Kreditorenstammdaten pflegen: ohne Abtippen

Auf dieser Seite

• Warum Stammdatenpflege so fehleranfällig ist
• Was in einer eingehenden E-Rechnung steckt
• Schritt für Schritt: vom Rechnungseingang zum bestätigten Kreditor
• Was ist mit Lieferanten, die noch keine E-Rechnung schicken?
• IBAN-Sicherheit: Was Sie immer selbst prüfen sollten
• Was Sie danach nicht mehr tun müssen

Jeden neuen Lieferanten legen Sie von Hand an: Firma abtippen, Adresse eintragen, IBAN übertragen. Dann prüfen Sie, ob der Kreditor vielleicht schon im System ist, nur unter anderem Namen. Dann korrigieren Sie den Tippfehler, den Sie erst beim dritten Hinschauen bemerken.

Das ist nicht Ihre Schuld. Das ist die Art, wie manuelle Dateneingabe nun einmal funktioniert: sie kostet Zeit und produziert Fehler. Dieser Artikel zeigt, wie eingehende E-Rechnungen das Problem an der Wurzel lösen, und was Sie dabei immer selbst prüfen sollten.

Den Gesamtüberblick bietet die Lösungsseite Stammdaten aus der E-Rechnung; weitere Themen finden sich in der Lösungsübersicht.

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Warum Stammdatenpflege so fehleranfällig ist

Drei Dinge gehen bei manueller Dateneingabe regelmäßig schief:

Tippfehler in der IBAN. Eine falsch übertragene Ziffer, und die Überweisung landet beim falschen Empfänger oder wird zurückgebucht. Das fällt oft erst auf, wenn der Lieferant mahnt.

Veraltete Adressen. Der Lieferant ist umgezogen, hat den Namen geändert oder gehört jetzt zu einem anderen Unternehmen. Der alte Datensatz bleibt im System, weil niemand eine Ausschreibung über Adressänderungen schickt.

Dubletten. „Mustermann GmbH", „Mustermann GmbH & Co. KG", „Mustermann": drei Einträge für denselben Lieferanten, drei Zahlungskonditions-Datensätze, drei mögliche Verwirrungsquellen.

Seit Oktober 2025 kommt ein konkretes Risiko dazu: Banken prüfen bei jeder SEPA-Überweisung, ob der angegebene Name zur IBAN passt. Stimmt beides nicht überein, stockt die Zahlung. Das Verfahren heißt Verification of Payee und ist seit EU-Verordnung 2024/886 für alle Zahlungsdienstleister in der Eurozone Pflicht. Wer fehlerhafte Stammdaten im System hat, riskiert Zahlungslauf-Abbrüche, auch wenn der Betrag und das Datum stimmen.

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Was in einer eingehenden E-Rechnung steckt

Eine E-Rechnung, ob XRechnung oder ZUGFeRD, ist kein gewöhnliches PDF. Hinter dem lesbaren Dokument steckt ein strukturierter Datensatz, den der Lieferant beim Erstellen der Rechnung befüllt hat. Dieser Datensatz enthält Pflichtfelder, die jeder Aussteller angeben muss:

• Name und Firmenbezeichnung des Lieferanten
• Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
• IBAN und Bankverbindung
• Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail

Diese Felder müssen Sie nicht abtippen. Sie liegen bereits vor: maschinenlesbar, strukturiert, direkt aus dem System des Lieferanten. Der Dienst liest sie aus, gleicht sie gegen Ihren bestehenden Kreditorenstamm ab und legt Ihnen das Ergebnis zur Bestätigung vor.

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Schritt für Schritt: vom Rechnungseingang zum bestätigten Kreditor

So läuft der Prozess ab, ohne dass Sie dabei etwas abtippen:

Schritt 1: Die Rechnung kommt an.
Der Lieferant schickt die E-Rechnung per E-Mail. Der Dienst empfängt sie automatisch.

Schritt 2: Die Daten werden ausgelesen.
Der Dienst erkennt, ob es sich um eine E-Rechnung handelt, und liest die strukturierten Felder aus: Name, Adresse, Steuer-ID, IBAN, Kontaktdaten.

