Auf dieser Seite
- Wann ist Vorsicht besonders angebracht?
- Drei Schritte: Domain prüfen, Ampel ablesen, richtig reagieren
- Schritt 1: Die Absenderdomain heraussuchen
- Schritt 2: Domain eingeben und Ampel ablesen
- Schritt 3: Bei Rot kurz beim Lieferanten rückfragen
- Was die Ampel misst, ohne Fachbegriffe
- Was dieser Check nicht leistet, und warum das wichtig zu wissen ist
- Für die ganze Lieferantenliste: laufend und automatisch
- Wie passt das zum Thema E-Rechnung?
Sie haben eine Rechnung per E-Mail erhalten. Die IBAN sieht anders aus als gewohnt, oder der Absender ist Ihnen nicht ganz vertraut. Was jetzt?
Dieser Artikel erklärt, was hinter dem Risiko gefälschter Rechnungen steckt und wie Sie in drei einfachen Schritten prüfen, ob der Rechnungsabsender vertrauenswürdig ist. Technisches Wissen brauchen Sie dafür nicht. Weitere Themen rund um Lieferanten und Rechnungsprozesse finden Sie in den Lösungen im Überblick.
Wann ist Vorsicht besonders angebracht?
Meistens ist eine Rechnung per E-Mail vollkommen in Ordnung. Aber es gibt Situationen, in denen eine kurze Prüfung sinnvoll ist:
- Neue oder geänderte IBAN: Ihr Lieferant schreibt, er habe die Bankverbindung gewechselt.
- Bekannter Name, aber unbekannte Absenderadresse: Die Mail kommt angeblich von einem Ihrer Lieferanten, die E-Mail-Adresse wirkt aber leicht verändert oder fremd.
- Ungewöhnlicher Betreff oder Zahlungsdruck: „Bitte sofort überweisen" oder ein merkwürdiger Wortlaut im Anschreiben.
- Erste Rechnung von einem neuen Lieferanten: Kein Vergleichswert aus der Vergangenheit.
Das Risiko dahinter ist real: Angreifer können E-Mails so verschicken, dass sie täuschend ähnlich von der Adresse Ihres Lieferanten zu kommen scheinen. Das ist möglich, wenn die E-Mail-Domain des Lieferanten schlecht gesichert ist. Weniger als 15 von 100 deutschen Domains sind vollständig dagegen geschützt (dmarcdkim.com, Juni 2026). Ist die Domain des Lieferanten ungesichert, kann ein Betrüger im Namen dieses Lieferanten eine gefälschte Rechnung mit falscher IBAN verschicken. Wer erst nach der Überweisung prüft, hat ein Problem (Verbraucherschutz-Hinweis abg-net.de, März 2026).
Drei Schritte: Domain prüfen, Ampel ablesen, richtig reagieren
Schritt 1: Die Absenderdomain heraussuchen
Schauen Sie auf die E-Mail-Adresse des Absenders. Nicht den angezeigten Namen, sondern die echte Adresse dahinter. Bei Mustermann GmbH <rechnungen@mustermann-gmbh.de> ist die Domain mustermann-gmbh.de. Sie finden die vollständige Adresse, indem Sie in Ihrem E-Mail-Programm auf den Absendernamen klicken oder mit der Maus darüberfahren.
Notieren Sie diese Domain: Sie brauchen sie für den nächsten Schritt.
Schritt 2: Domain eingeben und Ampel ablesen
Öffnen Sie den Dienst und tippen Sie die Domain ein. Das dauert wenige Sekunden. Das Ergebnis erscheint als klares Ampelsignal:
- Grün: Die Domain ist technisch gut abgesichert. Der Absender lässt sich schwer fälschen. Kein besonderer Handlungsbedarf.
- Gelb: Die Domain hat einen teilweisen Schutz. Keine dringende Warnung, aber bei größeren Summen oder einer geänderten IBAN empfiehlt sich eine kurze telefonische Rückfrage.
- Rot: Die Domain ist schwach oder gar nicht gesichert. Das bedeutet nicht zwingend, dass diese konkrete Rechnung gefälscht ist, aber das Risiko ist erhöht. Lesen Sie Schritt 3.
Schritt 3: Bei Rot kurz beim Lieferanten rückfragen
Rufen Sie beim Lieferanten an. Nicht die Nummer aus der E-Mail, sondern eine, die Sie bereits kennen: aus einer früheren Rechnung, aus Ihrem Adressbuch oder von der offiziellen Website des Lieferanten. Fragen Sie kurz:
„Haben Sie uns eine Rechnung mit der IBAN [Nummer] geschickt?"
Das schützt Sie vor einer Überweisung, die auf einem fremden Konto landet.
Was die Ampel misst, ohne Fachbegriffe
Hinter der Ampel stecken öffentlich zugängliche Informationen über die Domain des Lieferanten. Jede Domain im Internet kann technische Schutzmechanismen einrichten, die bestimmen, wer E-Mails in ihrem Namen verschicken darf.
Ist dieser Schutz eingerichtet und aktiv, ist eine gefälschte Mail schwer zu verschicken, ohne dass sie vom empfangenden Mailserver geblockt wird. Fehlt er, kann im Prinzip jeder eine E-Mail mit der Absenderdomain dieses Lieferanten verschicken, ohne dass automatisch jemand eingreift.
