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Sie haben eine E-Mail mit einer Datei im Anhang bekommen – Endung .xml. Doppelklick darauf, und Windows fragt: „Womit soll diese Datei geöffnet werden?" Nichts aus der Liste passt, nichts tut sich. Oder Sie haben mutig „Notepad" gewählt und sehen jetzt einen Bildschirm voller Spitzklammern und Codes.
Das ist kein Fehler. Das ist eine XRechnung – und so sieht sie von innen aus. Hier erfahren Sie, was Sie konkret tun, damit Sie die Rechnung lesen, prüfen und korrekt aufbewahren können. Ohne IT-Kenntnisse.
Was ist das überhaupt – und warum sieht das so aus?
Eine XRechnung ist kein PDF. Sie ist eine strukturierte Datendatei: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuer, Positionen – alles ordentlich abgelegt, aber ohne Schriftart, ohne Layout, ohne Seitenrand. Stellen Sie sich eine sehr präzise ausgefüllte Excel-Tabelle vor, die aber nur ein Computer direkt lesen kann.
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, solche E-Rechnungen entgegennehmen zu können. Viele Ihrer Lieferanten stellen deshalb gerade um. Mehr zum Hintergrund: E-Rechnungspflicht 2025–2028 – was gilt wann.
Die gute Nachricht: Sie brauchen keine neue Software kaufen und nichts installieren. Ein kostenloser Viewer im Browser reicht.
Schritt 1: Datei speichern
Bevor Sie irgendetwas tun – speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner.
Klicken Sie im E-Mail-Programm auf den Anhang und wählen Sie „Speichern unter" oder „Herunterladen". Legen Sie die Datei in einen Ordner, den Sie wiederfinden – zum Beispiel Rechnungseingang 2025 oder Belege Eingang.
Merken Sie sich diesen Speicherort. Sie brauchen ihn gleich.
Löschen Sie die Datei danach nicht – warum das wichtig ist, erklärt Schritt 4.
Schritt 2: Viewer aufrufen
Öffnen Sie Ihren Browser (Chrome, Firefox, Edge – egal welcher) und gehen Sie auf:
Das ist der offizielle E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung, kostenlos und ohne Anmeldung. Sie müssen kein ELSTER-Konto haben.
Klicken Sie auf der Seite auf „Datei auswählen" oder ziehen Sie Ihre gespeicherte .xml-Datei direkt in das Fenster. Nach wenigen Sekunden sehen Sie eine lesbare Ansicht der Rechnung – mit allen Feldern so angezeigt, wie Sie es von einer normalen Rechnung kennen.
Hinweis zum Datenschutz: Der ELSTER-Viewer verarbeitet Ihre Datei nach eigenen Angaben des Anbieters direkt in Ihrem Browser, ohne sie auf einen fremden Server hochzuladen. Bei anderen Viewern lohnt sich ein kurzer Blick in die Datenschutzhinweise des Anbieters, bevor Sie Geschäftsdaten übermitteln.
Schritt 3: Rechnung prüfen
In der Viewer-Ansicht prüfen Sie genau das, was Sie bei jeder anderen Rechnung prüfen würden:
- Stimmt der Rechnungssteller (Name, Adresse, Steuernummer)?
- Ist die Rechnungsnummer korrekt?
- Passt das Rechnungsdatum?
- Sind Betrag, Steuersatz und Steuer plausibel?
- Stimmt der Leistungszeitraum oder das Lieferdatum?
- Sind die Positionen und Mengen korrekt?
Wenn etwas nicht stimmt: Wenden Sie sich an Ihren Lieferanten – genauso wie bei einer fehlerhaften Papierrechnung. Das Verfahren ist identisch.
Schritt 4: Original-XML aufbewahren
Das ist der einzige Punkt, der sich von Papierrechnungen unterscheidet: Die .xml-Datei ist das Original. Sie darf nicht gelöscht werden.
Was das in der Praxis bedeutet:
- Auch wenn Sie die Rechnung im Viewer ausgedruckt oder als Screenshot gespeichert haben – das ersetzt die
.xml-Datei nicht. - Die GoBD (die steuerlichen Grundsätze für elektronische Buchführung) schreiben vor, dass Eingangsrechnungen in der Form aufbewahrt werden müssen, in der sie empfangen wurden. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei. Grundlage ist das BMF-Schreiben zu den GoBD (Stand 2019).
