Auf dieser Seite
- Das Problem: Rechnungen entstehen überall – eine Übersicht gibt es nirgends
- Der BCC-Trick: einmal eintragen, dauerhaft automatisch
- Was danach automatisch passiert
- Vom Beleg zur Liquiditätsvorschau – warum das mehr ist als eine Ablage
- Wichtig für die Buchhaltung: Was der Dienst nicht übernimmt
- Häufige Fragen aus der Praxis
Stellen Sie sich vor, Sie schicken eine Rechnung wie immer raus – per E-Mail aus Ihrem Faktura-Programm, aus Word, aus DATEV, egal. Nur einmal tragen Sie eine zusätzliche Adresse ins BCC-Feld ein. Ab diesem Moment landet jede Rechnung, die Sie versenden, automatisch im System, und die Fälligkeit erscheint sofort in der Liquiditätsvorschau.
Kein Import. Keine neue Software für Ihre Kollegen. Kein IT-Projekt. Sie schicken die Rechnung, wie Sie es immer getan haben.
Dieser Leitfaden richtet sich an Buchhalterinnen, Buchhalter und kaufmännische Leitungen, die keine IT-Kenntnisse mitbringen müssen. Was hier steht, ist in der Praxis erprobt und ohne IT-Vorkenntnisse direkt umsetzbar.
Den Überblick für Entscheider – Kosten des Chaos, USP, Einstiegsszenarien – bietet die Angebots-Übersicht zu Ausgangsrechnungen per BCC. Den technischen Deep-Dive für ERP-Berater und IT gibt es als separaten Technik-Artikel.
Das Problem: Rechnungen entstehen überall – eine Übersicht gibt es nirgends
In vielen Betrieben werden Ausgangsrechnungen nicht aus einer einzigen Stelle verschickt. Das ERP schreibt eine Rechnung, der Vertrieb schickt eine aus einer Word-Vorlage, der Steuerberater stellt über DATEV aus, ein externer Dienstleister liefert einen eigenen Beleg.
Das Ergebnis: Niemand weiß auf den ersten Blick, welche Forderungen gerade offen sind, wann sie fällig werden und welche in Verzug geraten sind. Im Mittelstand beträgt die durchschnittliche Forderungslaufzeit – also die Zeit zwischen Rechnungsversand und tatsächlichem Geldeingang – knapp 40 Tage (Zahlungsziel 32,13 Tage plus 7,50 Tage Verzug, laut Creditreform Zahlungsindikator Winter 2025/26).
Vierzig Tage, in denen das Kapital nicht auf dem Konto ist – aber auch nicht sichtbar ist, wann es kommt.
Der BCC-Trick: einmal eintragen, dauerhaft automatisch
„BCC" steht für „Blind Carbon Copy" – auf Deutsch: versteckte Kopie. Sie kennen das Feld aus Ihrem E-Mail-Programm: Wer dort eingetragen ist, erhält eine stille Kopie der Nachricht. Der Empfänger Ihrer Rechnung sieht den BCC-Eintrag nicht.
Beim Onboarding erhalten Sie eine individuelle Eingangsadresse – eine E-Mail-Adresse, die nur für Ihr Unternehmen gilt. Diese Adresse tragen Sie einmal in Ihre Rechnungsvorlage oder die Versand-Einstellungen Ihrer Faktura-Software ein.
Schritt für Schritt:
- Eingangsadresse notieren. Sie erhalten Ihre persönliche BCC-Adresse beim Einrichten des Dienstes. Sie sieht aus wie eine normale E-Mail-Adresse.
- BCC in Ihrem Rechnungsversand eintragen. Das geht in den meisten Programmen in den Einstellungen für Rechnungsversand oder in der Briefpapier-/Vorlage-Konfiguration. Wenn Ihr Programm das nicht direkt unterstützt, können Sie das BCC auch dauerhaft in Ihrem E-Mail-Programm als automatische Regel hinterlegen.
- Erste Rechnung versenden. Ab hier läuft alles von selbst.
Haben Sie mehrere Stellen, von denen aus Rechnungen rausgehen? Kein Problem – tragen Sie dieselbe Eingangsadresse überall ein. Der Dienst empfängt und erfasst alle Rechnungen zentral, egal ob sie aus dem ERP, aus Word oder von einem externen Dienstleister kommen.
Was danach automatisch passiert
Sobald eine Rechnung per BCC eingegangen ist, arbeitet der Dienst im Hintergrund:
- Das Format wird erkannt. Der Dienst verarbeitet strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) und gewöhnliche PDF-Rechnungen. Bei E-Rechnungen werden Betrag und Fälligkeit direkt maschinenlesbar ausgelesen. Bei PDF-Rechnungen übernimmt eine automatische Texterkennung.
- Die Fälligkeit wird berechnet. Enthält die Rechnung ein Fälligkeitsdatum, wird dieses direkt übernommen. Fehlt es, rechnet der Dienst: Rechnungsdatum plus das für den jeweiligen Kunden hinterlegte Zahlungsziel.
