, dass Ihre Eingangsrechnungsprüfung den XML-Teil liest, nicht das PDF-Renderergebnis. Wer PDF und XML getrennt anzeigt und automatisch auf Abweichungen prüft, ist auf der sicheren Seite.

6. Validierungsfehler dokumentieren: Warum das nach GoBD wichtig ist

Das BMF-Schreiben empfiehlt, Validierungsprüfungen zu dokumentieren. Das ist keine Kann-Bestimmung: Nach GoBD müssen Prozesse, Verantwortlichkeiten und Änderungsprotokolle nachvollziehbar sein. Wer eine fehlerhafte E-Rechnung gebucht hat, ohne Validierungsprotokoll, hat im Prüffall nichts vorzuweisen.

Minimale Dokumentationspflicht im Empfangsprozess:

  1. Validierungsprotokoll aufbewahren: Das Ergebnis der Schematron-Prüfung (z. B. aus dem KoSIT-Validator) mit Zeitstempel und Belegbezug archivieren, idealerweise am digitalen Beleg selbst.
  2. Fehlerklasse klassifizieren: Format-, Geschäftsregel- oder Inhaltsfehler getrennt erfassen. Das bestimmt die Folgemaßnahme.
  3. Rückweisungen protokollieren: Wenn Sie eine E-Rechnung wegen Formatfehler zurückweisen, muss der Vorgang mit Datum, Lieferant und Fehlergrund im System stehen.
  4. Berichtigungen nachhalten: Eine E-Rechnungsberichtigung ersetzt die fehlerhafte Originalrechnung. Das muss im Buchungsbeleg erkennbar sein.

Der kostenlose KoSIT-Validator prüft XRechnung gegen die aktuellen Schematron-Regeln und liefert ein maschinenlesbares Validierungsprotokoll (XML-Report), das direkt archiviert werden kann.

7. Rollout-KPIs: Den Fortschritt messen

Ein Lieferanten-Rollout ohne Tracking endet in Blindflug. Vier Kennzahlen decken 90 % des Steuerungsbedarfs ab:

KPI Berechnung Zielwert (Orientierung)
E-Rechnungsquote Eingangsrechnungen als EN-16931-konformes Format / Gesamt-Eingangsrechnungen ≥ 80 % bis Ende 2026 für Tier A
Umstellungsquote Lieferanten Lieferanten mit mind. 1 E-Rechnung geliefert / Gesamt-Lieferanten im Scope Rollierend nach Tier
Validierungsfehlerquote Zurückgewiesene E-Rechnungen / Gesamt-E-Rechnungen < 5 % nach Stabilisierungsphase
Manueller Aufwand pro Rechnung Bearbeitungsminuten für nicht-automatisiert verarbeitete Rechnungen Ausgangswert → Reduktionsziel definieren

Die E-Rechnungsquote und die Fehlerquote lassen sich direkt aus dem ERP exportieren, wenn die Eingangsrechnungen nach Format-Typ getaggt sind. Ist das nicht der Fall, ist das das erste Konfigurationsprojekt. Ohne diese Datenbasis ist kein seriöser Rollout-Nachweis möglich.

8. Den Eingang strukturiert verarbeiten

Wenn Lieferanten umgestellt sind, entsteht der eigentliche Nutzen erst im Eingangsverarbeitungsprozess. Die Software, die Sie für den Rechnungseingang nutzen, sollte XML-native lesen, nicht OCR auf dem eingebetteten PDF ausführen. Wer das noch nicht geprüft hat: liqui.de verarbeitet eingehende E-Rechnungen direkt aus dem XML und macht die Positionen für die Liquiditätsvorschau nutzbar, ohne manuelle Eingabe. Mehr dazu unter Cashflow aus Belegen.

Muss ich als Empfänger eine Leitweg-ID haben?

Nein. Die Leitweg-ID ist ausschließlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) vorgeschrieben. Im B2B-Bereich verwenden Sie stattdessen eine interne Käuferreferenz (BT-10), z. B. eine Kostenstelle oder Bestellnummer. Diese Referenz teilen Sie Ihren Lieferanten im Anschreiben mit.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell die richtige?

Für neue Implementierungen empfehlen wir ZUGFeRD 2.x (mindestens Version 2.1.1, aktuell 2.4 und höher). ZUGFeRD 1.0 ist nicht EN 16931-konform und erfüllt die seit 2025 geltenden Anforderungen **nicht**. Lieferanten, die noch mit 1.0 arbeiten, müssen aktualisieren.

Darf mein Lieferant mir noch PDF-Rechnungen schicken?

Bis 31. Dezember 2026 ja, mit Ihrer Einwilligung als Empfänger. Ab 2027 entfällt diese Übergangsoption für Lieferanten mit einem Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 €; ab 2028 für alle übrigen. Die Empfangspflicht auf Ihrer Seite gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist.

Was passiert, wenn ein Lieferant einen Formatfehler hat?

Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025 gilt ein Formatfehler-Dokument nicht als E-Rechnung. Sie dürfen den Vorsteuerabzug in diesem Fall nicht auf Basis dieses Dokuments geltend machen. Weisen Sie die Rechnung zurück und fordern Sie eine korrekte Neuausstellung an. Dokumentieren Sie den Vorgang mit Zeitstempel.

Müssen Kleinbetragsrechnungen auch als E-Rechnung kommen?

Nein. Rechnungen unter 250 € Brutto (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV) sind von der Pflicht ausgenommen. Das können Sie im Rollout-Scope berücksichtigen und diese Lieferanten für eine spätere Phase einplanen.

Wie übergebe ich die Käuferreferenz an internationale Lieferanten?

Schreiben Sie BT-10-Inhalt und Zielformat (ZUGFeRD/Factur-X oder Peppol BIS Billing 3.0) direkt ins Lieferanten-Onboarding-Dokument. Internationale Lieferanten müssen kein deutsches Format nutzen, aber ein EN 16931-konformes. Peppol BIS Billing 3.0 ist dabei der am weitesten verbreitete grenzüberschreitende Standard.

Validierter Eingang, klare Prüflage

Wer Format, Käuferreferenz und Validierungsfehler nach BMF-Schreiben technisch sauber aufstellt, legt einen Eingangsrechnungsprozess an, der jeder Prüfung standhält. Das ist die Glaubwürdigkeit gegenüber Finanzamt und Bank, die im Prüfungsfall zählt.

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Christopher Helm, Maximilian Geissinger, Uwe Martens - die Gründer von liqui.de

Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.

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