- Die Aufbewahrungsfrist beträgt im Regelfall 8 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 14b UStG – geändert durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV, in Kraft ab 01.01.2025; § 14b UStG auf gesetze-im-internet.de). Ihr Steuerberater kann das für Ihre konkrete Situation bestätigen.
Praktisch: Legen Sie die .xml-Datei in Ihren gesicherten Rechnungseingangs-Ordner – genau dort, wo auch Ihre PDF-Rechnungen liegen. Und löschen Sie sie dort nicht, auch wenn die Buchung abgeschlossen ist.
Was tun, wenn es viele Rechnungen sind?
Einmal im Monat eine XRechnung so durchzuführen ist kein Problem. Wenn aber Dutzende Rechnungen ankommen – jede einzeln speichern, im Viewer öffnen, prüfen, ablegen – läppert sich das schnell zur spürbaren Mehrbelastung.
Der Lösungen im Überblick auf liqui.de zeigt, was sich technisch abnehmen lässt. Auf der Übersichtsseite XRechnung öffnen & lesen erfahren Sie konkret, wie die Software von liqui.de das systemisch löst: Eingangsrechnungen landen automatisch lesbar in Ihrem Postfach, die Original-XML wird korrekt archiviert – und der Betrag fließt gleichzeitig als Zahl in Ihre 13-Wochen-Liquiditätsvorschau ein. Kein manuelles Zwischenschritt, kein separates Ablegen.
Muss ich dafür extra Software installieren?
Nein. Der ELSTER-Viewer läuft direkt im Browser, ohne Installation und ohne Anmeldung. Sie brauchen kein ELSTER-Konto und keine besondere Software.
Was ist, wenn der Viewer die Datei nicht öffnet?
Prüfen Sie zunächst, ob die Datei wirklich auf `.xml` endet – manchmal wird sie beim Herunterladen umbenannt. Falls die Datei korrekt ist und der Viewer trotzdem einen Fehler zeigt, könnte die Rechnung selbst fehlerhaft sein. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Absender.
Kann ich die lesbare Ansicht ausdrucken?
Ja. Im Viewer können Sie die Ansicht über die normale Druckfunktion Ihres Browsers ausdrucken oder als PDF speichern. Dieser Ausdruck ist ein praktisches Arbeitsdokument – ersetzt aber die Original-`.xml`-Datei nicht für Aufbewahrungszwecke.
Ich habe die XML-Datei aus Versehen gelöscht – was jetzt?
Prüfen Sie zuerst den Papierkorb Ihres Rechners. Falls die Datei dort noch liegt: wiederherstellen, sofort in den richtigen Ordner legen. Falls nicht: Wenden Sie sich an den Absender und bitten Sie um erneute Zusendung der Rechnung. Dokumentieren Sie den Vorgang und sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über das weitere Vorgehen.
Was bedeutet GoBD für mich in der Praxis?
GoBD klingt kompliziert, ist aber im Kern einfach: Digitale Belege müssen so aufbewahrt werden, wie sie angekommen sind – unveränderlich und auffindbar. Für XRechnungen heißt das: `.xml`-Datei sicher ablegen, 8 Jahre lang nicht löschen, und bei einer Betriebsprüfung vorlegen können. Das ist alles. Ihr Steuerberater richtet gerne ein geeignetes Ablagesystem ein.
Wo erfahre ich mehr über XRechnung und E-Rechnung?
Eine allgemeine Einführung ohne Fachbegriffe bietet unsere Seite XRechnung erklärt. Wer die technischen Details für seinen ERP-Berater sucht, findet sie im Technik-Post zu diesem Thema.
Belegsicher vom ersten Eingang
Wer eingehende XRechnungen nicht nur lesbar macht, sondern die Original-XML korrekt aufbewahrt und als Zahl in die Planung übernimmt, hat lückenlose Belege für jede Betriebsprüfung – und die Glaubwürdigkeit gegenüber Finanzamt und Bank, die im Prüfungsfall zählt.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
Stand: XRechnung 3.0.2. Version 4.0 ist für H2 2026 geplant. Im Zweifel Ihren Steuerberater befragen – dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Einzelberatung.