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Sie haben eine Rechnung im Postfach. Bekannter Absendername, gewohnter Rhythmus, der Betrag passt zur laufenden Bestellung. Nur eine Kleinigkeit fällt auf: die Bankverbindung ist neu. „Ab sofort bitte auf folgendes Konto überweisen."

Genau das ist der häufigste Startpunkt für Rechnungsbetrug im Mittelstand. Und der gefährlichste, weil alles so plausibel aussieht. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, was Sie in diesem Moment konkret tun, ohne IT-Kenntnisse, ohne Technikjargon.

Einen Überblick über das Thema und wie der Dienst den Absender-Check automatisch sichtbar macht, bietet die Übersichtsseite gefälschte Rechnungen erkennen.

Warum ausgerechnet bekannte Lieferanten gefährlich sind

Das klingt zunächst paradox. Aber genau weil Sie dem Namen vertrauen, sinkt die Wachsamkeit. Und genau darauf setzen Betrüger.

Was tatsächlich passiert: Kriminelle recherchieren Ihre Lieferantenbeziehungen über öffentliche Handelsregistereinträge, Impressumsseiten und LinkedIn-Profile und schreiben Ihnen dann im Namen dieser Firma. Sie wissen, welche Rechnung Sie erwarten, manchmal sogar in welcher Höhe. Das Bundeskriminalamt dokumentiert diese Masche als „Business Email Compromise". In fortgeschrittenen Fällen werden E-Mails beim Absender oder Empfänger direkt abgefangen und mit geänderter Bankverbindung weitergeleitet.

Der Absendername im E-Mail-Postfach ist dabei kein Echtheitsbeweis. Er lässt sich ohne technische Kenntnisse fälschen: Eine E-Mail-Adresse kann so eingerichtet sein, dass sie optisch genau wie die Ihres Lieferanten aussieht.

Fünf Prüfregeln, bevor Sie bezahlen

Diese Regeln gelten unabhängig davon, ob eine Rechnung als PDF, als E-Rechnung oder auf Papier eingegangen ist.

Regel 1: Neue IBAN? Immer telefonisch rückbestätigen, über eine selbst nachgeschlagene Nummer

Das ist die wichtigste Regel. Eine veränderte Bankverbindung ist nur dann sicher, wenn Ihr Lieferant sie Ihnen persönlich bestätigt hat, per Telefon oder bei einem Treffen.

Rufen Sie nicht die Nummer an, die in der E-Mail steht oder auf der verdächtigen Rechnung gedruckt ist. Die kann gefälscht sein. Suchen Sie die Nummer auf einer älteren Rechnung aus Ihrer Ablage, auf der offiziellen Website Ihres Lieferanten oder in Ihrem Adressbuch, und dann erst anrufen.

Schriftliche Bestätigungen per E-Mail vom selben E-Mail-Account reichen nicht aus: Wenn der Account kompromittiert ist, bestätigt der Betrüger seine eigene Fälschung.

Regel 2: Die Absenderadresse genau lesen, nicht nur den angezeigten Namen

Ihr E-Mail-Programm zeigt Ihnen in der Regel einen Klarnamen wie „Rechnungsabteilung Muster GmbH". Was dahintersteckt, sehen Sie erst, wenn Sie die tatsächliche Adresse aufklappen.

Häufige Trickmuster:

  • muster-gmbh.com statt muster-gmbh.de (andere Top-Level-Domain)
  • mustergmbh.de statt muster-gmbh.de (Bindestrich entfernt)
  • muster-gmbh.de.invoice-portal.net (die echte Domain taucht nur als Teil auf)
  • mustr-gmbh.de (ein Buchstabe fehlt oder wurde getauscht)

Wenn die E-Mail-Adresse auch nur minimal von der abweicht, die Sie kennen: nicht bezahlen, nicht antworten, Rückruf beim Lieferanten.

Regel 3: Bei „dringend", „neue Bankverbindung" und „bitte schnell" innehalten

Zeitdruck ist ein Manipulationswerkzeug. Texte wie „Zahlung bis heute, da sonst Mahngebühren anfallen" oder „Wir haben die Bankverbindung aus regulatorischen Gründen kurzfristig geändert" sind häufige Muster aus dokumentierten Betrugsfällen. Echte Lieferanten akzeptieren in der Regel eine kurze Rückfrage, bevor eine Zahlung erfolgt. Wer das nicht akzeptiert, verdient ohnehin eine genauere Prüfung.

Regel 4: IBAN gegen Ihre Stammdaten prüfen

Öffnen Sie Ihre Kreditorenliste oder schauen Sie in die letzte korrekte Zahlung an diesen Lieferanten. Stimmt die IBAN überein? Wenn nicht: Zahlungsauftrag vorerst zurückhalten, Rückruf einleiten.

Falls Sie elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format empfangen: In diesen Formaten steckt die IBAN nicht nur im sichtbaren PDF, sondern auch als maschinenlesbarer Datensatz im Hintergrund. Ihr Buchhaltungs- oder Bankprogramm könnte die IBAN aus diesem Datensatz übernehmen. Was Sie im PDF sehen, muss damit nicht übereinstimmen, wenn jemand den Datensatz manipuliert hat. Mehr dazu im Bereich E-Rechnung.