Die Ampel bewertet genau das, in einer Sprache ohne Fachbegriffe: schwer fälschbar (Grün), teilgeschützt (Gelb), leicht fälschbar (Rot). Wer die technischen Details hinter SPF, DKIM und DMARC verstehen möchte, findet sie im Technik-Hintergrund. Für den Arbeitsalltag in der Buchhaltung brauchen Sie das nicht.
Was dieser Check nicht leistet, und warum das wichtig zu wissen ist
Grün bedeutet: Die exakte Absenderdomain ist technisch gut gesichert. Es bedeutet nicht, dass hinter dieser E-Mail mit hundertprozentiger Sicherheit Ihr Lieferant steckt.
Angreifer nutzen manchmal Schreibvarianten, die fast gleich aussehen: mustermann-gmbh.de und mustrnann-gmbh.de, oder einen Buchstaben ausgetauscht. Diese Varianten haben eigene Domains. Die Prüfung der Originaldomain sagt über sie nichts aus.
Prüfen Sie deshalb immer auch die Absenderadresse genau, bevor Sie auf einen Link klicken oder eine Zahlung auslösen. Der Check ist eine gute erste Einschätzung, aber kein Ersatz für einen zweiten Blick.
Für die ganze Lieferantenliste: laufend und automatisch
Für eine einzelne Rechnung reicht der manuelle Check. Wenn Sie viele Lieferanten haben oder regelmäßig Rechnungen per E-Mail empfangen, übernimmt der Dienst das dauerhaft für Sie:
- Alle Lieferantendomains werden täglich geprüft.
- Sie sehen auf einen Blick, welche Lieferanten gut abgesichert sind und welche nicht.
- Verändert sich die Sicherheitslage eines Lieferanten, werden Sie informiert.
Das macht aus einem manuellen Schritt eine dauerhafte Kontrolle, ohne dass Sie täglich daran denken müssen. Details und den direkten Einstieg finden Sie auf der Übersichtsseite Lieferanten-Mail-Sicherheit.
Wie passt das zum Thema E-Rechnung?
E-Mail bleibt noch einige Jahre ein verbreiteter Kanal für Rechnungen, auch wenn sich das mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 schrittweise ändert. Strukturierte E-Rechnungen über geprüfte Netzwerke sind langfristig der sicherere Weg. Wer heute noch viele Rechnungen per E-Mail empfängt, sollte das Thema Absenderprüfung nicht auf später verschieben.
Wenn Sie außerdem wissen möchten, wie eingehende PDF-Rechnungen per E-Mail sicher verarbeitet werden können, ist PDF-Rechnungen per E-Mail verarbeiten ein guter nächster Schritt.
Brauche ich technisches Wissen für den Check?
Nein. Sie geben die Domain des Absenders ein und lesen die Ampelfarbe ab. Was hinter den Farben steckt, müssen Sie nicht verstehen. Wer neugierig ist, findet im Technik-Hintergrund die Details für IT- und ERP-Verantwortliche.
Was ist die „Domain", und wo finde ich sie in der E-Mail?
Die Domain ist der Teil der E-Mail-Adresse nach dem `@`-Zeichen. Bei `rechnung@mustermann-gmbh.de` ist die Domain `mustermann-gmbh.de`. Klicken Sie in Ihrem E-Mail-Programm auf den Absendernamen, um die vollständige Adresse zu sehen; manche Programme zeigen zunächst nur den angezeigten Namen.
Ist Rot gleichbedeutend mit „die Rechnung ist gefälscht"?
Nein. Rot bedeutet, dass die Domain des Absenders schlecht gesichert ist und eine gefälschte Rechnung von dieser Domain technisch einfacher wäre. Die konkrete Rechnung kann trotzdem echt sein. Rot ist der Hinweis, genauer hinzuschauen und kurz beim Lieferanten anzurufen, bevor Sie zahlen.
Mein Lieferant hat ein grünes Ergebnis: Ist alles in Ordnung?
Grün bedeutet, dass die exakte Absenderdomain gut gesichert ist. Achten Sie trotzdem auf Schreibvarianten der Domain: ein Buchstabe ausgetauscht, ein Bindestrich zu viel. Diese umgehen den technischen Schutz, weil es sich um andere Domains handelt. Wenn etwas an der Rechnung ungewöhnlich wirkt, ist eine kurze Rückfrage per Telefon immer der sicherste Weg.
Kann ich alle Lieferanten auf einmal prüfen?
Ja. Der Dienst nimmt Ihre gesamte Lieferantenliste entgegen und prüft alle Domains automatisch, mit Ampelstatus pro Lieferant und Benachrichtigung bei Änderungen. Mehr dazu auf der Übersichtsseite.
Was tue ich, wenn mein Lieferant rot angezeigt wird, aber die Rechnung offensichtlich echt ist?
Zahlen Sie, aber erst nach der telefonischen Bestätigung. Informieren Sie Ihren Lieferanten bei Gelegenheit über die Schwachstelle in seiner Domain-Konfiguration. Das ist kein Vorwurf, sondern ein Hinweis unter Geschäftspartnern. Viele Unternehmen wissen schlicht nicht, dass ihre Domain schlecht abgesichert ist.
Zahlungsfreigabe auf klarer Grundlage
Wer Rechnungsabsender vor der Überweisung systematisch prüft, schließt die technisch einfachste Betrugsroute in der Buchhaltung. Die Kontrolle darüber, wer Ihr Geld empfängt, liegt dann bei Ihnen.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
