E-Rechnung einführen – ohne IT-Projekt und ohne Abteilungsaufwand
Sauber strukturierte Belege sind die Grundlage jeder verlässlichen Liquiditätsvorschau: Betrag und Fälligkeit landen ohne Abtippen und ohne Fehlerquelle im Plan. Genau diesen Datenfluss richtet der Dienst ein: XRechnung und ZUGFeRD laufen im Hintergrund, abgestimmt mit Ihrem bestehenden ERP-Anbieter. Dass Sie damit zugleich die E-Rechnungspflicht erfüllen – Empfang seit dem 1. Januar 2025, Versand gestaffelt bis 2028 – erledigt sich nebenbei. Ihre Buchhaltung merkt nichts außer dem Ergebnis.
- Empfangspflicht erfüllt – gilt seit 01.01.2025
- XRechnung & ZUGFeRD ab Version 2.0.1
- Abstimmung mit Ihrem ERP-Anbieter inklusive
- Kein IT-Projekt, kein eigenes Entwicklungsteam nötig
- DSGVO-konform, Datenhaltung in Deutschland
Wann wird die E-Rechnung für Ihr Unternehmen Pflicht?
Die Pflicht kommt gestaffelt. Entscheidend ist Ihr Vorjahresumsatz. Die folgende Tabelle fasst die drei Stufen zusammen (Quelle: BMF FAQ E-Rechnung):
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen – läuft bereits |
| 01.01.2027 – 31.12.2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz 2026 |
| Ab 01.01.2028 | Versandpflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen |
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Versandpflicht ausgenommen – die Empfangspflicht gilt jedoch für alle (Quelle: IHK Frankfurt). Im Zweifel klärt Ihr Steuerberater die genaue Einordnung.
Alle Übergangsregelungen im Überblick: E-Rechnungspflicht 2025–2028
Wie läuft die Umstellung ab – und warum tut Ihre Abteilung nichts?
Der klassische Weg kostet Monate: Lastenheft schreiben, Angebote einholen, IT-Projekt aufsetzen, Schnittstelle programmieren, testen. Für mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung ist das ein Vollzeit-Projekt, das niemand leiten will – und das vor einer gesetzlichen Frist steht.
Der Dienst geht anders vor:
- Postfach einrichten. Sie erhalten eine dedizierte Empfangsadresse für E-Rechnungen. Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien landen dort automatisch.
- Abstimmung mit Ihrem ERP-Anbieter. Der Dienst koordiniert, wie strukturierte Daten aus dem Postfach in Ihr bestehendes System übergeben werden – ohne Schnittstellenbruch, ohne Big Bang.
- Ausgangsrechnungen umstellen. Rechnungen aus Ihrem ERP werden so aufbereitet, dass das konforme Format – XRechnung oder ZUGFeRD – sauber herauskommt.
- Pilotphase im laufenden Betrieb. Experten empfehlen, die Umstellung noch 2026 zu testen – dann bleibt Pufferzeit vor den Fristen (Quelle: finisma.de).
Was Sie konkret tun: Termin buchen, Ihre ERP-Umgebung einmalig beschreiben, Freigabe für die Koordination geben. Den Rest übernimmt der Dienst.
Warum jetzt – und nicht erst kurz vor der Frist?
Laut einer Befragung von rund 9.000 KMU (Sage, April 2025) fühlte sich jedes vierte Unternehmen bei der E-Rechnung nicht vorbereitet (Quelle: IT-Matchmaker). Wer früh umstellt, gewinnt auf mehreren Ebenen:
- Keine Doppelarbeit. Einmal sauber aufgesetzt, läuft der Prozess – Papier-Nachbearbeitung entfällt.
- Keine Fristpanik. Wer 2026 pilotiert, steht 2027 entspannt da – unabhängig von der Umsatzschwelle.
- Mehr Transparenz. Strukturierte Belege kommen direkt in die Buchhaltung und in die Liquiditätsplanung.
Was strukturierte Eingangsbelege für Ihren Cashflow bedeuten: Cashflow aus Belegen
Wie funktioniert das technisch?
Für ERP-Verantwortliche, IT-Berater und alle, die den Mechanismus hinter XRechnung, ZUGFeRD und der ERP-Integration im Detail verstehen wollen: Formate, Validierung, Schnittstellen, Pilotphase.
Mehr zur Technik →
Ich habe das Problem – was tue ich jetzt?
Für Buchhalterinnen und Geschäftsführer, die konkrete Schritte brauchen und keine Lust auf IT-Sprache haben: was genau zu tun ist, in welcher Reihenfolge, und was der Dienst abnimmt.
Schritt für Schritt →
Muss ich mein ERP-System wechseln?
Nein. Der Dienst dockt an Ihr bestehendes ERP-System an. Die Abstimmung mit Ihrem ERP-Anbieter ist Teil der Einrichtung. Ein Systemwechsel ist nicht erforderlich.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für mein Unternehmen?
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 – das gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen. Senden müssen Sie E-Rechnungen ab 2027 (bei Vorjahresumsatz über 800.000 €) bzw. ab 2028 (alle anderen). Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Versandpflicht ausgenommen. Im Zweifel klärt Ihr Steuerberater die genaue Einordnung (Quelle: BMF).
Welche Formate sind gesetzlich zugelassen?
XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML) erfüllen die Anforderungen gemäß EN 16931. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Mehr zu den Formaten: XRechnung erklärt und ZUGFeRD / Factur-X.
Was passiert mit Rechnungen, die wir noch per PDF versenden?
Bis Ende 2026 ist das für alle Unternehmen noch zulässig. Ab 2027 greifen die Umsatzschwellen (siehe Tabelle oben). Der Dienst stellt Ihren Ausgangsprozess so um, dass Sie die jeweilige Frist komfortabel einhalten.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt von Ihrem ERP-System ab. In der Regel laufen erste Ergebnisse im laufenden Betrieb innerhalb weniger Wochen. Den Einstieg klärt ein kurzes Erstgespräch – ohne Vorbereitung, ohne Unterlagen.
Ist die E-Rechnung auch für Kleinunternehmer Pflicht?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen versenden. Die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 gilt jedoch für alle – also auch wenn Sie Leistungen von anderen Unternehmen beziehen. Im Zweifel klärt Ihr Steuerberater, welche Regelung auf Sie zutrifft.
Compliance läuft, Liquidität wird sichtbar
Wer eingehende E-Rechnungen nicht nur archiviert, sondern strukturiert auswertet, hat die Datenbasis für eine belastbare Liquiditätsvorschau – und was das wirklich bedeutet: Glaubwürdigkeit gegenüber Finanzamt und Bank genau dann, wenn es auf Nachweise ankommt.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