Regel 5: Im Zweifel die Zahlung kurz anhalten. Kein Schaden durch einen Tag Verzögerung

Eine übereilte Zahlung auf eine gefälschte IBAN lässt sich kaum rückgängig machen. Das Konto wird in der Regel sofort leergeräumt. Ein Tag Verzögerung für eine Rückfrage beim Lieferanten kostet nichts. Ein verlorener fünfstelliger Betrag oder mehr kostet sehr viel und liegt erfahrungsgemäß überwiegend beim Unternehmen, nicht bei der Bank.

Was die Bank seit Oktober 2025 automatisch prüft

Seit dem 9. Oktober 2025 sind Banken in der gesamten EU verpflichtet, bei SEPA-Überweisungen zu prüfen, ob der angegebene Empfängername mit dem tatsächlichen Kontoinhaber der IBAN übereinstimmt. Dieses Verfahren heißt „Verification of Payee" und basiert auf der EU-Verordnung 2024/886.

Was das in der Praxis bedeutet: Wenn eine gefälschte IBAN einem fremden Kontoinhaber gehört, der Name des Empfängers also nicht zu „Muster GmbH" passt, erscheint vor der Ausführung der Überweisung eine Warnung. Die Überweisung wird nicht automatisch gestoppt, aber Sie werden auf den Widerspruch hingewiesen.

Das ist ein echter Fortschritt. Er ersetzt aber keine eigene Prüfung, weil er erst am Ende des Prozesses greift, wenn die Rechnung bereits genehmigt wurde. Und weil er keine Aussage über den Absender der Rechnung macht, nur über das Empfängerkonto.

Hinweis: Ob Banken im Einzelfall haften, wenn VoP nicht korrekt implementiert war, ist Stand 2026 noch nicht abschließend gerichtlich geklärt. Im konkreten Schadensfall unbedingt Rechtsberatung hinzuziehen.

Was Ihre Ablage schützt: das innerbetriebliche Kontrollverfahren

Viele Buchhaltungsteams machen es längst, ohne es so zu nennen: Sie gleichen jede Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein ab, bevor sie buchen. Das ist genau das, was das Umsatzsteuergesetz als „innerbetriebliches Kontrollverfahren" (IKV) nach § 14 Abs. 1 UStG vorsieht.

Dieser Abgleich, Rechnung gegen Bestellung gegen Lieferschein, hat zwei Wirkungen:

  1. Steuerrechtlich: Er ist seit der Umsatzsteuerreform 2011 der anerkannte Weg, die Echtheit einer Rechnung zu belegen. Die frühere Pflicht zur elektronischen Signatur entfiel damit für die meisten Unternehmen.
  2. Als Schutz gegen Betrug: Eine Rechnung, für die keine passende Bestellung existiert oder die einen anderen Betrag als der Lieferschein ausweist, fällt im Abgleich auf, bevor sie gezahlt wird.

Dokumentieren Sie diesen Abgleich. Wer prüft, wann und was das Ergebnis war: das reicht. Ein Stempel, eine Genehmigungsnotiz im System, ein Haken in der Checkliste. Hauptsache, der Prozess ist nachvollziehbar.

Was der Dienst automatisch sichtbar macht

Wer viele Rechnungen täglich verarbeitet, kann nicht jede einzeln manuell prüfen. Genau hier setzt der Dienst an: Er macht im Rechnungseingang automatisch sichtbar, was manuell schwer zu erkennen ist.

Was konkret passiert:

  • Die IBAN aus jeder eingehenden Rechnung, auch aus dem maschinenlesbaren Teil elektronischer Rechnungen, wird automatisch gegen Ihre hinterlegten Stammdaten abgeglichen. Eine abweichende IBAN wird markiert, bevor sie in einen Zahlungsauftrag einfließt.
  • Der Dienst prüft, ob die E-Mail-Domain Ihres Lieferanten technisch gegen Fälschung abgesichert ist. Das Ergebnis ist im Eingangs-Dashboard sichtbar, ohne dass jemand im Team DNS-Einträge kennen oder selbst recherchieren muss.

Das ersetzt nicht die Rückfrage beim Lieferanten, wenn etwas nicht stimmt. Aber es stellt sicher, dass verdächtige Konstellationen überhaupt auffallen, auch wenn der Posteingang voll ist und das Team unter Zeitdruck arbeitet.

Der Dienst hat keinen Schreibzugriff auf Ihre Konten und löst keine Zahlungen aus. Er macht sichtbar, die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Checkliste: Was tun, wenn eine Rechnung verdächtig wirkt?

  • [ ] Neue IBAN entdeckt → Zahlung vorerst zurückhalten
  • [ ] Absenderadresse vollständig aufklappen und mit bekannter Adresse vergleichen
  • [ ] Lieferant über selbst nachgeschlagene Nummer anrufen (nicht die Nummer aus der verdächtigen Mail)
  • [ ] IBAN gegen letzte korrekte Zahlung oder Kreditorenstamm prüfen
  • [ ] Bei Bestätigung der Änderung: schriftlich dokumentieren (wer hat bestätigt, wann, wie)
  • [ ] Bei Zweifel: Zahlung zurückhalten, Vorgang intern eskalieren
  • [ ] Wenn Betrug: sofort Bank kontaktieren (Eilüberweisung stoppen), Anzeige bei der Polizei erstatten

Kontrolle über jeden Rechnungseingang

Wer abweichende IBANs und verdächtige Absenderdomains im Rechnungseingang automatisch markiert bekommt, muss nicht mehr auf Erfahrung oder Bauchgefühl vertrauen. Das sichert Kontrolle darüber, welche Zahlungen tatsächlich beim richtigen Empfänger ankommen, auch wenn das Team unter Druck arbeitet.

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