Schritt 3: Abgleich gegen den Bestand.
Der Dienst prüft, ob der Lieferant bereits im System ist, über Name, Steuer-ID und IBAN. Falls ja, zeigt er, was übereinstimmt und was abweicht. Falls nein, schlägt er einen neuen Kreditorensatz vor.

Schritt 4: Sie prüfen und bestätigen.
Sie sehen den Vorschlag auf einem Bildschirm: alle Felder, ihre Herkunft und gegebenenfalls die Abweichung zum Bestandsdatensatz. Ein Klick auf „Übernehmen" speichert den Datensatz. Oder Sie korrigieren einzelne Felder, bevor Sie bestätigen.

Was wegfällt: das Abtippen, das Suchen nach dem richtigen Datensatz, die Dubletten-Prüfung per Hand, der Anruf beim Lieferanten wegen der korrekten Firmierung.

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Was ist mit Lieferanten, die noch keine E-Rechnung schicken?

Nicht alle Lieferanten sind schon so weit. Viele schicken noch eine PDF-Rechnung per E-Mail, mit einer Signatur am Ende, die Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und manchmal auch die Firmenanschrift enthält.

Der Dienst wertet diese Signatur aus und schlägt die Kontaktdaten als Vorbelegung vor: Name des Ansprechpartners, Telefon, E-Mail-Adresse. Das reicht für den Kontaktstamm, und das ist besser als gar nichts.

Was der Dienst dabei nicht automatisch übernimmt: Bankdaten aus der E-Mail-Signatur. Falls eine IBAN in der Signatur steht, wird sie als Hinweis angezeigt, wird aber erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung gespeichert. Warum das so ist, erklärt der nächste Abschnitt.

Für vollständige Stammdaten mit USt-IdNr., strukturierter Adresse und geprüfter IBAN ist die E-Rechnung die zuverlässigere Quelle. Die E-Rechnungspflicht für Lieferanten hängt von deren Unternehmensgröße und Branche ab.

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IBAN-Sicherheit: Was Sie immer selbst prüfen sollten

Die IBAN ist das sensibelste Feld im Kreditorenstamm. Und genau hier warnt DATEV ausdrücklich: E-Rechnungen können auf dem Übertragungsweg manipuliert werden. Eine ausgetauschte IBAN im strukturierten Datensatz ist schwer zu erkennen, wenn man nur aufs PDF schaut. Konkrete Erkennungsmerkmale behandelt der Artikel zu gefälschten Rechnungen erkennen.

Deshalb gilt diese Regel: Der Dienst schlägt vor. Bei der IBAN prüfen Sie.

Konkret:

• Neue IBAN bei neuem Lieferanten: Der Vorschlag wird angezeigt. Sie bestätigen aktiv. Empfehlung: bei größeren Beträgen einmalig auf der Website des Lieferanten oder per Telefon gegenchecken.
• IBAN-Änderung bei einem bestehenden Lieferanten: Der Dienst warnt explizit. Er zeigt die alte und die neue IBAN nebeneinander. Sie müssen aktiv bestätigen: eine stille Überschreibung gibt es nicht.
• IBAN aus einer E-Mail-Signatur: Wird nur als Hinweis angezeigt, nie automatisch übernommen.

Das ist kein Misstrauensvotum gegen Ihre Lieferanten. Es ist der Schutz, den die Situation erfordert und den DATEV und die Banken selbst empfehlen.

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Was Sie danach nicht mehr tun müssen

Stammdatenpflege hört nicht auf, aber sie verändert sich. Statt Abtippen und Nachkorrigieren: prüfen und bestätigen. Das ist der Unterschied.

Was wegfällt:

• Neue Lieferanten von Hand anlegen
• IBAN aus der Rechnung in ein Formular übertragen
• Dubletten-Jagd, weil der Name beim letzten Mal anders geschrieben wurde
• Anruf beim Lieferanten wegen fehlender Steuer-ID

Was bleibt:

• Ein kurzer Blick auf den Vorschlag
• Bestätigung, dass die IBAN stimmt
• Freigabe. Fertig.