- Doppelte Rechnungen werden erkannt. Wenn dieselbe Rechnungsnummer zweimal eingeht – etwa weil Sie die Rechnung an mehrere Empfänger geschickt haben –, erfasst der Dienst sie nur einmal.
- Die Position erscheint in der Vorschau. Die Forderung taucht sofort in der offenen-Posten-Übersicht auf und fließt in die 13-Wochen-Liquiditätsvorschau ein – mit konkretem Datum und Betrag.
Sie müssen nichts weiter tun. Beim nächsten Blick ins Dashboard sehen Sie, was offen ist und wann das Geld erwartet wird.
Vom Beleg zur Liquiditätsvorschau – warum das mehr ist als eine Ablage
Andere Tools erfassen Rechnungen auch. Der Unterschied liegt im nächsten Schritt: Der Dienst zeigt nicht nur, welche Rechnungen es gibt – er zeigt, was das für die nächsten 13 Wochen bedeutet.
Jede erfasste Ausgangsrechnung wird direkt zu einer Prognoseposition: „Am 15. August erwarte ich 4.200 Euro von Kunde X." Diese Information steht in dem Moment zur Verfügung, in dem die Rechnung rausgeht – nicht erst, wenn die Zahlung auf dem Konto landet.
Das macht einen Unterschied bei der Frage: Kann ich nächsten Monat die Jahresumlage für die Betriebsversicherung aus dem laufenden Konto zahlen? Muss ich eine Kreditlinie nutzen? Sollte ich einen Lieferanten jetzt oder in drei Wochen bezahlen?
Für diese Entscheidungen braucht man keine Tabellenkalkulationen mehr, die von Hand gepflegt werden müssen. Die Vorschau füllt sich mit jeder Rechnung, die Sie ohnehin versenden.
Wichtig für die Buchhaltung: Was der Dienst nicht übernimmt
Hier ein klarer Punkt, den wir bewusst ansprechen – damit Sie ruhig schlafen können.
Die BCC-Kopie im Dienst ist kein Archivdokument.
Die Kopie, die der Dienst erhält, dient ausschließlich der Liquiditätsplanung. Sie ist eine Arbeitskopie. Das Original Ihrer Ausgangsrechnung verbleibt dort, wo Sie es immer aufbewahrt haben: in Ihrem ERP, in Ihrem Faktura-Programm, in Ihrer DATEV-Ablage oder beim Steuerberater.
Für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist nach Auskunft des BMF (FAQ zur E-Rechnung) das sendende System zuständig – also Ihr bisheriger Prozess. Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist für Ausgangsrechnungen beträgt im Regelfall acht Jahre (Stand BMF). Daran ändert die BCC-Nutzung nichts.
Kurz gesagt: Sie müssen nichts an Ihrer bisherigen Archivierungspraxis ändern. Wer bislang Ausgangsrechnungen im ERP ablegt, dort sichert und aufbewahrt, macht das weiter genauso. Der Dienst kommt on top – er sieht die Kopie, plant damit, und greift in Ihre Archivierung nicht ein.
Im Zweifel empfiehlt sich eine kurze Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, ob Ihr aktueller Archivierungsweg GoBD-konform ist – das ist eine Frage, die unabhängig von diesem Dienst besteht.
Häufige Fragen aus der Praxis
Was, wenn ich das BCC vergesse? Passiert. Rechnungen, die ohne BCC rausgehen, werden nicht erfasst. Sie können eine solche Rechnung nachträglich manuell eintragen oder die Mail mit der Rechnung an Ihre Eingangsadresse weiterleiten – das funktioniert genauso wie ein BCC.
Was, wenn die Rechnung als Anhang in einer BCC-Mail ankommt? Der Dienst verarbeitet den Anhang, nicht den Mail-Text. Solange die Rechnung als PDF- oder E-Rechnungs-Anhang mitgeschickt wird, ist alles richtig.
Sehen meine Kunden die BCC-Adresse? Nein. Das ist der Sinn von BCC: Der Empfänger sieht nur, an wen die Rechnung direkt adressiert wurde. Die BCC-Kopie ist unsichtbar.
Kann ich das später wieder abschalten? Ja. Sie entfernen den BCC-Eintrag aus Ihren Vorlagen, und ab diesem Zeitpunkt gehen keine neuen Kopien mehr ein. Bereits erfasste Rechnungen bleiben im System.
Was passiert bei sehr großen Rechnungsmengen? Der Dienst ist auf die Verarbeitung größerer Mengen ausgelegt. Ob Ihr Volumen passt, klären Sie am besten beim Einrichten.
Offene Forderungen im Griff
Wer jede versendete Rechnung sofort als Fälligkeitsposition in der Vorschau sieht, wartet nicht mehr auf den Monatsabschluss, um die eigene Liquiditätslage zu kennen – und das bedeutet Kontrolle: Entscheidungen über Zahlungsziele oder eine Kreditlinie treffen, wenn noch Zeit ist.
Gebaut von Leuten, die denselben Engpass aus der Praxis kennen.
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