Auf dieser Seite
- Was gilt ab wann und für wen?
- Empfangspflicht: Was bedeutet das im Alltag?
- Versandpflicht: Kommt das auf mich zu?
- Schritt für Schritt: Was Sie jetzt tun müssen
- Schritt 1: Klären, welche Frist für Sie gilt
- Schritt 2: Empfang sicherstellen (jetzt, sofort)
- Schritt 3: Ihren ERP- oder Buchhaltungsanbieter fragen
- Schritt 4: Ausgangsrechnungen testen (noch 2026, wenn Pflicht ab 2027 gilt)
- Schritt 5: GoBD-konforme Archivierung prüfen
- Was bleibt wie gehabt, und was ändert sich wirklich?
- Was der Dienst konkret übernimmt
Die E-Rechnungspflicht klingt nach einem IT-Projekt. Es ist keins, zumindest nicht für Ihre Buchhaltung oder Geschäftsführung. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, welche Frist für Ihr Unternehmen gilt, was sich im Alltag konkret ändert, und was Sie getrost dem richtigen Dienst überlassen können.
Gesamtüberblick für Entscheider: E-Rechnung einführen ohne IT-Projekt
Was gilt ab wann und für wen?
Viele Unternehmen sind unsicher, welche Frist tatsächlich für sie gilt. Die Antwort hängt vom Vorjahresumsatz ab. Hier die korrekte dreistufige Regelung gemäß § 14 UStG (Bundesfinanzministerium, FAQ E-Rechnung):
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 01.01.2027 bis 31.12.2027 | Versandpflicht nur für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (2026). Alle anderen dürfen noch Papier senden. |
| Ab 01.01.2028 | Versandpflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. |
Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Für Sie gilt dauerhaft keine Versandpflicht. Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber nicht verpflichtet, selbst welche auszustellen. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
Quelle: IHK Frankfurt, E-Rechnungspflicht ab 2025
Empfangspflicht: Was bedeutet das im Alltag?
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Das klingt dramatisch. Was es in der Praxis bedeutet:
Ein Lieferant darf Ihnen ab sofort eine E-Rechnung schicken: als XML-Datei oder als PDF mit eingebettetem XML (sogenanntes ZUGFeRD-Hybrid). Sie müssen diese annehmen und dürfen sie nicht mit dem Hinweis „wir arbeiten nur mit Papier" zurückweisen.
Was Sie dafür brauchen:
- Eine E-Mail-Adresse, an die solche Rechnungen geschickt werden können (die meisten Unternehmen haben das bereits)
- Einen Weg, die Datei zu öffnen und zu verarbeiten
Was Sie nicht brauchen:
- Ein neues ERP-System
- Eine IT-Abteilung
- Einen Programmierer
Wenn Sie bisher Rechnungen per E-Mail als PDF bekommen haben, hat sich für Sie im Alltag kaum etwas verändert. Die XML-Datei kommt als Anhang oder ist im PDF eingebettet. Der richtige Dienst liest sie aus und stellt Ihnen die relevanten Informationen so zur Verfügung, wie Sie es gewohnt sind.
Versandpflicht: Kommt das auf mich zu?
Schauen Sie auf Ihren Vorjahresumsatz:
Ihr Umsatz 2026 war mehr als 800.000 €? Dann gilt für Sie ab dem 1. Januar 2027 die Versandpflicht. Sie müssen ausgehende Rechnungen an deutsche B2B-Kunden als E-Rechnung ausstellen. Das klingt nach Arbeit, aber der richtige Dienst übernimmt das im Hintergrund. Ihr Buchhaltungsprozess bleibt gleich; was sich ändert, ist das Format, das Ihren Kunden zugestellt wird.
Ihr Umsatz 2026 war 800.000 € oder weniger? Dann haben Sie bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Erst ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für Sie. Das ist kein Grund, die Hände in den Schoß zu legen, aber es ist auch kein Grund zur Panik. Laut einer Studie mit 9.000 befragten Unternehmen (Sage, April 2025) fühlt sich jedes vierte KMU noch unvorbereitet. Der Unterschied zwischen „unvorbereitet" und „vorbereitet" ist oft eine einzige geklärte Frage: Was läuft schon über Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware, und was muss ergänzt werden?
Schritt für Schritt: Was Sie jetzt tun müssen
Hier ist, was Ihre Buchhaltung oder Geschäftsführung konkret anpacken muss, und was nicht.
Schritt 1: Klären, welche Frist für Sie gilt
Schauen Sie auf den Vorjahresumsatz (2026). Tragen Sie das Ergebnis irgendwo fest ein. Das reicht als Ausgangspunkt.
Schritt 2: Empfang sicherstellen (jetzt, sofort)
Haben Sie bereits eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen senden könnten? Dann ist der Empfang technisch möglich. Was fehlt, ist oft nur der Verarbeitungsschritt: Wie kommt der Inhalt der XML-Datei in Ihre Buchhaltung?
Der richtige Dienst nimmt Ihnen genau das ab: Er liest die eingehende E-Rechnung aus, prüft sie auf Vollständigkeit und Gültigkeit und stellt Ihnen die Daten strukturiert zur Verfügung, ohne dass Ihre Abteilung XML-Dateien öffnen muss.
Schritt 3: Ihren ERP- oder Buchhaltungsanbieter fragen
Viele gängige Systeme wie Sage, Lexware, DATEV und Haufe bieten bereits E-Rechnungs-Funktionen an oder planen sie. Fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach, was bereits geht und was noch fehlt. Das ist ein Telefonat, kein Projekt.
Der Dienst, den wir anbieten, stimmt sich dabei mit Ihrem ERP-Anbieter ab. Sie müssen nicht vermitteln oder koordinieren; das übernehmen wir.
Schritt 4: Ausgangsrechnungen testen (noch 2026, wenn Pflicht ab 2027 gilt)
Wenn die Versandpflicht ab 2027 für Sie gilt, empfehlen Experten, noch 2026 eine kleine Pilotphase zu starten, also einige wenige Ausgangsrechnungen im neuen Format zu versenden, mit einem Kunden, der das einverständlich mitmacht. So können Sie Fehler entdecken, bevor die Pflicht beginnt.
Wie genau das technisch abläuft, erklärt der Technik-Leitfaden für ERP-Verantwortliche. Für Sie als Buchhalterin oder Geschäftsführerin reicht zu wissen: Der Dienst übernimmt das Format, Sie übergeben Ihre Rechnungsdaten wie bisher.
Schritt 5: GoBD-konforme Archivierung prüfen
E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet: Nicht nur ausdrucken und in den Ordner legen, sondern die Originaldatei (das XML oder die ZUGFeRD-PDF) aufbewahren, in einer Form, die nachträglich nicht verändert werden kann. Der Dienst übernimmt auch das.
Was bleibt wie gehabt, und was ändert sich wirklich?
| Was bleibt gleich | Was sich ändert |
|---|---|
| Ihre Buchhaltungsprozesse innen | Das Format der gesendeten und empfangenen Rechnungen |
| Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware | Der Empfangskanal (E-Mail statt Papierpost) |
| Wer Rechnungen prüft und freigibt | Die Archivierung (Originaldatei statt Ausdruck) |
| Zahlungsabläufe | unverändert |
Kurz gesagt: Der Wandel findet im Hintergrund statt. Was Ihre Abteilung sieht, bleibt weitgehend vertraut.
Was der Dienst konkret übernimmt
Damit das keine leere Aussage bleibt, hier konkret, was passiert, ohne dass Ihre Abteilung etwas tun muss:
- Eingehende E-Rechnungen: Der Dienst liest die Datei aus, prüft sie (KoSIT-Validierung), extrahiert Betrag, Steuer, Fälligkeit und Lieferant, und gibt die Daten strukturiert in Ihre Buchhaltung weiter.
- Ausgehende E-Rechnungen: Ihre Rechnungsdaten bleiben wie bisher. Der Dienst wandelt sie im Hintergrund in das gesetzlich vorgeschriebene Format um und versendet über den richtigen Kanal.
- ERP-Abstimmung: Wir stimmen uns direkt mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungsanbieter ab. Sie müssen nicht koordinieren.
- Archivierung: Originaldateien werden revisionssicher gespeichert, GoBD-konform und ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.
Mehr zu den Fristen und dem gesetzlichen Hintergrund: E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028 im Überblick
Muss ich mein ERP-System wechseln?
Nein. Der Dienst arbeitet mit Ihrem bestehenden System zusammen, über vorhandene Import- und Export-Wege. Ein neues ERP ist für die E-Rechnungspflicht nicht erforderlich.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Rechnungen, die nicht im vorgeschriebenen Format ausgestellt wurden, können steuerrechtliche Konsequenzen haben, unter anderem beim Vorsteuerabzug des Empfängers. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrem Steuerberater. Die sicherste Strategie ist, frühzeitig zu testen, bevor die Pflicht gilt.
Ich bin Kleinunternehmerin nach § 19 UStG. Muss ich E-Rechnungen senden?
Nein. Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Versandpflicht ausgenommen. Sie müssen jedoch E-Rechnungen empfangen können, wenn Lieferanten Ihnen eine schicken.
Meine Lieferanten schicken mir noch Papier. Was tue ich?
Nichts. Warten Sie, bis Ihr Lieferant umstellt. Die Empfangspflicht trifft Sie: Sie müssen E-Rechnungen annehmen können. Ob Ihre Lieferanten schon umgestellt haben, ist deren Entscheidung (abhängig von ihrem Umsatz und ihrer Frist).
Wie lange darf ich noch Papierrechnungen schicken?
Das hängt von Ihrem Umsatz ab. Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (2026): noch bis 31.12.2026. Bei weniger: noch bis 31.12.2027. Ab 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Reicht ein einfaches PDF per E-Mail noch?
Nein. Ein reines PDF gilt ab den jeweiligen Fristen nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Gesetzlich zulässig sind nur XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Ein gewöhnliches Scan-PDF oder ein einfaches Word-Dokument als PDF erfüllt die Anforderungen nicht.
Gesetzeskonform: ohne IT-Projekt
Wer E-Rechnungen nicht nur empfängt, sondern strukturiert verarbeitet und unveränderbar archiviert, schafft die Grundlage für prüfungsfeste Unterlagen: saubere Belege gegenüber Finanzamt und Bank, ohne dass die Buchhaltung mehr tun muss als bisher.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
